V Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2013

Правильно организованное делопроизводство способствует экономии рабочего времени, поэтому эффективности этой составляющей деятельности предприятия всегда уделялось большое внимание.

Документы должны создаваться и храниться в качестве свидетельства соответствия требованиям эффективности действия системы управления качеством. Документы должны оставаться легкодоступными, понятными и читаемыми, легко идентифицироваться [1].

Номенклатура дел является важнейшим элементом делопроизводства. Она представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения. Без неё невозможно получить оперативную информацию, содержащуюся в документах [2].

Номенклатуру дел традиционно ведут в бумажном делопроизводстве, но для удобства ее можно вести, а, пожалуй, в системе электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) — это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками [3].

12 февраля 2011 г. распоряжением Правительства РФ № 176-р утверждён план мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, это большой шаг вперёд, можно предположить, что в дальнейшем все организации будут переходить на электронный документооборот, ведение СЭД на сегодняшний день - это шаг на встречу будущему.

Внедрение номенклатуры дел в рамках СЭД, где уже имеется определенный подход к структурированию информации и представлению ее в виде папок, каталогов и др., с использованием иерархического и фасетного подхода, тем не менее обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок на персонал, особенно на этапе опробования и внедрения СЭД в практику деятельности предприятия.

Внедрение СЭД также снижает и физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность, приводит к уменьшению количества повторно обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений, направленных на оптимизацию деятельности и повышение ее эффективности, и Номенклатура дел является одной из отправных точек для проведения такого анализа.

К трудностям, связанным с ведения номенклатуры дел в электронном виде можно отнести то, что во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей - как возрастных, так и профессиональных и личных. Надо понимать, что люди годами привыкали к одному способу работы, а предлагается резко переключиться на другой, совершенно им непривычный, причем, не снижая нагрузку. Кроме того, определенные трудности могут быть связаны, с проблемой взаимопонимания между специалистами службы документационного обеспечения и IT-отделом.

В настоящее время не все рабочие места оснащены соответствующей техникой, которая необходима для системы электронного документооборота. Это является существенной преградой для введения системы документооборота. На данный момент не все органы исполнительной власти перешли на СЭД, так как не хватает квалифицированных кадров для управления этой системой. Не всегда удаётся подобрать необходимое программное обеспечение для ведения СЭД в определенной корпорации, фирме и т.д.

Подсчитано, что порядка 15% документов теряются при работе, на их поиски уходит до 30% рабочего времени, при этом даже безвозвратная потеря может обернуться убытками, для этого есть СЭД в котором можно быстро и без потери найти тот или иной документ.

В настоящее время наличие успешно действующей СЭД говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела [4].

Библиографический список

1. Клоков И.В., Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство

2. Андреевна В.И. Делопроизводство, 2004г.

3. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.27.2007 № 149-ФЗ

4. Головицына М.В. Информационные технологии в экономике

Код для цитирования: Скопировать