VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2016

Задачи, которые решают с помощью организации электронного документооборота, многообразны и фактически каждая организация выстраивает свою систему ценностей при оценке СЭД. Все зависит от того, какая из задач рассматривается как приоритетная, а это, в свою очередь, в немалой степени связано со спецификой бизнеса той или иной организации.

Система электронного документооборота (СЭД) в настоящее время считается одним из наиболее востребованных классов корпоративных программных продуктов. СЭД взяли на себя задачи ускорения бизнес-процессов, повышения их эффективности, облегчения контроля деятельности банка, а также оптимизации ежедневной работы персонала. Внедрение системы электронного документооборота помогает выстраивать инфраструктуру управления всем корпоративным контентом, обеспечивая ведение электронного архива, согласование документов, взаимодействие сотрудников как в малой компании, так и в крупной территориально распределенной корпорации, даже за пределами офиса.

Система обеспечивает высокую производительность, строго разграничиваются права пользователей, поддерживается версионность документов.

СЭД автоматически выбирает маршрут согласования на основании правил и оргструктуры, реализовано множество отчетов для удобства пользователей. Есть инструменты для гибкой настройки интерфейса. Реализованы два основных механизма замещения, а также гибкая корректировка маршрутов согласования пользователем.

СЭД хранит документы, обеспечивает прохождение маршрутов согласования и доступ к любым формам поиска нужного документа.

«ПрорабРусСтрой» является коммерческой организацией, созданной в организационно-правовой форме общества с ограниченной ответственностью, в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации. Общество является юридическим лицом и действует на основании законодательства РФ и устава.

Основной целью организации является получение прибыли в интересах акционеров Общества.

Предметом деятельности общества является насыщение потребительского рынка товарами и услугами.

«ПрорабРусСтрой» в установленном законом порядке осуществляет следующие виды деятельности:

- изготовление и реализация строительных деталей и конструкций;

-строительство, капитальный ремонт и реконструкция объектов жилищного фонда и промышленных зданий и сооружений;

-благоустройство;

- производство товаров народного потребления;

- торгово-закупочная;

- посредническая;

- транспортные услуги.

Структура персонала организации соответствует ее отраслевой специфике. При этом для нее характерна потребность в квалифицированном персонале, обладающем специальными навыками.

Организационная структура предприятия ООО «ПрорабРусСтрой» представляет собой линейно-функциональную структуру (Рисунок 1)

Рисунок 1 Организационная структура филиала ГПБ

Для моделирования бизнес-процесса замены комплектующих персонального компьютера сотрудников с начала определим участников:

- Заместитель руководителя – принимает решения;

- Зав. сектором ценообразования – формирует расчет и согласовывает порядок расчетов;

- Руководитель – утверждает порядок;

- Специалисты сектора ценообразования – рассматривают и согласуют акты согласно порядку расчетов;

- Проверяющий – мониторит деятельность самого процесса;

Процесс по согласованию актов выполненных работ, включает в себя множество действий и участников. Без использования систем электронного документооборота данная операция занимает множество времени и сил. BPMN-модель данного процесса представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 Модель процесса согласования актов выполненных работ

Последовательность выглядит так: заместитель руководителя принимает первоначальное решение о согласовании или отказе. В случае отказа идет операция отказа. В случае согласования, идет более детальное рассмотрение: заведующий сектором ценообразования производит формирование порядка расчетов по сметным нормативам за выполнение работы по ИП, после этого идет внутреннее согласование порядка расчетов и сметных нормативов. В случае наличия недоработок, идет переформирование, в случае успеха, руководитель организации утверждает порядок расчетов и сметных нормативов. Если не утверждён, то отправляется на доработку заведующему сектором ценообразования. После утверждения ставится согласующая подпись и специалисты сектора ценообразования начинаю рассмотрение актов выполненных работ согласно порядку расчетов по сметным нормативам. В случае недоработок, производится отказ. При достижении согласия, ставится еще одна согласующая подпись и проверяющий производит мониторинг всей деятельности процесса и составляет отчет.

Был разработан типовой маршрут для согласования актов выполненых работ в СЭД Directum. Карточка представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 Карточка типового маршрута

Схема типового маршрута содержит 11 соединенных блоков и представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 Схема типового маршрута

Параметры типового маршрута были настроены в соответствии с требованием и представлены на рисунке 5.

Рисунок 5 Параметры типового маршрута

После был запущен процесс отладки и после успешной проверки, была создана задача для отладки типового маршрута (Рисунок 6):

Рисунок 6 Задача для отладки типового маршрута

Далее в задачу был вложен документ «Акт выполненных работ», представлен на рисунке 7.

Рисунок 7 Задача для отладки типового маршрута

В результате был создан маршрут для документа «Акт выполненных работ» и разработана BPMN – модель.

В ходе выполнения работы выяснилось, что система электронного документооборота эффективна, только в больших организациях с большим числом сотрудников. Для организаций, в которых количество сотрудников невелико, не имеет большого смысла покупать систему электронного документооборота.

Библиографический список

1.Официальный сайт компании DIRECTUM [Электронный ресурс]:- Режим доступа: http://www.directum.ru/ - 16.09.2015.

2.Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием [Электронный ресурс]:- Режим доступа: http://ecm-journal.ru/- 16.09.2015.

3.Раздорожный, А. А. Документирование управленческой деятельности [Текст] : учеб. пособие / А. А. Раздорожный. - М. : ИНФРА-М, 2007. - 303 с.

4.Информационные системы вэкономике [Текст] : учебник / [Г. А. Титоренко и др.] ; под ред. Г. А. Титоренко. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2009. - 463 с.

5.Вдовенко, Л. А. Информационная система предприятия [Текст] : учебное пособие / Л. А. Вдовенко. - М. : ИНФРА-М, 2010. - 236 с.

6.Информационные системы в экономике [Текст] : учеб. пособие [А. Н. Романов и др. ; под ред. А. Н. Романова, Б. Е. Одинцова]. - М. : Вузовский учебник, 2009. - 410 с.

7.Коробейникова, Л . С. Документационное обеспечение делового общения [Текст] : учебное пособие / Л. С. Коробейникова, О. М. Купрюшина. - М. : Магистр, 2011. - 301 с.

Код для цитирования: Скопировать