VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2016

Система электронного документооборота (СЭД) в настоящее время остается одним из наиболее востребованных видов корпоративных программных продуктов. Она взяла на себя задачи повышения эффективности бизнес-процессов, их ускорения, оптимизации ежедневной работы персонала, и облегчение контроля эффективности деятельности организации. Внедрение системы электронного документооборота помогает выстраивать инфраструктуру управления всем корпоративным контентом, обеспечивая ведение электронного архива, согласование документов, взаимодействие сотрудников, как в малой компании, так и в крупной территориально распределенной корпорации, даже за пределами офиса.

СЭД для Администрации муниципального района должна решать многие задачи: документооборот, подача любого заявления, запросы в министерство, оптимизация кадрового состава в целях экономии бюджета и т.д.

Задачи, которые решает администрация с помощью организации электронного документооборота, настолько многообразны, что фактически при внедрении СЭД были пересмотрены технологии и регламенты работы со всеми документами. Все зависит от того, какая из задач рассматривается в администрации как приоритетная, а это, в свою очередь, в немалой степени напрямую связано с вышестоящими органами.

Установленная система обеспечивает высокую производительность во всех отделах, строго разграничиваются права пользователей, поддерживается версионность документов. СЭД автоматически выбирает маршрут согласования на основании правил и структуры управления администрации. Реализовано множество отчетов для удобства пользователей, есть инструменты для гибкой настройки интерфейса, реализованы два основных механизма замещения, а также гибкая корректировка маршрутов согласования пользователем. СЭД хранит документы, обеспечивает прохождение маршрутов согласования и доступ к любым формам поиска нужного документа.

Рассмотрим детально бизнес-процесс «Выполнение приказа от вышестоящих органов», на примере Администрации муниципального района.

Участниками процесса является:

1. Секретарь – должность служащего, отвечающего за своевременное получение, отправку и регистрацию корреспонденции.

2. Глава Администрации - должность руководителя исполнительной власти муниципального органа.

3. Заместитель главы – ниже поставленная должность руководителя исполнительной власти муниципального органа.

4. Заведующий отделом – исполняет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего представленного отдела в зависимости от назначения отдела.

5. Сотрудник – физическое лицо, выполняющие требования, заведующего отделом.

6. Управляющий юридическим отделом – член муниципального органа, отвечающий за подлинность документов.

Рисунок 1 BPMN модель процесса

Секретарь получает приказ на выполнения закона. Передает его главе Администрации для изучения и дальнейших указаний, при необходимости заносит их в систему, регистрирует документ. Далее документ отправляется на рассмотрение управляющему юридического отдела. Управляющий юридическим отделом рассматривает документ. Если приказ является подлинным, то он отправляется на исполнение, если документ не соответствует требованиям, то отправляется письмо о несоответствии отправителя. Глава Администрации дает указания для выполнения приказа своему заместителю. Заместитель главы передает эти указания заведующему отделом. Заведующий отделом дает указания на выполнения приказа сотрудникам. Сотрудник выполняет указания и уведомляет своего руководителя о выполнения приказа. Заведующий отделом уведомляет заместителя главы администрации. Заместитель главы администрации уведомляет главу администрации о выполнения его указаний. Глава Администрации проверяет, все ли пункты выполнены и уведомляет секретаря. Уведомлением о выполнения приказа секретарь оповещает отправителя приказа о его выполнении.

В результате обследования предметной области была построена модель бизнес-процесса выполнения приказа по исполнения закона, происходящего в Администрации муниципального района. В дальнейшем предполагается уточнение и расширения модели и разработка типового маршрута в среде системы электронного документооборота.

Код для цитирования: Скопировать