VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2016

Пресс конференция в системе инструментов пиара занимает важное место. Успех PR -проекта во многом зависит от того, насколько качественно выполняется взаимодействие со СМИ, организуются информационные потоки и медиаполе проекта. Инструментами коммуникаций с ключевыми партнерами в этом случае выступают различные деловые и пресс-мероприятия. Перечислим самые популярные среди них:

• публикации в печатных СМИ, новости, интервью на радио, телевидении, в Интернете

• собственные СМИ – печатные и электронные, собственный сайт;

• рассылки;

• акции;

• презентации;

• некоторые виды семинаров;

• пресс-конференции;

• брифинги;

• круглые столы;

• организация и участие в ассоциациях, партиях, общественных группах и организациях;

• спонсорство (может быть информационное);

• слухи.

Не менее важно, нежели реестр инструментов пиар-деятельности, обозначение основных ее целей:

• позиционирование предмета PR, создание и поддержание (воспроизводство) понятного, благоприятного и управляемого имиджа;

• повышение имиджа (при необходимости снижение имиджа);

• изучение влияния внешней среды на деятельность организаций (предмета PR).

Кратко коснемся и функций пиара, которые касаются всех аспектов этого вида деятельности, начиная с исследования проблемы и постановки цели, разработки стратегии и тактики и заканчивая реализацией программы и оценкой ее эффективности. Главной функцией PR является коммуникативная, благодаря ей устанавливается взаимопонимание и доверительные отношения между организацией и общественностью, что в последствии сохраняет и повышает репутацию организации. Именно в рамках этой функции ярко проявляется значимость пресс-конференции, которую принято считать одной из значимых в пиар-технологии форм активизации процесса коммуникации между организацией и ее аудиторией является пресс-конференция.

Рассмотрим суть пресс конференции в ее теоретическом аспекте. Так что же такое пресс конференция? Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

Большая часть пресс-конференций проходит в сухом деловом формате. Однако в создании пресс-мероприятия для музыкального проекта уместны творческие элементы, яркий информационный повод, развернутый под нестандартным углом зрения и вызывающий потребность у СМИ "прояснить" ситуацию. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Следует отметить основные факторы подготовки пресс-конференции:

• Наличие новости для прессы. Один из самых главных факторов начала подготовки к пресс-конференции – наличие яркого новостного повода, заслуживающего специального оглашения.

• Готовность к детальному обсуждению этой новости. Второй главный фактор в подготовке пресс-конференции - готовность предложить прессе детальное обсуждение этой новости с представителями компании или создаваемого проекта.

• Подборка иллюстративных материалов. Информационный пакет документов (пресс-кит) готовится заранее - на подготовительном этапе определяется перечень документов, подбор их в папки. Подборка должна давать четкое представление о существе вопроса с тем, чтобы даже те журналисты, которым не удалось ухватить суть вопроса в ходе самой пресс-конференции, могли потом разобраться в нем.

• Планирование даты и времени начала пресс-конференции. День и время проведения встречи с журналистами должны учитывать существующий график выпуска в свет большинства газет. Наиболее подходящее время для проведения пресс-конференции с 11.00 до 16.30. Лучшие дни - вторник, среда и четверг, т.к. есть большая вероятность попасть в газеты следующего дня. Если необходимо разместить материал о пресс-конференции в утренних газетах, нужно начинать пресс-конференцию в 11.00 или 12.00. Если идет ориентация на телевидение, радио, еженедельники и ежемесячники, то часы проведения пресс-конференции не имеют значения; если же новость действительно горячая, проводить пресс-конференцию можно в любое время - СМИ все равно соберутся, а при промедлении новость «остынет».

Итак, очертив суть пресс-конференции как пиар-мероприятия, остановимся на конкретном примере – на пресс-конференции проведенной в рамках пиар-кампании проекта «Симфо-рок». В преддверии концертов в Ростове и Краснодаре коллективу было предложено провести пресс-конференцию для освещения мероприятия в СМИ.

Основной целью проведения пресс-конференции являлось привлечение внимания общественности к концертам, группе, а также увеличение продаж билетов на предстоящие мероприятия.Кратко охарактеризуем сам проект.Группа Vagabond from R.o.D. была основана в августе 1994 года, в Ростове-на-Дону. Находясь у истоков металлического движения на юге России, группа успешно продвигала металл-стиль и завоёвывала популярность.

В 1995 году, группа выпускает свой дебютный альбом «Regeneration», и становится широко известной не только в Ростове, но и далеко за его пределами, а также начинает сотрудничать с радио и телеканалами, помогать молодым музыкантам и исполнителям.

В 1998 году участники группы принимают решение уехать в Германию, чтобы расширять свои возможности, развиваться и приобрести новый опыт. Вернувшись на родину, в 2001 году они издают альбом “Stainless Will”, в записи которого принимают участие музыканты из группы Аквариум и Санкт-Петербургского симфонического оркестра.

Добившись немалых успехов в музыкальном развитии, в 2010-м году группа записывает альбом “You Rock!”, который становится вершиной жёсткости стиля.

Весной 2015 года музыканты поставили перед собой новую задачу — создать музыкальное шоу, которое покорит любителей как классической, так и рок музыки.

«СИМФО-ROCK» - именно так называется проект коллектива, который заставит иначе взглянуть на композиции уже ставшие классикой рок-музыки. Слушатели смогут прочувствовать их величественное звучание с симфоническим оркестром. Легендарные хиты зарубежных рок-групп исполняют профессионалы юга России.

Оркестровые аранжировки создавались в течение нескольких месяцев, и в результате сложной, кропотливой работы получилось шоу, в котором соединились драйв рок и неповторимое звучание симфонической музыки. В настоящее время Vagabond from R.o.D. продолжает успешно работать в Европе в партнёрстве с Block International – одной из крупнейших медиа-компаний Германии.

Однако вернемся к теме прессконференции. Первой задачей, которая была поставлена перед пиар-менеджером в моем лице было определение места проведения пресс-конференции. Как правило, место предопределяет характер предстоящего события, а значит, нужно было выбрать такое помещение, которое бы было близко по духу предстоящему мероприятию. Имелось несколько вариантов: Радио Ростова, конференц-зал Вертол и свободное пространство «Циферблат». В итоге был сделан выбор в пользу Циферблата по нескольким причинам:

• помещение предоставлялось бесплатно

• уютная и дружелюбная атмосфера, которая очень близка участникам коллектива

• удобное месторасположение

• возможность присутствия свободных слушателей > дополнительная аудитория

Обозначим основные этапы подготовки события.При организации пресс-конференции необходимо тщательно продумать многочисленные технические аспекты ее обеспечения (помещения, столы, стулья, освещение, исправные розетки, микрофоны, средства орг. Техники, оперативную связь, место для телекамер и т.д.).

Подготовка пресс-конференции предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария.

На первом этапе было необходимо оповестить СМИ, чьё присутствие нужно на пресс-конференции. Это было сделано за неделю до даты проведения пресс-конференции путём рассылки пресс-релизов, по электронной почте.

Пресс-релизы были разосланы таким СМИ как:

• Россия 2, Россия 24, Рен-тв, Южный регион, Вечерний ростов, Молодежное Информационное Агенство (МИА), Журнал «Яrus», Журнал «МЫ|WE».

• Радио Ростова

Пресс-релиз был необходим на этапе подготовки пресс-конференции в качестве разогревающей информации и после завершения акции как дополнительный материал. Кроме того, в пресс-релизе объявлено место и время проведения пресс-конференции, а также содержатся все необходимые координаты организаторов, чтобы журналист мог при необходимости задать уточняющие вопросы.

После рассылки пресс-релизов нужно было убедиться в получении, позвонив по телефону. За сутки до пресс-конференции был произведен обзвон СМИ с целью выяснить, получено ли приглашение? планируется ли явка? не нужна ли какая-то дополнительная информация?

По итогам контрольных звонков, согласие на участие в пресс-конференции дали:

• Рен-тв

• Молодежное Информационное Агенство (МИА)

• Журнал «Яrus»

• Радио Ростова

• Журнал «МЫ|WE»

• Россия 2

Следующей задачей в организации мероприятия было составление сценария пресс-конференции, содержащего перечисление всех событий будущей пресс-конференции с указанием исполнителей и времени, отводимого на каждую из этих частей единого мероприятия:

- открытие, представление ньюсмейкеров пресс-конференции;

- вступительное слово ведущего;

- выступления (информационные сообщения);

- вопросы и ответы;

- закрытие;

- неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.

Важным этапом в подготовке подобного рода мероприятия была подготовка информационных пакетов и табличек с данными участников пресс-конференции на стол, за которым будут сидеть участники.

Заключительный этап подготовки — организация пространства пресс-конференции таким образом, чтобы журналистам было удобно работать. Надо было обязательно предусмотреть места для работы телеоператоров.

Остановимся на процессе ведения пресс конференции.Находясь в роли организатора пресс-конфренции, нужно быть готовым к тому, что также будет необходимо выполнять обязанности пресс-секретаря. Обязанности ньюсмейкера и ведущего пресс-конференции должны быть непременно разделены, иначе возникнет путаница и отклонение от регламента.

Пресс конференция начинается со вступительного слово пресс-секретаря, для объявления темы пресс-конференции и знакомства с каждым из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами.

В соответствии с этим был оглашен регламент пресс-конференции, и в дальнейшем организатор конференции обязан следить за его соблюдением. Также, в обязанности организатора входило регулирование порядка вопросов (это делалось очередностью поднятых журналистами рук или поступивших записок). Так как пресс-конференция предполагает некое стартовое сообщение или заявление приглашающей стороны на заданную тему и, затем, вопросы журналистов с последующими ответами, вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Группируя прозвучавшие вопросы, можно сказать, что они касались творческих планов коллектива, стилевых особенностей проекта, объединяющего симфоническую музыку, джаз и рок, а так же мнения музыкантов по различным вопросам в музыкальной сфере.

Более важной частью, чем вступительное слово, является грамотно организованная концовка. Для пресс-секретаря очень важно успеть отметить про себя, сколько еще желающих задать вопрос осталось, и незадолго до завершения конференции дать знать аудитории об этом, объявив, что следующий вопрос будет последним, во избежание неловкой паузы из-за отсутствия вопросов. А если же вдруг объявятся еще желающие задать вопрос, то создастся впечатление, что тема журналистам очень интересна и они не хотят отпускать спикера.

Каковы же итоги проведенного мероприятия?

1. Благодаря мероприятию было получено реальное подтверждение того, что пресс-конференции - один из наиболее распространенных и эффективных способов организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняет пресса и другие СМИ.

2. Материалы конференции были опубликованы в следующих изданиях:

• Рен-тв

• Молодежное Информационное Агенство (МИА)

• Журнал «Яrus»

• Радио Ростова

• Журнал «МЫ|WE»

Следует отметить, что присутствие журналистов на пресс-конференции и публикация материалов осуществлялись без финансовых затрат.

3. После проведения пресс конференции и публикаций репортажей от СМИ, продажи на концерт «Симфо-рок» возросли на 16% а посещаемость официальных аккаунтов группы в социальных сетях увеличилась на 34%.

Из этого следует вывод, что получив огромное распространение, пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают весьма положительные результаты.

4. Проведение такого рода мероприятий позволяет получить уникальный опыт, так как приходится совмещать несколько обязанностей в одном лице, быть собранным и уметь координировать участников пресс-конференции, а так же избегать неприятных ситуаций.

Итак, подведение итогов позволяет сделать вывод о том, что пресс-конференция, основное назначение которой состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) через СМИ, полностью оправдала ожидания относительно эффекта после её проведения.

Список использованной литературы

1. Крылова А.В. Проектная деятельность в сфере академического музыкального искусства// Проблемы музыкальной науки. 2012,. № 1. – С. 19-–22.

2. Крылова А.В. Реклама и пиар художественных событий. Учебное пособие Ростов-на-Дону: Издательство РГК, 2014. – 49 с.

3. Ландау О. Паблик рилейшнз и паблисити// Энциклопедия маркетинга: http://www.marketing.spb.ru (28.11.2013).

4. Мелентьева Н.И. Маркетинговые коммуникации. СПб.: Питер, 2011. – 173 с.

5. Тульчинский Г. Л. PR в сфере культуры. 4-е изд. СПб.: Лань, 2009. –528 с.

7

Код для цитирования: Скопировать