VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2016

В связи с увеличением документооборота в вузах возникает необходимость автоматизации процессов сбора, хранения и обработки корреспонденции. Эту задачу в нашем вузе решает отдел информации. В данном структурном подразделении существует журнал регистрации документации, в него заносят внутреннюю, входящую и исходящую документацию учебного заведения. Для удобства хранения большого объема документов и отслеживание их передвижения между структурными подразделениями учебного заведения, была предложена необходимость использования базы данных. Планируемым результатом внедрения данной системы, становится увеличения скорости регистрации документации, быстрый поиск в архивах журнала регистрации.

Существует несколько подобных систем работы с документацией, одной из них является программный продукт компании «1С», «1С:Документооборот 8». Данный продукт имеет встроенный почтовый клиент, возможность масштабируемость, полное соответствие национальным стандартам[3].

Для создания хорошо функционирующей базы данных необходимо определиться с инструментальными средствами, а именно об используемом оборудовании, ПО, интерфейсе. При выборе инструментальных средств мы опирались на популярность их использования. По статистике на роль базы данных больше всего подходит – MySQL, также можно использовать MS Access[2].

Для нашей базы данных больше всего подходит PHP сервер – Apache. Его альтернативой может служить Nginx, но по статистике использования Apache является лидером.

Создаваемая база данных будет придерживаться следующей основной ER-модели:

В данной ER-модели присутствуют необходимые объекты: Данные о зарегистрированных документах, отправитель, исполнитель, типы документов. В зависимости от назначения создаваемой базы данных её элементы будут изменяться, добавляться, улучшаться.

Так как наша база данных будет связана напрямую с документации, то не обходимо помнить о правилах работы с документацией описанных в ГОСТ Р 7.0.8-2013[1]. При регистрации входящего документа в нашей системе мы должны придерживаться следующей формы:

В дополнение к основным сведеньям можно легко дополнить. Например, добавить: вид документа, название структурного подразделения, количество листов в документе, количество листов приложений, местонахождение автора документа. В компьютерном варианте форма для заполнения может иметь следующий вид:

Раскрывающиеся списки нам необходимы для полей: вид документа, автор резолюции, структурное подразделение, исполнители, № дела, связанные документы. Один раз мы затратим время для создания данных списков, в результате мы получим значительную экономию времени в процессе дальнейшей работы. Форма заполнения и название граф будут меняться в зависимости от типа документации. Не забываем про время хранения документов различного типа, у каждого типа документа своё время хранения, для этого можно создавать полную электронную копию, путем сканирования с целью дальнейшего обращения к ней.

Анализ имеющихся в нашем распоряжении инструментальных средств показал, что для создания базы данных, целесообразно использовать следующие инструментальные средства: система управления базой данных - MySQL или MS Access, сервер для базы данных – Apache. Для роли интерфейса больше подходит PHP. Не забываем про функцию архивирования устаревших записей, с возможностью дальнейшего обращения к ним по необходимости. Выбор инструментальных средств основан на легкости изучения, доступности, минимизация финансовых расходов на инструментальные средства для базы данных.

Таким образом, проведенный анализ показывает, что разрабатываемая информационная система может использоваться как вспомогательное средство для документоведа, так и главным инструментом документоведа, т.е. полностью заменить бумажные варианты журнала регистрации документации.

Список используемых источников:

1. "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=163800;fld=134;dst=1000000001,0;rnd=0.8921438702915796

2. Критерии выбора СУБД при создании информационных систем- http://citforum.ru/database/articles/criteria/

3. Перечень характеристик, которые выделяют "1С:Документооборот" и платформу "1С:Предприятие" - http://v8.1c.ru/doc8/advantages.htm

Код для цитирования: Скопировать