РЕОРГАНИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В ИНТЕРНЕТ-МАГАЗИНЕ - Студенческий научный форум

VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2016

РЕОРГАНИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В ИНТЕРНЕТ-МАГАЗИНЕ

Смирнов О.И. 1, Кочеткова О.В. 1
1Волгоградский государственный аграрный университет
 Комментарии
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF
Введение

Удачный web-сайт – это эффективный инструмент торговли, способный привлечь внимание самой разносторонней аудитории. Как и любой другой маркетинговый инструмент, основанный на принципе непосредственного отклика, прежде всего он должен заинтересовать посетителя, а затем подвигнуть его на определенные действия, в части приобретения предлагаемого сайтом коммерческого продукта.

Следует отметить, что зачастую разработчики сайтов не уделяют должного внимания главной странице сайта, и как правило, не получают ожидаемого эффекта от посетителей. Такие web-сайты, пусть даже содержащие иногда значительное количество полезных советов и статей, практически никогда не достигают предполагаемого уровня посещаемости, не говоря уже о продажах.

Перетерпев несколько целенаправленных изменений, простой web-сайт может превратиться в надежный и эффективный инструмент. Важно помнить, что изо дня в день на потенциальных клиентов обрушивается поток информации и различных рекламных сообщений, и что в плане завоевания их внимания существует предельно жесткая конкуренция.

Общие сведения о предприятии

ООО “Интернет-магазин” строит свой бизнес на продаже товаров через интернет. Работает с 2007 года .

На текущий момент на сайта расположено около 2000 тысяч разных товаров, по статистике посещения сайта около 500 человек в день, также занимается размещением рекламой на своем сайте. Процесс регистрации нового товара и рекламы осуществляется практически не автономно как у конкурентов, что не позволяет интернет-магазину быть конкурентоспособным на рынке.

1.2 Причины неконкурентоспособности интернет-магазина

Долгая процедура регистрации новых товаров со склада, приводит к снижению количества заказов, и, как следствие, прибыли.

  • Добавление новых товаров на сайт, сейчас добавление происходит практически вручную.

  • Неисправности работы сайта и регистрации новых клиентов приводят к снижению посещаемости сайта. При увеличении штата наблюдается рост себестоимости продукции. 1.3 Существующая оргструктура и модель AS-SI

Рассмотрим оргструктуру интернет-магазина и опишем основные биз­нес-процессы

Рисунок 1- Существующая организационная структура предприятия

В интернет-магазине и других предприятиях, ведущих свою деятельность при стабильных внешних условиях, уместна иерархическая структура.

При этом, чем больше уровней иерархии в оргструктуре, тем медленнее предприятие реагирует на изменения внешней среды, что негативно сказывается на конкурентоспособность предприятия.

В данном случае оргструктура имеет 3 уровня иерархии. Спецификой оргструктуры является наличие подрядной организации.

На рис. 2 приведена IDEF0-диаграмма деятельности интернет-магазина.

Рисунок 2- IDEF0 диаграмма деятельности интернет-магазина. Контекстный уровень

Рисунок 3- IDEF0 декомпозиция процесса “Отслеживание финансовой деятельности”.

Рисунок 4 - IDEF0 декомпозиция процесса “Контроль и исполнение заказа”.

Рисунок 5 – DFD-диаграмма “Отслеживание деятельности интернет-магазина”.

Приведенная DFD диаграмма AS-IS показывает, что затраты рабочего времени сотрудников и специалистов при подготовке заказа занимают слишком много времени, что ведет к удорожанию бизнес-процессов. На диаграмме (рис. 4)выделены те бизнес-процессы, которые не автоматизированы (занесение клиентов в БД, резервирование товара и формирование документации по заказу.

Каждый из представленных бизнес-процессов формируется сотрудником вручную, отдельно для каждого заказа, составляется общая очередь на заказы товаров, некоторые товары возвращаются.

Подрядной организацией ведется постоянной мониторинг сайта, а также выявление, устранение ошибок и защита сайта.

1.4 Недостатки существующей модели

Среди недостатков существующей модели следует отметить следующие:

  • отсутствие возможности принятия оперативных управленческих решений в процессах формирования интернет заказов;

  • невозможность введения гибкой системы скидок из-за отсутствия базы данных сформированных заказов на товар;

  • ошибки в выгрузке информации и невозможность контро­ля доставки товаров приводили к возникновению ситуаций, когда товар не был доставлен вовремя клиенту;

  • отсутствие удобного интерфейса приводило к увеличению времени принятия заказов и оттоку клиентов;

  • отсутствие автоматических выгрузок также может привести к неоправданному увеличению численно­сти персонала;

  • наличие подрядной организации, а не своих сотрудников, приводит к возникновению типичных для аутсорсинга рисков.

Планирование реорганизации

2.1 Тип проекта и цели

Тип предлагаемого проекта ― межфункциональный. Нацелен на межфункциональные бизнес-процессы в рамках организации.

Цели:

  • отказаться от поддержки подрядной организации;

  • создать модуль базы данных для расширения бизнеса;

  • внедрить модуль по автоматизации обработки формирования документации по заказу и системы гибких скидок для постоянных покупателей;

  • увеличить конкурентоспособность предприятия;

  • перейти на новый информационно-технологический уровень за счет внедрения модуля для сотрудников.

  • Ожидается, что в процессе внедре­ния будет произведен отказ от подрядной организации и открытие отдела по программированию в фирме, а также за счет внедрения модуля работа сотрудников станет в большей степени автоматизированной, что приведет к сокращению должностей сотрудников интернет-магазина.

Планирование реорганизации бизнес-процессов

2.2 Ключевые факторы успеха (КФУ)

  • Высокое качество обслуживания клиентов.

  • Минимальные издержки.

  • Минимальные сроки обслуживания.

  • Максимальная доступность сервисов интернет-магазина.

2.3 Идентификация перепроектируемых процессов

Таблица 1. Оценка бизнес-процессов по ключевым факторам успеха (десятибалльная шкала)

Факторы успеха

Процессы

Занесение клиентов в Базу данных

Резервирование товара

Автоматическое формирование заказа и начисление скидки

Высокое качество обслуживания клиентов

10

9

8

Минимальные издержки

8

7

8

Минимальные сроки обслуживания

8

7

10

Максимальная доступность доступность сервисов интернет-магазина

10

7

7

2.4 Расписание работ

Календарное планирование детализирует план реорганизации.

На рис. 5 изображена диаграмма Ганта, таблица 1 расшифровывает задачи с указанием их длительности и используемых ресурсов.

Рисунок 6 – Диаграмма календарного планирования реорганизации бизнес-процессов

Таблица 2 - Шаги реорганизации

3.Реорганизация

3.1 Реорганизация оргструктуры

Отказ от подрядной организации приведет к существенному сокращению времени принятия решения и полной свободы фирмы (ожидаемый эффект в ~ 3 раза).

Рисунок 7 - Организационная структура интернет-магазина после внедрения модуля

3.2 Преимущества новой оргструктуры

Существование новой оргструк­туры докажет свою предпочтительность по следую­щим аспектам:

  • значительно сократится время принятия ре­шений как оперативных, так и стратегических ― ре­шения станут приниматься более оперативно и эффективно за счет анализа посредством внедряемого модуля;

  • устранение неполадок работы сайта и регистрации клиентов и настройки контента будут происходить быстрее ;

  • уменьшение издержек за счет сокращения 2 сотрудников.

На отдельных этапах работы время принятий оперативного решение сократится в половину, так как теперь программисты находятся в штате организации.

Внедрение модуля позволит сократить часть работников по приему заказу товара (порядка 20% от общего числа работников).

Анализ DFD-диаграмма TO-BE реорганизованных биз­нес-процессов показал, в что полностью автоматизированными стали процессы:

  • занесение клиентов в БД -система сама заносит нового пользователя после его регистрации на сайте и сохраняет его информацию для выгрузки в документ об оплате;

  • резервирование товара – система проверяет наличие товара на складах. Если же товара не оказывается на складе , она создает запрос на поставку данной продукции и оповещает клиента о прибытии товара на склад;

  • формирование заказа – модуль теперь выгружает всю нужную информацию из базы данных клиентов, а также проверяет начисление скидки клиентам и заполняет форму на отчет об оплате.

Рисунок 8- IDEF0 диаграмма деятельности интернет-магазина. Контекстный уровень

Рисунок 9- IDEF0 декомпозиция процесса “Отслеживание финансовой деятельности”

Рисунок 10- IDEF0 декомпозиция процесса “Формирование заказа начисление скидки ”

Рисунок 11 – DFD-диаграмма “Отслеживание деятельности интернет-магазина”.

Таблица 3 Сравнение затрат на реорганизацию бизнес-процессов интернет-магазина.

Таблица 4 Сравнение затрат на реорганизацию бизнес-процессов интернет-магазина.

Заключение

В результате проделанной работы мы выявили недостатки в таких процессах как:

  • занесение клиентов в БД;

  • резервирование товара;

  • формирование заказа;

  • начисление скидок.

В результате реорганизации Бп несколько операций объединили в один бизнес-процесс. Это привело к вертикальному сжатию управленческой пирамиды, минимизации многочисленных согласований и связанных с ними потерь времени, а с другой стороны, сокращению объемов проверок и контроля, снижению накладных расходов..

За счет внедрение нового интерфейса и модуля базы данных за счет этого вырастит функционал и быстродействие системы.

Оптимизация рутинных работ позволит внедрить новые бизнес-процессы по контролю выполнения регистрации клиентов и оформление заказов и резервирования товара .

Все эти процессы были автоматизированы с помощью внедрения рабочего модуля, который позволил сократить штат на 2 человек что позволило уменьшить количество затрат, также введена гибкая система скидок для покупателей , улучшена работа базы данных по добавление товаров в магазин, был введен новый интерфейс который позволил сократить время регистрации товара и добавление клиента в базу сразу после заполнения форм.

Бизнес-процессы, описанные в данной работе, перестроены в результате разработки и внедрения модуля для имеющейся. Интернет магазин, использующие данное решение, не только сохра­нили устойчивым свой бизнес, но и стали лидерами в своем сегменте рынка, существенно изменив при этом организационную структуру агентства и стиль управ­ления

  • Электронная Россия. Энциклопедия электронного государства [Электронный ресурс] / Электрон. дан. — М., 2009. — Режим доступа: http://egg.elrussia.ru/index.php/Реорганизации_бизнес-процессов, свободный. — Загл. с экрана.

  • Новиков Д. Типология задач управления организационными структурами / Д. Новиков // Современные сложные системы управления: материалы Междунар. науч. конф. Старый Оскол: СТИ, 2002. С.110―115.

  • Е. Бережной. Инфологическое моделирование бизнес-процессов печатных агентств / Бережной Е. // Информационные технологии в социально-экономических и правовых процессах. Секция «Технология моделирования информационных систем»: материалы Всерос. науч.-практ. интернет-конф. ― Ставрополь: Северо-Кавказский социальный институт, 2007. С. 95―98.

  • Бедулин Ю.Н. Технологии эффективных продаж рекламы в газеты / Ю.Н. Бедулин. — СПб: Питер, 2001. ― 400 с.

  • Назайкин А.Н. Рекламная деятельность газет и журналов: практ. пособие / А.Н. Назайкин. ― М.: «РИП-холдинг», 2002. ― 205 с.

  • Качалов И. Компьютерные технологии в управлении бизнесом /И. Качалов / Научно-практический журнал. М.: Гелла-принт. № 5 (74), 2006, с. 18―24.

Просмотров работы: 1296