VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время современная библиотека напрямую связана с развитием информатики и информационной техники; информационные технологии позволяют быть ей современной, актуальной и оперативной в предоставлении информации.

Использование возможностей современной вычислительной техники для автоматизации процесса обработки информации позволяет увеличить производительность труда, повысить эффективность работы с документами и ускорить обмен управленческой информацией.

Стоит отметить, что особую роль в комплектовании библиотечного фонда, имеет списание книжных изданий. Исключение и списание изданий из библиотечного фонда является одним из наиболее жестко регламентируемых направлений учета. Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда - единственный документ в сфере учета библиотечного фонда, форма которого утверждена Минфином России и имеет код по ОКУД (0504144).

Списание книжных изданий библиотечного фонда представляет собой сложный поэтапный процесс. Исключение из фонда книжных изданий допускается по причинам: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, излишняя дублетность, непрофильность, утрата (пропажа из фондов открытого доступа, утеря или не возврат читателями и др.). Списки выбывающих изданий составляются в порядке возрастания инвентарных номеров, которые присвоены только книгам.

Необходимо отметить, что инвентарный номер существенно облегчает процедуру поиска книги в инвентарных книгах и систематизированных каталогах. Для списания брошюр, у которых инвентарный номер отсутствует, учитывается наименование документа (автор, название), отдел, год издания, цена, что существенно усложняет процесс систематизации брошюр для списания.

Поэтому создание информационной системы по списанию книжных изданий, формирует актуальность выпускной квалификационной работы.

Гипотеза данного исследования состоит в следующем:  разработка  информационной системы по списанию книжных изданий в Муниципальном бюджетном учреждении «Нерюнгринская городская библиотека» отдел обслуживания детской библиотеки поможет организовать отлаженную систему учета книг, осуществит оперативный поиск информации о списанных книгах в литературном фонде Детской библиотеки и учет потоков списания книг.

Целью работы является разработка информационной системы по учету списания книг для  автоматизации рабочего места заведующей отдела обслуживания детской библиотеки Муниципального бюджетного учреждения «Нерюнгринская городская библиотека».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Выявить проблемы возникающие при работе заведующей отдела обслуживания детской библиотеки МБУ «Неюнгринская городская библиотека» при списании брошюр.
• Определить необходимый функционал программного решения выявленных проблем.
• Разработать информационную систему по списанию книжных изданий.

Объект исследования  - Муниципальное бюджетное учреждение «Нерюнгринская городская  библиотека», отдел обслуживания детской библиотеки (далее - Детская библиотека)

Предмет исследования -  процесс списания книжных изданий (брошюр).

В первой главе  рассматривается организационная структура Муниципального бюджетного учреждения «Нерюнгринская городская библиотека»: ее история, функции подразделений, техническая оснащенность, определяются требования к разрабатываемой  информационной системе.

Во второй главе - рассмотрена разновидность программных средств для разработки ИС библиотеки,  описана функциональная модель разрабатываемой системы, а так же приведены экранные формы и описаны основные этапы работы с ними.

 

1.                БИБЛИОТЕКА КАК ОБЪЕКТ АВТОМАТИЗАЦИИ

Муниципальное бюджетное учреждение «Нерюнгринская городская библиотека» - организация, которая создана путем реорганизации в форме выделения из Муниципального учреждения культуры Нерюнгринская централизованная библиотечная система на основании постановления Нерюнгринской районной администрации № 89 от 25 июня 2009г.

Необходимо отметить, что технологический процесс формирования библиотечных фондов состоит из относительно крупных процессов: моделирования; планирования; комплектования; учета документов; обработки; исключения документов из библиотеки.

Одним из наиболее трудоемких процессов является последний процесс -  исключения документов из библиотеки.

Инструкция № 590 предоставляет библиотекам право устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения. Учет таких документов наряду с положениями Инструкции № 590 регулируется соответственно Федеральным законом от 29.12.94 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изм. и доп.), законодательством РФ об охране и использовании памятников истории и культуры и нормативными документами о книжных памятниках РФ, Основами законодательства РФ от 07.07.93 № 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552 (с изм. и доп.). Документы могут быть исключены из библиотечного фонда по причине: устаревшего содержания; ветхости (физического износа); дефектности; дублетности.

Выбытие из библиотечного фонда производится в соответствии с приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда».

На основании данного приказа выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее - Акт о списании) по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

В Акте о списании отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, указывается причина исключения и направление выбытия исключаемых документов.

К Акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда, который включает следующие сведения: регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов

В МБУ «Нерюнгринская городская библиотека» процесс списания книжных изданий проходит в несколько этапов. Необходимо уточнить, что акты на списание книг и брошюр являются разными документами. Существенным отличием является наличие в акте на списание книг позиции с указанием инвентарного номера. Как отмечалось ранее, подобной позиции в акте по списанию брошюр нет. Наглядно процесс списания книжного фонда выглядит следующим образом.

В структурном подразделении МБУ «Нерюнгринская городская библиотека», согласно приказу директора, формируется партия книжных изданий на списание. Необходимо отметить, что к книжным изданиям относятся как книги (с инвентарным номером), так и брошюры (без инвентарного номера). Далее библиотекарь изымает прикнижные формуляры из книг (брошюр), если таковые есть в наличии.

В дальнейшем, опираясь на номенклатурные данные документа, указанные на титульном листе книжного издания, вручную вносятся данные в приложение утвержденной формы 0504144 с.2 «Список на исключение объектов библиотечного фонда»  в табличном редакторе программы MS Excel. Данные списки являются обязательным приложением к «Акту о списании исключенных объектов библиотечного фонда».

Готовые списки-таблицы передаются заведующему структурного подразделения. Заведующий, опираясь на данные списки-таблицы, проверяет все данные, сопоставляя их с данными систематизированного каталога и журнала учета библиотечного фонда структурного подразделения. Далее заведующий вручную заполняет соответствующие графы в «Акте о списании исключенных объектов библиотечного фонда». И далее формирует Приложение № 2 к Акту и вручную подсчитывает количество экземпляров по библиографическим отделам.

Акт и Приложения (списки) на исключение объектов из библиотечного фонда передаются в Отдел комплектования и обработки, где также происходит сверка данных.

В свою очередь, списанные книжные издания переводятся в книгохранилище, где после решения комиссии о списании книг, они складируются для сдачи в макулатуру. Прикнижные формуляры также передаются в книгохранилище, где проводится их сортировка, составляется акт на списание (порядковый перечень по подразделениям), и акт с приложенными формулярами передаётся в отдел комплектования;

После всех процедур списания в Отделе комплектования и обработки, в структурном подразделении, где проводилось списание книжных изданий, опираясь на утвержденный «Список на исключение объектов библиотечного фонда», проводится редактирование карточного каталога и систематизированного каталога.

2.        РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ БИБЛИОТЕКИ

Информационные библиотечные системы (ИБС) стоят в ряду наиболее крупных систем, реализующих множество разнообразных функций и построенных на различных платформах (компьютер + операционная система). Работа ИБС требует поддержки со стороны многих программно-аппаратных ресурсов, в том числе территориально удаленных, что вводит ИБС в ранг распределенных систем.

Следует отметить, что существующие в настоящее время ИБС, как зарубежные, так и отечественные, представляют собой строго регламентированные системы, настроенные на работу в рамках предписанных при их создании правил. Такие библиотечные системы не являются открытыми в современном понимании, которое предполагает использование при разработке открытых международных стандартов и технологии клиент/сервер. Приобретение подобных систем ведет к необходимости перехода на предлагаемую ими технологию обработки документов, причем функционирование обеспечивается на жестко определенных платформах.

Одной из наиболее важных проблем, с которыми приходится сталкиваться при создании АРМ специалистов, является определение состава функционального программного обеспечения (ФПО). С помощью правильного подбора ФПО достигается ориентация на конкретного специалиста и соответствующий круг задач, что способствует наиболее полной и эффективной реализации функций каждого сотрудника.

 

3.        ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ ИС

Исходя из программного обеспечения находящегося в МБУ «Нерюнгринская городская библиотека», а так же с учетом навыков предполагаемого пользователя было принято решение разработать данную систему с помощью табличных редакторов MS Excel.

Возможности MS Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных - программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Окно Excel содержит множество различных элементов. Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows, остальные есть только в окне Excel. Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделённым на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены буквами, строки - цифрами.

Основные возможности электронных таблиц:

§  анализ и моделирование на основе выполнения вычислений и обработки данных;

§  оформление таблиц, отчетов;

§  форматирование содержащихся в таблице данных;

§  построение диаграмм требуемого вида;

§  создание и ведение баз данных с возможностью выбора записей по заданному критерию и сортировки по любому параметру;

§  перенесение (вставка) в таблицу информации из документов, созданных в других приложениях, работающих в среде Windows;

§  печать итогового документа целиком или частично.

Преимущества использования электронных таблиц при решении задач:

• Решение задач с помощью электронных таблиц освобождает от составления алгоритма и отладки программы. Нужно только определенным образом записать в таблицу исходные данные и математические соотношения, входящие в модель.
• При использовании однотипных формул нет необходимости вводить их многократно, можно скопировать формулу в нужную ячейку. При этом произойдет автоматический пересчет относительных адресов, встречающихся в формуле.

Информационная система для списания книжных изданий была разработана на языке программирования VBA (Visual Basic for Application), который встроен в табличный редактор MS Excel. В предлагаемой нами ИС разработаны макросы - программы, написанные на языке VBA.

Исходя из уровня компьютерной грамотности пользователей данной ИС, было принято решение сразу вносить данные в таблицу «Список на исключение объектов библиотечного фонда» (Форма 0504144 с.2), поскольку это наглядно и результат вносимых данных будет интуитивно понятен пользователям.

В данной ИС на языке программирования VBA разработано несколько макросов, за каждым из которых закреплена соответствующая кнопка, которая при работе с данными отображается на рабочем листе, но при распечатывании документа данные кнопки не отображаются.

Во вкладке «Список на исключение объектов», где находится рабочая таблица, размещены два главных макроса в виде кнопок:

•  
  • Включить МакроФильтр
  • Отключить МакроФильтр

         Макрос-кнопка «Включить МакроФильтр» открывает расширенный фильтр и рабочее поле с другими макросами-кнопками, которые часто используются в работе (рис. 2).

 

Рис.2. Расширенный фильтр, который появляется при нажатии на кнопку

«Включить МакроФильтр»

 

Для быстрой и оперативной работы с данными, которые вносятся в «Список на исключение объектов библиотечного фонда» (Форма 0504144 с.2), для отбора данных по определенным параметрам был создан расширенный фильтр (advanced filter), который по сравнению с автофильтром, используется для фильтрации по более сложным условиям отбора записей. Например, указав фамилию писателя Н.В.Гоголь в соответствующей графе расширенного списка, в основной таблице «Список на исключение объектов библиотечного фонда» отображаются все книжные издания автора Н.В.Гоголь (рис. 3).

 

Рис.3. Результат работы расширенного фильтра

 

Также при включении кнопки «МакроФильтр» в отдельном поле, которое окрашено голубым цветом, расположены функциональные кнопки (рис. 4.): «Выделить Дубликаты», «Снять выделение», «А - Я», «Нумерация», «Фильтр»:

 

Рис.4. Функциональные кнопки «МакроФильтра»

Каждая из кнопок выполняет конкретную функцию, которая отображена в самом названии кнопки.

Для оперативного и быстрого вычисления статистических данных разработана специальная вкладка «Сводная таблица для Заведующей», в которой сформирована сводная таблица. В сводной таблице производится автоматический подсчет данных только по необходимым для пользователя критериям. Книжные издания в сводной таблице автоматически сортируются по каждому библиографическому отделу. При необходимости можно раскрыть нужный отдел и посмотреть все книжные издания, которые к нему относятся. Добавление новых данных в «Список на исключение объектов библиотечного фонда» находит свое отражение в сводной таблице. Для быстрого обновления данных, для удобства пользователя добавлена специальная кнопка «Обновить Сводную таблицу». К данной кнопке прикреплен специальный макрос, который существенно облегчает работу пользователя данной ИС (рис.5).

 

Рис.5. Сводная таблица 

 

Данные сводной таблицы находят свое отражение в следующих документах: «Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда», Приложение № 2 к «Акту о списании исключенных объектов библиотечного фонда». Так в «Акте о списании исключенных объектов библиотечного фонда» автоматически в графе «Количество экземпляров» отображаются данные сводной таблицы. Также в графе «Сумма» (цифрами и прописью) выставляются соответствующие данные из сводной таблицы (рис. 7).

 

Рис.7. Макрос для кнопки «Обновить Сводную таблицу»

 

В Приложении № 2 к «Акту о списании исключенных объектов библиотечного фонда», также передаваемый в Отдел комплектования и обработки, автоматически заполняется соответствующими данными.

В каждом библиографическом отделе, представленном буквенной аббревиатурой, для удобства пользователя были размещены примечания с указанием номеров отделов, данные по каждому отделу собраны в сводной таблице.

При выполнении данной работы:

• Выявлены проблемы, возникающие при работе заведующей отдела обслуживания детской библиотеки МБУ «Неюнгринская городская библиотека» при списании брошюр.
• Определен необходимый функционал программного решения выявленных проблем.
• Разработана информационная система по списанию книжных изданий (брошюр).

В настоящее время множество компаний предлагает программы по списанию книжных изданий. Данные программы написаны с помощью программных средств MS Access и 1С: Предприятие и не являются удобными именно для пользователей МБУ «Нерюнгринская городская библиотека».

Разработка и  внедрение информационной системы, созданной на базе табличного редактора MS Excel и платформы VBA, для списания книжных изданий в МБУ «Нерюнгринская городская библиотека» является оптимальным вариантом для пользователей данной ИС.

Удобство интерфейса и диалоговые возможности программной среды MS Excel заметно сокращают трудозатраты и повышают качество работы пользователей ИС. VBA - мощный современный язык визуального программирования, овладение которым поддерживается в MS Excel встроенным механизмом записи макросов и развитой системой помощи и контекстных подсказок. Богатый инструментарий, табличная форма данных, широкие возможности визуализации информации - все это делает MS Excel незаменимым помощником при создании ИС.

Разработанная ИС  поможет оперативно и быстро составлять документальные отчеты по списанию книжных изданий, значительно сокращая время работы по составлению статистических данных. 

Разработанная ИС успешно внедрена в отделе обслуживания Детской библиотеки МБУ «Нерюнгринская городская библиотека».

Использование данной ИС позволит более оперативно, доступно и структурировано обрабатывать и находить необходимые сведения о книжных изданиях, которые исключаются из библиотечного фонда.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Банк, В. Р. Информационные системы в экономике: учебник для вузов по спец. «Прикладная информатика (по областям)» / В.Р. Банк. - Москва: Экономистъ, 2009. - 477 с.

Вьейра, Р. Программирование / Р. Вьера. - Москва: Бином. Лаборатория знаний, 2004. - 808 с.

Коннолли, Т. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика / Т. Коннолли, К. Бегг, А. Страчан. - Москва: Издательский дом «Вильямс», 2001. - 1120 с.

Корнелл, П. Анализ данных в Excel. Просто как дважды два / П. Корнелл; пер. с англ. - Москва: Эксмо, 2006. - 224 с.

Курбатова, Е. Microsoft Office Excel 2007. Самоучитель / Е. Курбатова. - Москва: Вильямс, Диалектика, 2008. - 384 с.

Леонов, В. Функции Excel 2010 / В. Леонов. - Москва: Эксмо, 2010. - 560 с.

Мачула, В. Excel 2007 на практике / В. Мачула. - Москва: Феникс, 2009. -
160 с.

Митрофанова, С.В. Учет библиотечных фондов в новых социально-экономических условиях (к Инструкции об учете библиотечного фонда) // Библиотека и закон: Справ.Москва: Либерея, 1998.-Вып. 5.-С.266-277.

Нохрина, В.А. Особенности учета электронных ресурсов // Мир библиографии. 2008. № 2. С.12-17.

Опалева, Э.А., Самойленко В.П. Языки программирования и методы трансляции / Э.А. Опалева. - Санкт-Петербург.: БХВ-Петербург,  2005. - 480 с.

Орлов, С.А. Технологии разработки программного обеспечения: учеб. / С.А. Орлов. - Санкт-Петербург.: Питер, 2002. - 464 с.

Рубин, А. Самоучитель Access 2007. 100% результат уверенной работы / А. Рубин, И. Клеандрова, Р. Прокди. - Москва: Наука и техника, 2008. - 400 с.

Суслова, Н.М. Управленческий учет в библиотеке. Библиотечная статистика: современное состояние, проблемы: учебное пособие / Н.М. Суслова, Т.Л. Манилова. Москва: ИПО Профиздат, изд-во МГУКИ, 2000.-128 с.

Тихоненко, О.М. Модели массового обслуживания в информационных системах / О.М. Тихоненко. -  Санкт-Петербург: Бином, 2006. - 327 с.

Фаулер, М. Архитектура корпоративных программных приложений / М. Фаулер. - Москва: Издательский дом «Вильямс», 2004. - 544 с.

Васильченко Н.П. Формирование библиотечных фондов  [Электронный ресурс]: Государственная публичная научно-техническая библиотека России - Москва, 1997 - URL: http://www.gpntb.ru/win/ntb/ntb96/5/file2.html 

Подразделения библиотеки [Электронный ресурс]: Муниципальное бюджетное учреждение «Нерюнгринская городская библиотека» - Нерюнгри, 2013 - URL: http://nergb.ru/o-biblioteke/podrazdeleniya-biblioteki 

 

Код для цитирования: Скопировать