VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

Возникновение компьютеров во многом упростило накопление и обработку информации, появилось новое свойство информации – динамичность, то есть максимально быстрое изменение информации для решения различных, всегда меняющихся задач. При непрерывно растущих масштабах производства различного рода товаров, возникла проблема автоматизации оформления документации, то есть использование автоматических методов для выполнения различных функций по вводу, выводу, анализу и классификации различных данных содержащихся в документах.

Каждый современный человек рано или поздно сталкивается с необходимостью заполнения различных форм, например, при заполнении анкет, иммиграционных карт, заявок на кредит и др.

Существует множество различных автоматизированных программ, позволяющих автоматизировать ввод данных в документ для снижения времени на его заполнение, а также для правильности оформления. Для автоматизированного заполнения документов существуют специальные программы, например Valon.ru, «Умный менеджер» и др.

Программа Valon.Doc поможет автоматизировать процесс заполнения типовых документов при ведении вашей деятельности (договоров, счетов, платежных поручений, справок и т.д.). С помощью программы можно легко создать необходимую форму для заполнения именно вашего документа (рис. 1).

Рис. 1. Интерфейс программы

Программа работает с документами, созданными в редакторах Microsoft Word и OpenOffice, ведет архив заполненных форм, что позволит вернуться к уже созданному и заполняемому ранее документу.

Программа «Умный менеджер 2.0» может совершать автозаполнение документов. В состав данной программы входят следующие модули:

• Клиенты

• Продажи

• Товары и услуги

• Продажи

• Закупки

• Доставка

Гибким средством для автоматизированного заполнения документов являются макросы. Как правило, макросы создаются на языке VBA. Приведем пример использования макроса.

Задание: Вам необходимо автоматизировать формирование договоров в виде документов Word. Типичный договор выглядит так, как представлено на рисунке 2 (для простоты в этом задании вам нужно сформировать только начало договора). Изменяемые данные, которые должны подставляться программно, выделены серым цветом.

ДОГОВОР №5

Санкт-Петербург

28.09.2011

ООО «Наше дело», именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице Директора Иванова И.И., действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «Академия специальных курсов по информационным технологиям», именуемое в дальнейшем Исполнитель, в лице Директора Петрова П.П., действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

Рис. 2. Вид договора

ЗАДАНИЕ

1. Создайте в шаблоне Normal.dot пользовательскую форму с именем (Name) FormDialog и заголовком Данные договора, аналогичную представленной на рисунке 3.

Рис. 3. Вид формы

1. Создайте макрос, по которому должна открываться эта форма. Назначьте макросу имя.

2. Создайте и сохраните шаблон на Рабочем столе в папке «Шаблоны» с именем Dogovor.dot, в который будут подставляться необходимые данные, и добавьте в нужные места закладки.

3. Создайте для кнопки Сформировать договор на форме программный код, при помощи которого на основе шаблона и данных в форме формировался бы новый документ с текстом договора.

Порядок выполнения:

1. Создание пользовательской формы

1. Откройте окно редактора Visual Basic и сконструируйте форму, аналогичную представленной на рисунке 3.

2. Назначьте следующие имена (свойство Name) элементам управления на форме:

• txtNumber – текстовое поле для ввода номера договора;

• txtCity – текстовое поле для ввода города;

• txtDate – текстовое поле для ввода даты:

• txtOrg - текстовое поле для ввода наименования организации;

• txtPerson - текстовое поле для ввода представителя организации;

• txtTitle - текстовое поле для ввода для ввода его должности;

• txtLow - текстовое поле для ввода юридического основания;

• cmdDog – кнопка для формирования договора;

• cmdCancel – кнопка Отмена.

1. Создание макроса и кнопки для отображения формы:

1. Разместите в документе Word кнопку с именем «Показать форму».

2. Активируйте кнопку и впишите команду «показать форму».

1. Создание шаблона документа Word.

1. Создайте новый документ Word, аналогичный представленному на рисунке 4.

ДОГОВОР №

, именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице , действующего на основании , с одной стороны, и ООО «Академия специальных курсов по информационным технологиям», именуемое в дальнейшем Исполнитель, в лице Директора Петрова П.П., действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

Рис.4. Шаблон договора

1. Поместите в нужные места этого документа закладки. Пусть закладки называются так:

• bNumber – закладка для ввода номера договора;

• bCity – закладка для ввода города;

• bDate – закладка для ввода даты;

• bOrg – закладка для ввода наименования организации;

• bPerson – закладка для ввода представителя организации;

• bTitle – закладка для ввода его должности;

• bLaw – закладка для ввода юридического основания.

Сохраните документ как шаблон Microsoft Word с именем С:DogovorTemplate.dot

VI. Создание программного кода

Для события Click кнопки cmdDog используем следующий программный код:

Private Sub cmdDog_Click()

Dim oDoc As Document

Set oDoc=Application.Documents.Add(“С:DogovorTemplate.dot”)

oDoc.Bookmarks(“bNumber”).Range.Text=txtNumber.Value

oDoc.Bookmarks(“bCity”).Range.Text=txtCity.Value

oDoc.Bookmarks(“bDate”).Range.Text=txtDate.Value

oDoc.Bookmarks(“bOrg”).Range.Text=txtOrg.Value

oDoc.Bookmarks(“bPerson”).Range.Text=txtPerson.Value

oDoc.Bookmarks(“bTitle”).Range.Text=txtTitle.Value

oDoc.Bookmarks(“bLaw”).Range.Text=txtLaw.Value

FormDog.Hide

oDoc.Activate

End Sub

Таким образом, кропотливая и затрачивающая большое количество времени работа по ручному заполнению документов значительно упрощается при появлении специализированных программ и средств программирования. Работа с документами становится намного проще и легче, не только для обычных пользователей, но и для специалистов, которые часто сталкиваются с данной проблемой.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Михеев Р.Н. VBA и программирование в MS Office для пользователей. – Спб.: БХВ-Петербург, 20006. – 384 с.

Код для цитирования: Скопировать