V Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2013

Характерной чертой общества на современном этапе является его глубокая информатизация. Уровень информатизации определяется уровнем применяемых информационных технологий. Одним из основных направлений развития информационных технологий являются системы управления, которые применяются для автоматизации таких задач, как управление производством, учетом, сбытом, кадрами, финансами и информационными ресурсами.

Система управления электронным документооборотом (далее - СУЭД) служит основой для развертывания систем класса управления предприятием, систем управления продажами и других важных для современной организации информационных систем, поэтому от функционирования СУЭД всех информационных систем организации, а значит и работа всей организации [1].

Увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. В этих условиях возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

Целью настоящего исследования является обоснование целесообразности совершенствования управления организацией на основе внедрения электронного документооборота. Для достижения цели решен ряд задач, в том числе рассмотрены особенности электронного документооборота;

выявлены предпосылки формирования системы электронного документооборота в органах государственной власти; рассмотрено состояние систем электронного документооборота в органах государственной власти России и КБР; предложен проект формирования системы электронного документооборота Министерства промышленности, связи и информатизации КБР; дана оценка экономического эффекта от реализации проекта формирования системы электронного документооборота.

Объектом исследования выступает система электронного документооборота Министерства промышленности, связи и информатизации КБР. Предметом исследования является документирование управленческой деятельности организации. Методологическая основа обусловлена задачами исследования и опирается на системный анализ, основанный на изучении объектов как систем.

Информационной базой исследования являются нормативные акты Федерального и регионального уровней, публикации периодической печати . Обширную группу источников составили делопроизводственные документы Министерства промышленности, связи и информатизации и его структурных подразделений.

Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Электронный документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в электронно-цифровой форме [2].

Электронное правительство представляет собой использование информационно-коммуникационных технологий (далее-ИКТ) для преобразования правительства с целью сделать его более доступным для граждан, более эффективным и более подотчётным. В настоящее время завершен этап первоначального оснащения органов государственной власти современной вычислительной техникой и создания соответствующей информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры обеспечения их деятельности. Многие ведомства в настоящее время внедряют комплексные информационные системы управления и переводят ведомственный документооборот в электронный вид.

В процессе создания системы электронного документооборота существует ряд проблем. Так, существующая нормативно-правовая база не покрывает сложившегося многообразия отношений, возникающих в рамках создания и использования ИКТ в государственном управлении, и не соответствует международной практике. Действующие нормативные правовые акты не согласованы между собой и регламентируют только отдельные аспекты информационного обмена между органами государственной власти, гражданами и хозяйствующими субъектами.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. Нами проведен сравнительный анализ автоматизированных систем управления, имеющих распространение в России. Все представленные системы обладают необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы «Евфрат-Документооборот», «CompanyMedia», «Дело» и «Босс-референт» [3,4,5].

Кризис негативно повлиял на динамику внедрения систем электронного документооборота. По оценкам экспертов, рост рынка систем электронного документооборота ожидается в 1 полугодии 2013г., отмечается тенденция увеличения количества внедрений систем электронного документооборота в регионах, что говорит о заинтересованности в переходе на электронный документооборот всё большего количества как региональных компаний, так и учреждений госсектора в целом.

Согласно рейтингу субъектов РФ, составленному Центром прикладной экономики, по уровню внедрения электронного правительства Кабардино-Балкария занимает 2 место. В скором времени Правительство Кабардино-Балкарии перейдет на электронный документооборот: все компьютеры чиновников объединят в сеть, еще больше госуслуг будет предоставляться жителям республики через интернет. Все это входит в план мероприятий по реализации в КБР «Стратегии развития информационного общества в России и создания Электронного правительства». Одним из главных задач проекта является предоставление жителям республики широкого спектра государственных услуг [6].

Министерство промышленности, связи и информатизации КБР является объектом автоматизации. Целесообразность разработки системы электронного документооборота объясняется тем, что в процессе реализации Стратегии развития промышленности КБР предполагается широкомасштабный обмен документами между Министерством и предприятиями сферы промышленности КБР, а также внутри министерства между отделами.

Для автоматизации процессов электронного документооборота следует применить разработанную компанией «Диджитал Дизайн» в рамках ФЦП «Электронная Россия» систему электронного документооборота – СЭДО.

С помощью СЭДО в Министерстве могут быть автоматизированы следующие основные процессы документооборота: регистрация корреспонденции и сканирование входящей корреспонденции; наложение резолюций и доведение документов и поручений до конечных исполнителей; подготовка проектов документов; контроль исполнения документов и поручений.

Эффективность использования системы электронного документооборота достаточно высока и очевидна именно потому, что системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников. Расчет эффективности основан на существенном уменьшении времени обработки документов.

СЭДО может экономить больше половины рабочего времени сотрудников офисов, работающих с документами – договорами, счетами, накладными, письмами, ордерами и т.п. Кроме этого, время, проводимое сотрудниками вне офиса, СЭДО позволяет «конвертировать» в рабочее время за счет возможности удаленной работы с документами, как через web-браузер, так и по электронной почте.

Учитывая простоту обслуживания системы, низкую стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO) и невысокую стоимость приобретения лицензий на использование системы, ожидаемый возврат инвестиций (Return On Investment, ROI) в приобретение системы возможен максимально быстро. Обычно система окупается уже через 2-3 месяца ее эксплуатации, а при использовании на большом количестве рабочих мест начинает существенно экономить расходы предприятия.

Реализация проекта позволит устранить выявленные недостатки и оптимизировать их следствия, выражающиеся в нерациональном использовании ресурсов и повышенной трудоёмкости процесса .Полученные в результате расчета экономического эффекта показатели позволяют сделать вывод о целесообразности реализации проекта.

Литература

1. Филенко, Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / [Текст]: Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. – 2006. – № 3 – С. 64–65.

2. Доронина, Л.А. Новые информацонные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) /[Текст]: Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. – 2009. – №2. – С. 39–43.

3. http://www.evfrat.ru

4. http://www.boss-referent.ru

5. http://www.businessdoc.ru

6. Калинин А. Реформирование структуры государственного управления: причины и технологии [Текст]: А.Т.Калинин // Общество и экономика, 2010, №7.

Код для цитирования: Скопировать