V Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2013

Ввиду широкого распространения сбалансированной системы показателей и растущего интереса к этому инструменту малые и средние компании всё чаще используют этот инструмент, однако они нередко сталкиваются с трудностями при выборе программного обеспечения (ПО) для использования сбалансированной системы показателей (ССП). Cогласно российским стандартам малыми считаются предприятия, в деятельности которых занято до 50 человек, а средними - до 500 человек.

Исходя из результатов анализа 32 исследованных автором продуктов можно сделать следующие выводы: почти половина (14 продуктов) рассчитаны на малые и средние компании. Из них более половины (8 продуктов) являются веб-приложениями, что позволяет получить немедленный доступ к системе в любом месте и в любое время. Компании-разработчики стараются отвечать таким требованиям как скорость доступа к данным или возможность использовать их с любой платформы, при этом у двух продуктов существует собственный клиент для мобильных телефонов, что свидетельствует о желании пользователей отслеживать динамику изменений в реальном времени с подручных устройств. 8 приложений имеют пробный период использования длительностью от 30 до 180 дней, некоторые приложения являются бесплатными, предоставляя при этом ограниченный функционал. Цена «коробочных» продуктов в среднем составляет 100-150 долларов за лицензию для одного пользователя.

Концепции, определяющей выбор того или иного программного продукта для организации, не существует. Есть несколько вариантов выбора ПО для ССП. Аналитики предпочитают ориентироваться на имеющееся техническое оснащение компании и предлагать наиболее совместимые решения. За счёт этого некоторые поставщики делают своим конкурентным преимуществом совместимость с большинством современных систем вместо того, чтобы фокусироваться на таких предназначениях программных продуктов как упрощение взаимодействия со сбалансированной системой, обеспечение понимания факторов, влияющих на бизнес-решение, или активизация необходимости следования стратегии.

На основе опубликованной методологии доктора Роберта С. Каплана и Дэвида П. Нортона, создателей сбалансированной системы показателей (BSC) и опыта организации, которую они совместно основали, Palladium Group Inc (ранее Balanced Scorecard Collaborative), были разработаны определённые функциональные стандарты [5], необходимые для сертификации программного обеспечения.

Одной из значимых функций является наличие инструментов стратегического планирования. Программным приложениям следует рассматривать использование формальных систем анализа (например SWOT, Pestel, анализ конкурентных сил, цепочки создания стоимости, сегментацию клиентов) для определения и документации стратегических проблем и возможностей, которые могут в дальнейшем определить стратегические риски и цели.

В дополнение к этому многие компании выявляют пробелы на этапе разработки стратегии и в дальнейшем заполнение этих пробелов может быть включено в стратегические цели.

Программному обеспечению следует иметь возможность отслеживать стратегические изменения повестки дня, миссии и видения организации. Это может способствовать правильному процессу разработки стратегии. Palladium рекомендует поставщикам программного обеспечения рассмотреть вопрос о включении возможности документирования и отслеживания этих компонентов в процессе разработки стратегии.

Важное значение разработчиками уделяется логике программных продуктов. Перспективы являются компонентами, на которые декомпозируется стратегия. Как правило, есть четыре перспективы: финансы, клиенты, бизнес-процессы, обучение и рост. Ввиду конкретной стратегической необходимости некоторые перспективы могут быть добавлены или изменены. Перспективы являются одним из основных элементов стратегии и представляют собой точку зрения или заинтересованную сторону. Сертифицированные приложения должны включать, по меньшей мере, четыре основные перспективы и иметь возможность их переименования по выбору пользователя.

Перевод стратегии в конкретные стратегические цели (с использованием стратегических карт или других средств для представления целей или задач, которые описывают стратегию организации) является основой методологии сбалансированной системы показателей. Целью является стратегическое намерение или задача. При помощи целей стратегия вводится в действие. Сертифицированные приложения должны определять цели правильно и точно и объединять их как минимум с одной перспективой.

Цели связаны друг с другом посредством причинно-следственных связей. В сертифицированных приложениях должно присутствовать графическое отображение этих связей на стратегической карте. Связи должны быть изменяемы или иметь возможность редактирования при необходимости.

Мера является показателем производительности, которая отражает прогресс по отношению к заданной цели. Мера должна быть количественной. Приложение должно содержать ряд мер, связанных с целью и отображаемых графически при помощи диаграмм или графиков. Меры должны вводиться через текстовые поля для того, чтобы организация могла сама определить их список.

Стратегические инициативы являются базовыми элементами, управляющими стратегическими изменениями. Ими могут быть, например, реклама, обучение, реинжиниринг и др. Стратегические инициативы должны быть связаны с достижением одной или нескольких стратегических целей и содержать поля для указания финансовых расходов. Сертифицированные приложения должны быть с состоянии отображать связи инициатив с целями и позволять связывать инициативы с более, чем одной целью. Сами инициативы внутри приложения должны быть определены правильно и точно.

Приложение должно иметь возможность назначать ответственные лица и хозяев процессов для всех стратегических элементов.

Существуют рекомендации со стороны Palladium Group Inc для поставщиков программного обеспечения в которых рассматривается возможность ввода и управления стратегическими показателями риска.

В программном обеспечении при каскадировании стратегические карты и система показателей должны быть иерархически расположены на вершине подчинённых областей организации. Программные приложения должны быть в состоянии связать корпоративные стратегические элементы как с бизнесом и вспомогательными подразделениями, так и с внешними системами показателей (например, клиентов и поставщиков) на всех уровнях иерархии. Должна быть доступна возможность устанавливать связи между родительскими, дочерними и внучатыми элементами.

Руководителю требуется возможность мониторинга и управления каскадированной стратегией подразделения, а так же установки и отслеживания связи этой стратегии с общей стратегией предприятия. Для упрощения этого процесса Palladium Group Inc настоятельно рекомендует поставщикам наглядно показывать пользователям как соединяются системы показателей на всех уровнях. Также следует включить возможность свёртывания и развёртывания систем показателей от подразделений к высшему звену.

Информация о стратегических изменениях регулярно передаётся по всей организации. Одной из важнейших причин внедрения сбалансированной системы показателей является упрощение коммуникации о стратегии. Сертифицированые приложения должны предоставлять пользователям возможность документировать и передавать данные, связанные с системой показателей и ключевыми стратегическими элементами. Для большего упрощения коммуникации внутри системы приложение должно поддерживать различные уровни пользовательского доступа. Эти уровни будут позволять одним пользователям просматривать отчёты и редактировать специфические функции, а другим – использовать более сложные конфигурации и оперировать большим количеством отчётных данных.

Palladium рекомендует поставщикам программного обеспечения включить возможность каскадирования системы показателей до индивидуального уровня каждого работника.

Финансовые, операциооные, ИТ планы и прогнозы, полученные с использованием ключевых факторов бизнеса, должны отражать причинно-следственные связи между оперативной деятельностью и финансовыми результатами.

Palladium Group Inc рекомендует ввести возможность детализации от стратегии к деятельности через основные взаимосвязи процесса. Например, наличие ссылок на стратегической карте или в системе показателей, ведущих к ключевым процессам с указанием названий этих процессов и их окружения (мер для их поддержки).

Планы по снижению рисков были созданы для выделения стратегических и оперативных факторов риска. Стратегические производственные показатели снижения риска должны быть связаны со сбалансированной системой через меры и цели.

Операционные панели показателей, полученных за счёт скючевых процессов, являются ключом к эффективному оперативному управлению и предоставляют ценную информацию для руководителей. Важно связывать операционные панели с общим направлением организации и стратегией. Palladium Group Inc рекомендует поставщикам включить возможность строить и отображать операционные панели для ключевых процессов управления бизнесом.

Базовый уровень отчётности включает в себя отчёты о производительности для каждого стратегического элемента. Сертифицированная программа должна позволять организациям настраивать отчётные периоды и иметь доступ к данным разных временных периодов. Также сертифицированные приложения должны иметь возможность отображения текущих данных производительности для каждого представленного стратегического элемента.

Конечное решение о том, находится ли стратегический элемент на пути к обозначенному уровню производительности принимается менеджером, который может провести субъективный анализ данных. Этот анализ должен быть подкреплён качественной оценкой внешних или внутренних переменных, лежащих в основе анализа. Сертифицированные приложения должны позволять настройку субъективных оценок эффективности (например, по цветам: красные, жёлтые, зелёные метки), а также добавление описания качественных оценок производительности для всех стратегических элементов, представленных в приложении.

Каждый элемент системы показателей должен иметь визуальный индикатор статуса производительности (цветовой или символьный). Сертифицированные приложения должны графически отображать производительности по целям в простом и понятном формате и позволять вносить модификации с учетом индивидуальных потребностей конечных пользователей.

Одним из наиболее важных процессов в рамках сбалансированной системы показателей является стратегический анализ эффективностей показателей в организации. Важными являются регулярные собрания ответственных за показатели лиц для проверки их эффективности или изменения. Сертифицированные программные приложения должны предоставлять данные сбалансированной системы показателей для демонстрации на подобных собраниях чтобы облегчить общение относительно стратегии онлайн либо позволять экспортировать данные для дальнейшего составления отчётов. Обычно отчётность начинается с демонстрации стратегической карты с возможностью детализации на отдельные стратегические элементы. В отчёт должны быть включены данные о производительности, качественный анализ и индикаторы состояния.

Сертифицированным программным приложениям необходима возможность отслеживать изменения, внесённые в стратегию от одного отчётного периода к другому. Они должны позволять организациям легко пересматривать стратегические элементы как со стороны их дизайна, так и со стороны процесса отчётности.

Программным приложениям с возможностью моделирования рисков следует рассмотреть вопрос о связи полученных результатов с процессом обновления и пересмотра стратегических элементов.

Такие вендоры как SAP, Cognos, Oracle, CorVu, SAS и др. Были сертифицированы согласно программе, разработанной в 2000 году, более десяти лет назад. Однако ввиду того, что критерии сертификации более не удовлетворяют ожиданиям пользователей, была запущена новая программа сертификации, которую уже прошли SAP, Corporater и Executive Strategy Manager. Остальные вендоры находятся в процессе получения сертификатов. Palladium Execution Premium Community™ разработали более сложные критерии для программных продуктов, таким образом остальные производители программного обеспечения будут озвучены компанией позднее.

Стоит отметить, что для малого бизнеса учитывание всех требований сертификации является избыточным, в том числе маркетинговое исследование, проведённое автором, показало, что из 14 приложений, рассчитанных на малые и средние предприятия, сертификацию прошло только одно.

Есть также несколько дополнительных факторов, которые стоит учесть при выборе приложения:

Первым фактором является простота использования. Программный продукт выступает в качестве фактора, способствующего стратегической коммуникации в масштабе всего предприятия. Он способствует более быстрому принятию решений и увеличению производительности благодаря наличию своевременной и точной информации о стратегических успехах. Для эффективного использования инструмента автоматизации сбалансированной системы этот инструмент должен быть абсолютно понятен. Так, если при работе с приложением постоянно требуется помощь поддержки для разъяснений как и зачем проводить те или иные операции, то приложение не отвечает поставленной задаче. Любой работник компании должен иметь возможность легко использовать программное обеспечение. Решающим фактором является бизнес-пользователь, который при получении актуальной информации должен иметь возможность скорректировать ранее внесённые в программу стратегию, меры и цели, и отразить в ней сам факт изменения. Если корректировкой данных должна заниматься поддержка ПО или ИТ-департамент, то программное решение теряет в скорости и простоте.

Вторым фактором является соотношение цены приложения и цены внедрения. Этот вопрос волнует всех потребителей крупных программных решений: настройка модели, интеграция данных, регистрация пользователей и др. Стоимость внедрения может оказаться в несколько раз выше стоимости самого программного продукта. При покупке поставщик будет стараться убедить клиента, что внедрить его продукт не сложнее, чем заменить лампочку, однако, как показывает опыт, фактическая реализация требует дополнительных временных или денежных затрат.

Третьим фактором является наличие реальных отзывов клиентов о продукте. Поставщики программного обеспечения чаще всего предоставляют списки организаций, с которыми они работали недавно. Однако общение с такими клиентами не позволит верно охарактеризовать компанию-поставщика ввиду того, что едва внедрив решение компания-клиент вряд ли сразу же начнёт сомневаться в своём выборе, особенно если на выбор решения были потрачены время и деньги [6].

Опрос от 2009 года [7] выявил, что около трети компаний, внедривших подход сбалансированной системы, обращаются к пакету Microsoft Office и, в частности, продукту Microsoft Excel. С него достаточно просто начать, но его нельзя назвать хорошим выбором, если компания предполагает дальнейшее увеличение в размерах или или хочет сэкономить время на обновление системы показателей в будущем.

Список литературы:

1. Каплан Роберт С., Нортон Дейвид П.Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию / Пер. с англ. — М.: ЗАО «Олимп—Бизнес», 2003, 304 с.: ил.ISBN 5-901028-55-4

2. Р.Каплан, Д.Нортон. Стратегические карты. Трансформация нематериальных активов в материальные результаты / Пер. с англ. – М.: ЗАО «Олимп - Бизнес», 2005. – 512 с. ISBN 978-5-9693-0101-6

3. Гершун А.М., Нефедьева Ю.С. Разработка сбалансированной системы показателей. Практическое руководство с примерами / «ЗАО Олимп-Бизнес» 2005. – 128 с. ISBN 978-5-7262-1 280-7

4. Руководство - Разработка сбалансированной системы показателей. Методика / ГК "Современные технологии управления". 2007. - 54 с.

5. Requirements for Palladium Kaplan-Norton Balanced Scorecard Certified Software Applications. Palladium Group Inc. 2011

6. Paul Niven. «Putting the «soft» in Balanced scorecard software selection». http://www.epmreview.com/Resources/Articles/Putting-the-Soft-in-Balanced-Scorecard-Software-Selection.html

7. 2GC Limited (2009), "2GC Balanced Scorecard Usage Survey 2009"

Код для цитирования: Скопировать