X Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2018

Любая деятельность компании отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, т. е. оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, и программно-технического характера, выполняемых организацией[1].

Для оптимизации документооборота в бухгалтерии можно предложить следующее:

1) Правила движения документов от их создания до хранения нужно закреплять в графике документооборота, где важно прописать минимальные сроки, в которые сотрудники должны сдавать документы в бухгалтерию. Это позволит получать первичную документацию вовремя.

2) Убрать дублирующие бланки, и применять собственные формы первичных документов, кроме бланков, которые требуется применять в силу нормативных актов, например, платежные ведомости по зарплате (формы Т-49 и Т-53), приходные и расходные кассовые ордера (формы КО-1 и КО-2).

Эти правила дают возможность заметно сократить объем документов, который приходилось заполнять раньше (до 1 января 2013 года), когда обязательными были унифицированные бланки. Так, организации могут разработать свои формы, которые объединяют в себе информацию из нескольких типовых[3].

3) Нужно проводить ревизию по устаревшим документам. У всех организаций в процессе работы копятся бумаги – первичные документы,регистры учета, отчетность.Их необходимо хранить определенное время и в специальных местах.

Если в организации имеются обособленные подразделения, то хранить документы можно не в головном офисе, а в таком подразделении. Ведь требования о том, что бумаги обязательно надо хранить исключительно по адресу головного подразделения, законодательство не содержит. Конкретное место хранения документов утверждает руководитель организации.

Когда у документа истекает срок, его можно уничтожить. Но чтобы выявить такие бумаги и избавиться от них, необходимо провести ревизию.

Если объем документов большой, тогда стоит прописать алгоритм проверки в специальном положении[2].

Самая важная и сложная задача в ревизии – это определить максимальный из всех возможных срок хранения каждого документа, чтобы без последствий для организации уничтожить устаревшие бумаги. Ведь иногда предусмотренные в разных законах и нормативных актах периоды отличаются.

4) Можно сблизить бухгалтерский учет с налоговым учетом по амортизации, расходам на материалы, отпускам, сомнительной дебиторской задолженности и процентам по кредитам. Выбранные правила должны быть прописаны в учетной политике организации для целей бухучета и налогообложения.

Так, если способы отражения объектов в бухгалтерском учете и налогообложении совпадают, то организации могут формировать данные налогового учета на основе бухгалтерских регистров (абз. 3 ст. 313 НК РФ)[2].

5) Желательно перейти на электронный документооборот. Такой способ документооборота особенно актуален для организаций, деятельность которых предполагает активный и масштабный обмен документами с контрагентами. Ведь отказ от бумажных документов сокращает время, необходимое для отражения первичной информации в учете.

Кроме того, электронные документы не требуется распечатывать и хранить в бумажном виде. С этим согласны и представители ФНС России (письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984, от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/489).

Все отправляемые и получаемые через Интернет документы надо хранить в электронном формате в хронологическом порядке. Такой архив следует организовать так, чтобы при необходимости, например, по запросу налоговой инспекции, можно было оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде.

Если организация внедрит электронный документооборот, то нужно будет разработать правила создания, получения и хранения такой первичной документации и прописать их в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008)[2].

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1) Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ [Электронный ресурс]: (в ред. 18.07.2017) // СПС «Консультант Плюс».

2) Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99) [Электронный ресурс]: утверждено приказом Минфина РФ от 06 июля 1999 г. № 43н (в ред. от 08.11.2010 № 142н) // СПС «Консультант Плюс».

5) Смирнова Е. С. Как упростить документооборот в бухгалтерии [Текст] / Е.С. Смирнова // Современный бухгалтерский учет.-2016.-№7.-87-93С.

Код для цитирования: Скопировать