X Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2018

В настоящее время в России происходят значительные изменения в области автоматизации делопроизводства и документооборота. Эксперты отмечают активную заинтересованность отечественных организаций в использовании преимуществ, которые дает электронный документооборот.

Электронный документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, причем информация представлена в электронном виде. Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив[3].

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.1).

Рис.1. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях.

Как видно из диаграммы наибольшим спросом пользуется ЭОС(электронные офисные системы)-30%, Directrum(одноименного разработчика) -25%, DocVision(система автоматизации документооборота)-15% [2].

По данным TAdviser в 2016 г. наиболее активно проекты СЭД реализовывались в государственном секторе и социальных структурах. Порядка 19% из почти 4 тыс. внедрений данного класса систем относятся именно к госструктурам. Высокий спрос на СЭД также зафиксирован в финансовой отрасли, строительстве, торговле, машиностроении и энергетике[1].

Согласно данным TAdviser лидером по внедрениям СЭД в госсекторе является компания «КС-Консалтинг», партнер компании «Электронные офисные системы» (разработчик СЭД «Дело»). Далее следует сама компания ЭОС, Digital Design (партнер-интегратор Docsvision), ЭЛАР и «Офис-Док» (см. рис.2).

Рис. 2. Доли компаний по количеству СЭД-проектов в госсекторе

На сегодняшний день в развитых странах все больше распространяются технологии так называемых облачных вычислений. В принципе «облачные технологии» известны и применяются уже достаточно давно, хотя раньше их так не называли. Примером того могут служить сервисы почтовых служб mail.ru, gmail, hotmail [5].

Российский рынок облачных сервисов - один из немногих секторов ИТ-рынка, который даже в условиях кризиса продолжает переживать бурный рост. По данным международной исследовательской компании IDC, по итогам 2016 года его объемы увеличились более чем на 50%, приблизившись к отметке в полмиллиарда долларов. И в ближайшие годы рынок облачных услуг будет продолжать рост минимум в 30% в год.

Облака — это путь создания ИС, где покупатель употребляет ИТ-ресурс в виде интернет-услуг от внешних поставщиков. Современные облачные технологии способны существенно сократить расходы на формирование и оптимизации ИТ-инфраструктуры. Сегодня многие компании переносят свои корпоративные системы и бизнес-приложения в облако, так как облака дают возможность сэкономить средства на закупке железа и его поддержке, а также помогают корректировать количество применяемых ресурсов в режиме настоящего времени, оплачивая лишь действительно потребляемые мощности. Помимо этого, такой аспект дает возможность облегчить бизнес-процессы внутри фирмы, так как большая часть проблем, относящихся ИТ, отдаются на привлечение внешнему провайдеру[4].

«Облачный документооборот» - это современная технология документооборота, в которой необходимое программное обеспечение для работы с документами предоставляется пользователю как интернет-сервис.

Одна из ведущих отечественных СЭД/ECM систем - стала доступна пользователям в виде облачного SaaS-сервиса. Модель SaaS (Software as a Service) – программное обеспечение как сервис. Данный подход позволяет не покупать программный продукт, а временно использовать его при возникновении потребности, оплачивая фактическое время использования ресурса.

Применение СЭД в формате SaaS имеет ряд преимуществ:

снижение затрат на приобретение, установку и поддержание ПО;

возможность подключения неограниченного количества пользователей с любой точки мира;

компании, имеющие филиалы, дочерние компании, имеется возможность стандартизировать документооборот за счет использования единой версии программного обеспечения всеми структурами компании;

возможность автоматизации проведения совещаний, работы с договорами, оперативно-розыскной деятельности (электронные приказы и распоряжения), обеспечение контроля исполнения и отчетности, маршрутизации почтовой отправки задач и заданий.

Таким образом, для многих организаций СЭД по модели SaaS становятся единственной возможностью разумного управления ресурсами и затратами.

SaaS становятся единственной возможностью разумного управления ресурсами и затратами.

В 2016 г. компанией «Новые облачные технологии» и аналитическим центром TAdviser было проведено исследование «Облачные сервисы в органах власти». По данным исследования наиболее распространенными видами облачного программного обеспечения среди опрошенных органов власти являются системы электронного документооборота и сервисы хранения данных (около 80%) (см. рис.3).

Рис. 3. Виды программного обеспечения, используемого по облачной модели[1].

Использование облачного ПО российскими министерствами и ведомствами прежде всего зависит от внешнеполитической и экономической ситуации в России. На фоне внедрения технологии электронного правительства органам власти необходимо оптимизировать затраты, в том числе на ИТ-сервисы.

Таким образом, заметен определенный прогресс на рынке облачных СЭД в государственном секторе. В свою очередь, одним из популярных СЭД на российском рынке является ЭОС, и облачное решение SaaS. С учетом того, что в России государство является крупнейшим заказчиком ИТ-решений, компании, которые займут эту нишу, могут быть очень успешными. Так, например, Amazon имеет выделенные государственные облака с особым уровнем сервиса, ценообразования и специализированными решениями именно для государственных нужд. Российский госсектор в полной мере готовится к переходу на облачные технологии. Но при этом дальнейшее развитие и продвижение облачных технологий сдерживается многими факторами.

Список литературы:

Tadviser-портал выбора технологий и поставщиков. "Облака" в госсекторе: исследование TAdviser и "Новые облачные технологии". - Режим доступа. - URL: http://www.tadviser.ru/index.php (дата обращения 17.12.2017).
КСК-групп. Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов. - Режим доступа. - URL: https://www.kp.ru/guide/ielektronnyi-dokumentooborot-na-predprijatii.html(дата обращения 15.10.2017).

Кузнецов С.Л. Организация электронного документооброта. - Режим доступа. - URL: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?293 (дата обращения 14.12.2017).

Омарова Э.Ш., Залкеприева А.А. Облачные услуги. - Режим доступа. - URL: https://www.scienceforum.ru/2016/1802/26061(дата обращения 14.12.2017).

Петрухина Е.Н., Зубренкова О.А. «Облачные технологии 1с» – направление работы для учебного процесса института.- Режим доступа. - URL: http://cyberleninka.ru/article/n/oblachnye-tehnologii-1s-napravlenie-raboty-dlya-uchebnogo-protsessa-instituta#ixzz4ckMj2x8s (дата обращения 14.12.2017).

Сударкина Е.С. Облачные технологии в госсекторе: преимущество и проблемы внедрение. - Режим доступа. - URL: https://cyberleninka.ru/article/n/oblachnye-tehnologii-v-gossektore-preimuschestva-i-problemy-vnedreniya (дата обращения 15.12.2017).

Код для цитирования: Скопировать