IX Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2017

Современные методы управления бизнес-процессами предприятия малого бизнеса, в том числе малых инновационных предприятий (МИП), предприятий электронной коммерции, во многом определяют успешность и конкурентосопособность бизнеса [4].

Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного инновационного продукта или услуги для потребителей [2].

Существуют три основных вида бизнес-процессов:

Управляющие – бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы. Примерами управляющего процесса могут служить стратегический менеджмент и корпоративное управление.

Операционные – бизнес-процессы, которые составляют основу деятельности компании и в итоге формируют основной поток доходов. Примерами операционных бизнес-процессов являются снабжение, производство, маркетинг и продажи.

Поддерживающие – это бизнес-процессы, обслуживающие основной бизнес. Например, бухгалтерский учет, подбор и обучение персонала, техническая поддержка, АХО.

Бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Они должны быть построены таким образом, чтобы создавать стоимость и ценность для потребителей и исключать любые необязательные или вовсе лишние действия. На выходе правильно построенных бизнес-процессов увеличиваются ценность для потребителя и рентабельность (меньшая себестоимость производства товара или услуги) [4].

Преобразование бизнес-процессов сводится к двум основным этапам:

– формирование оптимального (идеального) вида бизнес-процесса (в первую очередь основного);

– поиск наилучшего (по средствам, времени, ресурсам и т.п.) способа перевода существующего бизнес-процесса в оптимальный.

Управление бизнес-процессами – Business Process Management (BPM) концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям, и полагающаяся на такие принципы, как:

– понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт моделирования бизнес-процессов с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа бизнес-процессов,

– возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем.

Основной задачей управления бизнес-процессами является адекватное и быстрое перестроение взаимосвязанных процессов в зависимости от изменяющихся параметров внешней и внутренней среды, будь то поставки, расчеты с контрагентами или расширение рынка.

Деятельность МИПа, предприятия электронной коммерции базируется на сложной системе взаимосвязей проектов и процессов. Тот или иной проект, реализуемый на предприятии, встраивается в структуру имеющихся бизнес-процессов и использует их для достижения конечных целей. В связи с этим важное управляющее значение приобретает упорядочивание и оптимизация существующих бизнес-процессов с учетом требований реализуемых проектов и влияний внешней и внутренней среды.

Выделим возможные цели и задачи, стоящие перед менеджментом на каждой стадии развития [2]:

Этап 1: Становление предприятия и освоение рынка (количество сотрудников – 15-40 человек; до трех уровней менеджмента).

Основные задачи при организации управления:

– разработка четко сформулированной стратегии развития предприятия с указанием конкретных целей и мотивов развития;

– определение обязанностей и области ответственности как отдельных работников, так и отделов и рабочих групп;

– формирование алгоритма обучения и передачи навыков, знаний и умений новым сотрудникам на различных уровнях сложности выполняемой работы;

– анализ ситуации участия в дальнейшем развитии предприятия новых специалистов со стороны, которые обладают специфическими знаниями.

Основной целью на данном этапе развития предприятия является создание упорядоченной и формализованной системы управления, которая должна быть прозрачна, понятна, и закреплена в нормативных документах.

Таким образом, четкое описание основных бизнес-процессов и стратегии предприятия позволяет сфокусировать внимание руководства на результатах деятельности организации.

Рассматривая бизнес-процесс как совокупность действий для решения поставленной задачи, а деятельность предприятия как совокупность бизнес-процессов, можно будет повысить эффективность управления компанией, учитывая при этом цели, которые ставит перед собой руководство предприятия.

Этап 2: Рост компании (количество сотрудников более 50 человек, выделение функциональных подразделений).

На предприятиях, где работает более 50 человек, обычно сформировывается функционально-иерархическая система управления. Соответственно при росте компании эффективность управления снижается, что обусловлено спецификой принятия решений, которая для выработки наиболее лучших вариантов требует участия всех руководителей подразделений и в итоге даже для решения задач средней важности предполагает вовлечение высшего руководства.

Основные задачи при организации управления:

– организация делегирования полномочий руководителя;

– сохранение пропорций между ростом численности персонала и ростом выручки;

– поиск резервов снижения себестоимости из-за повышения конкуренции;

– координация действий функциональных подразделений на среднем уровне менеджмента.

Зачастую решение данных задач зависит от того насколько быстро предприятие сможет преобразовать существующую функциональную систему в систему управления, базирующуюся на процессном подходе.

Тем более данный подход актуален в периоды внешней нестабильности, когда одним из важных и определяющих критериев системы управления становится скорость принятий решений.

Особенностью процессного подхода является то, что он учитывает результаты деятельности предприятия и эта информации используется в управлении бизнес-процессами, то есть основной акцент направлен на достижение наибольшей эффективности работы организации.

На основании того, что около 80-85% операций бизнес-процессов являются типично повторяющимися, для них составляется подробный регламент действий. Таким образом, в процесс основной деятельности может быть настроен максимально эффективно, при этом руководитель включается в процесс только при возникновении каких-либо нестандартных ситуаций или проблем.

Этап 3:Развитие сетевой структуры, открытие новых представительств, филиалов.

Для современного этапа становится характерным обеспечение благоприятных условий для развития малого предпринимательства на основе повышения качества и эффективности мер государственной поддержки на федеральном уровне.

Основные задачи при организации управления:

– разработка формализованной технологии открытия новых подразделений;

– организация контроля всех аспектов деятельности филиалов.

Основной акцент в решении этих задач состоит в том, что для построения сетевой структуры необходим переход к процессному управлению (если это не было сделано до этого), поскольку функционально-иерархический принцип не сможет организовать деятельность наиболее эффективным и наименее затратным способом.

Наиболее рациональное решение состоит в переносе уже формализованных бизнес-процессов, регламентация которых была произведена на втором этапе. Это позволит решить большую часть организационных вопросов, а также эффективно организовать управление подразделениями благодаря высокой степени самостоятельности при принятии типовых решений по адаптации к существующей внешней среде.

При этом зачастую в комплексе используются три инструмента:

– модель управления подразделениями, основанная на процессном подходе и определяющая меру самостоятельности филиалов;

– адаптивная и отвечающая требованиям внешней среды оптимальная структура;

– разработанные в центре нормативные документы и инструкции, регулирующие работу подразделений сети.

Таким образом, необходимо решить, как обеспечить высокий уровень стандартизации отдельных процессов и при этом оставить возможность филиалам гибко реагировать на различные изменения.

Для получения перечня процессов, подлежащих стандартизации можно использовать следующую схему (рис. 1).

Рисунок 1 - Подбор бизнес-процессов подлежащих стандартизации

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод о том, что для построения эффективной структуры сетевого предприятия требуется формирование процессной системы управления, которая подразумевает четкое определение полномочий и ответственности между центром и подразделениями.

Также следует отметить, что использование процессного подхода при построении системы управления предприятия электронной коммерции, может использоваться на любой стадии развития компании и принесет ощутимые положительные результаты.

Тем не менее, важным остается вопрос о правильном описании бизнес-процессов. Выделим, в каком порядке целесообразно формализовать тот или иной процесс на предприятии.

Первым шагом является определение причины необходимости описания и оптимизации бизнес-процесса. Можно выделить следующие [3]:

– рост затрат, который непропорционален росту бизнеса;

– проблемы, связанные с производством и обслуживанием – несоблюдение сроков, брак, некорректное общение с клиентами и т.п.;

– отставание от конкурентов в качестве, а также выводе на рынок новой продукции;

– необходимость повышения прозрачности и управляемости бизнеса;

– необходимость нововведений для дальнейшего развития бизнеса.

Следующий этап – определение того на сколько и что необходимо улучшить, какие показатели для этого используются, когда будет ясно, что цель улучшений достигнута.

После описания и определения показателей возникает необходимость оптимизации бизнес-процессов, что зачастую требует уже серьезных изменений, это уже подразумевает разработку программы по переходу на новые процессы. Такая программа может включать в себя обучение персонала, изменение информационной системы предприятия, модернизация инструментов, оснастки, инфраструктуры и т.п.

Также для описания бизнес-процессов рекомендуется использовать один из трех вариантов:

1) акцент направлен на описание системы, объектов и уровней управления, установление взаимосвязей между процессами на предприятии;

2) акцент направлен на описание порядка действий, начальных и выходных событий, а также определение основных участников процесса, материальных, финансовых и документальных потоков;

3) выполнение обоих вариантов, при этом сначала выполняется первый, затем второй.

Для того, чтобы рационально использовать ресурсы для построения процессного управления на предприятии рекомендуется учесть следующие моменты:

– выделить основные критерии бизнес-процессов: цели процесса, максимальный и минимальный результат, показатели, участники и т.п.;

– разработка действий (алгоритма) по достижению поставленных целей предприятия, определить в данном алгоритме роль бизнес-процессов;

– подбор для выбранных действий необходимых инструментов и методов.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что использование процессного подхода целесообразно и актуально на всех стадиях развития предприятия малого бизнеса, начиная от малых организаций и заканчивая сетевыми структурами. При этом, как построение новых бизнес-процессов, так и оптимизация существующих требует ряда специальных подходов, а также качественного анализа текущей ситуации в совокупности с учетом стратегических и тактических целей и задач предприятия.

Список литературы

1. Федеральный закон Российской Федерации от 2 августа 2009 г. N 217-ФЗ «О малых инновационных предприятиях при вузах».

2. Гордеев М., Борисов А., Коршак Н. Оптимизация бизнес-процессов. http://www.intalev.ru/index.php?id=8612.

3. Коптелов А.К. Зрелость бизнеса или как «вырастить» бизнес-процесс? [Электронный ресурс]. – URL: http://bpm.ucoz.ru/publ/upravlenie_biznes_processami/zrelost_biznesa_ili_kak_vyrastit_biznes_process/21-1-0-32

4. Прохода И.А. Государственное стимулирование и поддержка малых инновационных предприятий // материалы и доклады, РАНХиГС (Орловский филиал). – 2016. – С.290-293.

Код для цитирования: Скопировать