IX Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2017

Впервые понятие «виртуальная организация» или «виртуальный офис» смог описать Олвин Тоффлер, но в недавнем прошлом было не так много тех, кто понимал, как они будут выглядеть на самом деле [1]. В настоящее время виртуальные организации являются элементом обыденной жизни, но, несмотря на то, что существует большое число публикаций, многие теоретики и практики менеджмента до сих пор не до конца понимают значение понятия из-за отсутствия конкретности и противоречивости в описаниях данных организационных структур [2].

Процесс создания эффективной команды из сотрудников, когда одни из них отчасти, а другие полностью занимаются работой над проектом. Еще сложнее организовать команду, члены которой не имеют возможности взаимодействия между собой напрямую. Иными словами, мы имеем в виду виртуальную проектную команду, в которой сотрудникам непросто общаться между собой ввиду достаточной друг от друга удаленности. К примеру, штаб-квартира Hewlett-Packard и часть отдела исследований находятся в Пало Альто, Калифорния, те предприятия, где производят детали - в Кор-валлисе, Орегон и в Форте Коллинз, Колорадо, сама сборка осуществляется по большей части в Корее и Сингапуре. Многие специалисты каждого из подразделений работают над одним проектом. Ввиду того, что они работают не просто в разных государствах, но и на разных материках, их взаимодействие весьма затруднено. Средства электронной связи, такие, как Интернет, электронная почта и телефон, играют огромную роль в их работе, потому что они являются главными путями передачи и приема информации. Основные цели в управлении виртуальной проектной командой - формирование доверительного отношения и разработка оптимального метода обмена данными. Отличается она от классической команды тем, что во втором варианте каждый видит, на самом ли деле коллега сделал работу или просто сказал об этом, сотрудникам виртуальной команды нужно верить на слово. Но не так просто поверить тем, кого видел пару раз или даже не виделся. Географическая удаленность тоже осложняет неформальное общение сотрудников, часто необходимое для поддержания приятельских взаимоотношений в компании [4].

Каким же образом управляющий проектом способен помочь формированию доверительных отношений в виртуальной команде? Во-первых, если нет возможности организовать первое единое собрание, приходится организовывать передачу данных посредством электронных путей, в которых сотрудникам приходится представляться и рассказывать кое-что о себе. Во-вторых, нужно четко разделить задачи всех членов компании. Оптимально, если определенные задания будут разделены среди работников так, чтобы им удалось быстро начать продуктивную работу и помещать свою часть в общий проект. Важно, чтобы отчеты о работе над проектом и техническая информация, шутки, логотипы и девизы имели распространение путем электронной коммуникации и были в свободном доступе. Большая часть проектных программ и проектные Web-сайты способны стать для участников создания проектов электронными клубами. Руководящему проектом лицу приходится все время показывать энтузиазм и готовность к работе в каждый момент, такое настроение способно распространиться и на остальных.

Следующая крупная задача для управления виртуальной проектной командой - разработка оптимального метода передачи и приема данных. Электронная почта и факс отлично подходят для данной цели, но не могут передать эмоции, к тому же они не способны передавать данные в режиме реального времени. Телефонные переговоры, осуществляемые в режиме конференции, и чаты касательно проекта могут принести пользу, но и они наделены отрицательными сторонами. У видеоконференции есть достаточное превосходство над не визуальными электронными формами коммуникации, однако это недешево. Ниже приведены рекомендации касательно решения проблем коммуникации и оптимизации деятельности виртуальных команд:

1. Необходимо найти время на проведение собрания, где будут принимать участие все люди из команды. Необходимо найти время на проведение первого собрания, так как им необходимо узнать друз друга и пообщаться. Второе и последующие собрания нужно проводить в знаковое для проекта время. Благодаря этому удастся наладить отношения между ними и это поможет наилучшему решению проблем.

2. Необходимо все время информировать членов команды о том, как, в общем, проходит работа по проекту. Нужно использовать общие программы или центральный доступ, например, Web-сайт или посредством локальной сети, чтобы членам команды удалось получить актуальные данные о проекте. Им нужно знать, вписываются ли они в единую картинку.

3. Нельзя допускать самоустранение членов команды. В виртуальных командах всегда непросто поддерживать непрерывную связь. Следует использовать программы-графики Интернета, в которых должно зафиксироваться личное расписание всех членов команды.

4. Следует установить правила поведения, исключающие возможность простоев. Членам команды следует согласовывать по поводу информации, того, в какое время и каким образом обмениваться ею, и то, каким образом и в какое время на нее нужно реагировать. Необходимо создать систему приоритетов, позволяющую отличить данные, требующую вашего скорейшего внимания, от тех, что можно ненадолго отложить.

5. Необходимо выработать четкие нормы и правила поведения для урегулирования трений и конфликтов. Ввиду того, что большая часть общения и сообщения не визуального характера, управляющий проектом не имеет возможности говорить о происходящем согласно внешним проявлениям (мимика и т. д). Следует глубже рассматривать ситуацию, при общении просить членов команды более ясно и четко формулировать свое мнение, действия, проблемы; нужно до конца убедиться, что вы правильно поняли своего собеседника. В большей степени управление виртуальной проектной командой не имеет отличий от управления традиционной. Ключ в том, чтобы, выходя из всех трудностей, созданных ситуацией, создать оптимальный метод взаимодействия членов команды и объединить их старания и умения для работы над проектом.

6. Отчетность следует сопровождать определенными документами, при этом все этапы создания лучше сопровождать определенным перечнем документов и результатов, которые следует предоставить на определенном этапе [3].

Список использованной литературы:

1. Научный журнал НИУ ИТМО. Серия «Экономика и экологический менеджмент» № 4, 2015

2. Клиффорд Ф - Грей, Эрик У. Ларсон - Управление проектами: Практическое руководство/ Пер с англ — М.: Издательство «Дело и Сервис», 2003. — 528 с

3. Сергей Будунов Журнал – статья Особенности управления виртуальной командой журнал «Intelligent Enterprise/Корпоративные системы» №2 (224), февраль 2011 года

4. Электронный ресурс: http://project.dovidnyk.info

Код для цитирования: Скопировать