IX Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2017

Тема автоматизации процессов документооборота становится в последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости и приходит к необходимости формализации бизнес-процессов и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако, менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами определения методики и выбора программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.

Основной инструмент управления современной компании – документ. Он является основанием для принятия решений, служит для доказательства их исполнения, становится материалом для анализа результатов работы.

Управленческая деятельность выражается с помощью соответствующих документов:

1. документы планирования (подготовка и утверждение планов),

2. документы учета (составление и обработка документации);

3. документы руководства (издание распоряжений);

4. документы организации (администрирование);

5. документы регламентирования (составление инструкций и методических указаний);

6. документы контроля (сбор сведений) и т.д.

Документация является способом и средством реализации управленческих задач, поэтому автоматизация управления предприятием производится при помощи систем электронного документооборота для облегчения выполнения этих задач.

Основной недостаток управленческой документации состоит в следующем. Чем больше число документов, тем больше затрачивается времени и сил на их обработку и циркуляцию, что заметно тормозит жизнедеятельность любой организации и замедляет осуществление процессов бизнеса. Затруднение поиска и увеличение сроков доставки информации замедляют принятие управленческих решения и, как следствие, их исполнения. Из-за этого потери становятся почти неизбежными, что требует повторного создания документов.

Контроль над исполнением принятых решений требует привлечения ресурсов и, как результат, снижается эффективность управленческих процессов на предприятии.

Преимущество автоматизации заключается в возможности избежать неконтролируемых движений и потерь управленческой информации или решений, а также утечки конфиденциальных данных и отсутствия подробных сведений о состоянии процессов на предприятии.

Автоматизация управления предприятием просто необходима для преодоления этих негативных явлений. Для автоматизации управления разрабатываются комплексные системы электронного документооборота. Они облегчают построение инфраструктуры для утверждения, использования и контроля исполнения всех документов на предприятии. Создание такой единой системы управления информацией обеспечивает высокую эффективность управления даже крупной организацией.

Системы электронного документооборота обеспечивают поддержку цикла создания, согласования, доставки и обработки документации компаний в любой отрасли и любого масштаба.

Внедрение систем документооборота позволяет:

1. автоматизировать бизнес-процессы;

2. сократить цикл прохождения информации;

3. обеспечить прозрачность процессов;

4. наладить контроль над исполнением распоряжений;

5. повысить оперативность доставки управленческих документов;

6. снизить затраты времени;

7. организационно выстроить поиск информации;

8. упорядочить документооборот;

9. снизить затраты на управление компанией.

На данный момент предприятия ставят перед собой конкретные цели, что и определяет разницу в проблемах управления.

В основании успешной деятельности фирмы могут быть заложены:

1. поддержание платежеспособности компании;

2. обеспечение уровня рентабельности её хозяйственной деятельности;

3. планирование и последующий контроль денежных средств, которые связаны с этим фактором.

Автоматизация управления производством помогает разрешить трудности. Рассмотрим ряд проблем крупных предприятий, для которых характерны многопрофильность, обширная структура, территориальная разрозненность.

Сложности возникают при согласовании планов различных структурных подразделений по всем направлениям: оперативному, долгосрочному, текущему. Существуют также проблемы донесения определённых задач до подразделений, анализа выполнения их и контроля над текущим исполнением.

Проблемным является отсутствие единства в организации среди подразделений во всех направлениях. Например: отсутствие одинакового понимания сути бизнес-процессов, унификации нормативно-справочной информации, единых методов бухгалтерского учёта.

Автоматизация управления производством решит эти проблемы своевременно:

- недостаточную актуальность данных и оперативность их обновления о хозяйственно-финансовой деятельности филиалов, подразделений и корпорации целиком;

- трудоёмкость сбора и обобщения данных с предприятий концерна, в частности бухгалтерий, которые владеют неполными, с точки зрения корпорации, данными;

- большое количество ошибок в балансах, их разрозненность.

- отсутствие достоверной и оперативной информации о взаиморасчетах с потребителями, внешними поставщиками и филиалами предприятия, вследствие чего появляется трудность в управлении дебиторской и кредиторской задолженностью.

- недостоверность и несогласованность информации во всех бизнес-направлениях, когда по сумме данных, которые получены от производственных подразделений, складов, бухгалтерии и т.д. нельзя сделать вывод: какими именно материальными и финансовыми активами располагает предприятие на данный момент.

Автоматизация управления производством – это не цель, но средство достижения результатов, которые были заранее сформулированы:

1. ускорение прохождения платежей;

2. обеспечение рентабельности предприятия;

3. поддержание хорошей модели управления запасами на складах и т.д.

Система автоматизации должна поддерживать уже сложившуюся на предприятии технологию, отвечающую его нуждам, но не навязывать новые правила.

Прежде всего, рекомендуется комплексный подход к автоматизации управления производством: выход на общую информационную базу для предприятия. Разработка отдельных подсистем ведётся из расчета на их последующее функционирование в составе будущей информационной единой системы.

Создание информационной системы и автоматизация управления производством проводятся постепенно, в строгой последовательности. Сначала – критические и базовые уровни. На каждом этапе достигаются конкретные результаты, происходит создание основы для следующего этапа автоматизации.

Выбирается адекватное решение, которое будет выгодно по затратам для предприятия, но чтобы вложения в автоматизацию себя оправдали.

Внедрение системы автоматизации должно проводиться в оптимальные сроки. К окончанию процесса не должно возникнуть новых проблем за прошедший период.

Список использованных источников:

1. Автоматизация. Автоматизация управления производством [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://absolut.net/ru/articles/upravlenie_proizvodstvom/

2. Литвиненко К.О. Автоматизированные системы управления. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://artsaterra.ru/

3. Цалле М.Д. Автоматизация бизнеса. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://1cab.ru

Код для цитирования: Скопировать