IX Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2017

Оказание дополнительных образовательных услуг является одной из основных функций ФГБОУ ВО Волгоградского ГАУ, поэтому оперативное отслеживание состояния слушателей, учитывать успеваемость слушателей, вести учет выданных документов повышения квалификации и переподготовки кадров повысит качественно процесс Оказание дополнительных образовательных услуг в отделе дистанционных образовательных технологий и автоматизации учебного процесса, что является важной и актуальной задачей.

Целью работы является разработка автоматизированного рабочего места сотрудника отдела дистанционных образовательных технологий и автоматизации учебного процесса (ДОТ и АП).

При этом поставили одну из задач: провести обследование деятельности отдела ДОТ и АУП и выявить функции нуждающиеся в автоматизации.

Объектом исследования – деятельность сотрудника ДОТ и АУП.

Основной информацией для разработки АРМ специалиста отдела ДОТ и АУП послужили внутренние документы вуза (положения и должностные инструкции сотрудников), проводимые интервью с сотрудниками УИКТ (управление информационно-коммуникационных технологий – подразделение вуза в которое входит отдел ДОТ и АУП).

Результатом решения первой задачи являются модели бизнес-процесса «Оказание дополнительных образовательных услуг» (как есть) в методологии IDEF0 и DFD (рисунок 1-5). Данные на вход поступают от пользователя, выходные данные процесса идут в бухгалтерию и в журналы УИКТ.

Все журналы в УИКТ хранятся у документоведа в бумажном виде.

Рисунок 1 – Диаграмма IDEF0 контекстного уровня (Как-есть)

Перед обучением слушатель (человек который хочет получить дополнительные образовательные услуги вуза) заполняет заявление, в котором указывается название программы дополнительного образования и данные для справки «представления».

В связи с тем, что предоставляемые данные являются персональными, слушатель так же подписывает согласие на обработку персональных данных.

После данной процедуры оформляется «договор об образовании на обучение по дополнительным образовательным программам», который подписывается с одной стороны слушателем, с другой стороны ректором ВолГАУ.

На основании заявлений сотрудники УИКТ формируют приказ о зачислении слушателей. Приказ состоит из трех параграфов: в первом описывается название программы по повышению квалификации; во втором список сформированной группы; в третьем параграфе указывается ответственное лицо на которого возлагается контроль.

Далее начальник отдела дистанционных образовательных технологий и автоматизации учебного процесса формирует расписание занятий, согласовывает список преподавателей ведущих занятия, формирует журнал учета посещений занятий.

Рисунок 2 – Диаграмма IDEF0 первого уровня процесса «Оказание дополнительных образовательных услуг» (Как есть)

Рисунок 3 – Диаграмма IDEF0 процесса «Запись и оформление документов на обучение» (Как есть)

Рисунок 4 – Диаграмма IDEF0 процесса «Закрытие документов» (Как есть)

Документовед УИКТ всех слушатели заносятся в журнал учета слушателей.

Завершается образовательная программа аттестацией слушателей по итогам которой начальник отдела дистанционных образовательных технологий и автоматизации учебного процесса формирует приказ об окончании обучения.

После успешного прохождения курсов по образовательной программе слушатель подписывает акт выполненных работ, который прилагается к подписанному ранее договору. Акт подписывается в двух экземплярах, один остается у слушателя, второй вместе с договором передается в бухгалтерию вуза.

При получении документов о прохождении обучения в центр ИКТ слушатель обязан расписаться в журнале выдачи удостоверений/дипломов, который храниться у документоведа УИКТ.

На рисунке 5 представлена диаграмма процесса «Оказание дополнительных образовательных услуг» в DFD нотации. На данной диаграмме отражены две активные сущности, это «Слушатель» и «Бухгалтерия», и три хранилища: «Договор…», «Журнал учета слушателей», «Журнал выдачи удостоверений/дипломов».

Рисунок 5 – Диаграмма процесса «Оказание дополнительных образовательных услуг» в нотации DFD (Как есть)

Разрабатываемое АРМ специалиста отдела ДОТ и АУП должно быть установлено на рабочем месте сотрудника этого отдела.

Для ввода первичной информации необходимо разработать экранные формы:

• Слушатель – для ввода информации о слушателях, заключенных с ним договорах и пр.;

• Курс – для ввода информации о названии курса, списка дисциплин входящих в этот курс, стоимости;

• Преподаватель – вводится информация о преподавателях по дисциплинам;

• Группа – информация о сформированной группе из слушателей, необходимо вводить номер группы, куратора и т.д.;

• Ведомость – вводится информация об успеваемости слушателей в группе;

• Документ – форма для ввода информации о выдаваемых документах слушателям после окончании обучения на курсе.

АРМ специалиста отдела ДОТ и АУП должно формировать отчеты: по выданным документам; по группе (журналы, списки, успеваемость и т.д.), по курсам, также должно выводить на печать ведомости для заполнения успеваемости преподавателями.

Технологический процесс после внедрения АРМ будет выглядеть следующим образом: в базе данных АРМ будет храниться вся информация о курсах проводимых отделом ДОТ и АУП, о группах обучаемых на этих курсах, сведения о слушателях, их успеваемости, договорах и выданных документах об успешном прохождении обучения.

Такая организация позволит оперативно отслеживать этапы взаимодействия слушателя и отдела, от подачи заявления до выдачи документа об успешном окончании учебных курсов. Что увеличит скорость поиска и выборки информации и подготовки отчетов, уменьшит вероятность возникновения ошибок и снизит затраты труда на поиск данных.

Использованная литература:

1. Грекул В. Проектирование информационных систем / http://www.intuit.ru/studies/courses/2195/55/lecture/1620

2. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем / А.М. Вендров. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 352 c.

3. Сайт Волгоградский государственный аграрный университет: http://www.volgau.com/

Код для цитирования: Скопировать