IX Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2017

Предприятиям гостиничного сервиса, чтобы быть конкурентоспособными в условиях рыночной экономики, необходимо использовать программные средства, к примеру, 1С: Предприятие. Отель 8. Основные функциональные возможности программного продукта 1С:Отель: бронирование и квоты; номерной фонд; размещение гостей; регистрация иностранцев; Housekeeping; тарифы и тарифные планы; модуль интернет-бронирования; интеграция с другими системами; отчеты; взаиморасчеты с гостями; бухгалтерский учет и другие возможности.

Бронирование и квоты в 1С:Отель включают: контроль остатка свободных номеров/мест; индивидуальное и групповое бронирование; автоматический расчет стоимости позднего выезда или раннего заезда; работа с квотами; бронирование ресурсов - конференц-залов, саун и т.д.; контроль оплаты по счетам.

Для отдела бронирования предусмотрены все необходимые функции. Под рукой всегда информация об остатке свободных номеров или мест на любой период времени.

Нажатием одной кнопки можно посмотреть остаток свободных номеров на каждый день, что позволяет быстро оценить загрузку на месяц вперед. При общении с клиентом имеется возможность посмотреть количество свободных номеров на весь запрошенный период: в выводимой форме отображаются остатки номеров и стоимость проживания. Если определились с периодом и тарифом, то бронь делается из этой формы за один клик.

Бронь может быть индивидуальная или групповая. Можно бронировать конкретные номера.

Можно указать просто тип номера - номер будет назначен гостю при заезде.

При бронировании автоматически рассчитывается комиссия агента.

При бронировании можно задать автоматическое разделение услуг на те, что будет оплачивать контрагент по безналичному расчету и те, что будет оплачивать гость на ресепшн.

Если какому-то гостю нужно будет дать специальную цену, то не нужно заводить новый тариф, можно указать эту цену прямо в брони.

Программа может автоматически рассчитывать стоимость проживания в зависимости от сезона или дня недели.

На основании брони формируется счет, который можно распечатать на русском или английском языке, или отправить по e-mail.

По выписанным счетам предусмотрен контроль оплаты. Неоплаченные счета отмечаются, и администратор, при поселении по этой брони или при работе с бронью, видит, какие счета оплачены, а какие нет.

Если бронь оформляется от контрагента, то администратору автоматически рассчитывается и показывается оперативный баланс данного контрагента, который учитывает все поступившие платежи, все оказанные услуги и все действующие бронирования. Этот оперативный баланс позволят администратору видеть, какая у контрагента осталась предоплата, в рамках которой ещё можно принимать заявки.

Все изменения брони фиксируются в специальном регистре, что позволяет всегда сказать кто, что и когда менял в брони, и, при необходимости, восстановить параметры на любую точку изменений.

Для удобного поиска брони предусмотрен журнал «Бронирование». Искать бронь можно по номеру брони, по фамилии гостя или первым буквам фамилии, по контрагенту, по номеру комнаты или типу номера, по дате заезда. Также предусмотрен отбор по любым другим реквизитам брони, если недостаточно было поиска по перечисленным параметрам.

Квота позволяет гостинице выделить часть номерного фонда для какого-то агента. При этом номера, выделенные в квоту, снимаются с продажи, и в эти номера можно будет селить только по заявкам этого агента.

Номера в квоту могут выделяться как по номеру комнаты, так и по категории без выбора конкретных номеров. Квоту можно использовать для блокирования продаж номеров и резервирования их за выбранным агентом, при этом никаких дополнительных начислений для агента не делается.

Условия договора с агентом могут быть более «жесткими» - агент оплачивает стоимость проживания в номере независимо от того, жили гости в номере от этого агента или нет. В этом случае квоты в программе настраиваются так, чтобы программа автоматически начисляла стоимость проживания на агента независимо от наличия заявок и гостей.

Программа предоставляет возможность вести учет в разрезе нескольких гостиниц в одной базе. Тарифы, типы номеров, номерной фонд задаются для каждой гостиницы. Ограничения персонала на доступ к данным только одной выбранной гостиницы. Возможность получать интегральные отчеты по всем гостиницам. Поддерживается произвольная группировка номеров по корпусам/секциям/этажам гостиницы без ограничения глубины вложенности; *Ведение справочника типов номеров. Произвольная группировка типов номеров без ограничения глубины вложенности; Поддержка блоков совмещенных номеров. Управление периодом эксплуатации номера. Возможность вводить номера в эксплуатацию на дату и выводить номера из эксплуатации на дату. Корректное отражение периода «жизни» номеров в отчетах; Ведение истории изменения типов номеров и числа мест в номере. Корректное отражение истории изменения типа номера в отчетах. Ведение справочника видов размещения гостей в номерах. Блокировка и снятие номеров с продажи из-за ремонта, аренды и т.д. Ведение учета в разрезе видов блокировок. Возможность остановки продажи номеров на нужный период по категориям и по номерам Размещение гостей в 1С:Отель включает: размещение гостей «с улицы», по брони, по договору с контрагентом; индивидуальные и групповые лицевые счета; автоматическое разделение услуг между счетами контрагентов и гостей; оперативная справка о наличии свободных номеров/мест с ценами; подбор подходящих номеров по условию с автоматической фильтрацией номеров на уборке, ремонте; Журнал регистрации иностранных граждан (согласно требованиям УФМС); Подключение сканера паспортов с системой OCR распознавания для ускорения процедуры регистрации гостей.

Процедура поселения по брони продумана с целью сокращения времени оформления гостя. При групповом заезде предусмотрена возможность оформить двух гостей в номер одним кликом.

Поиск размещений может быть по номеру комнаты, по первым буквам фамилии, номеру брони и т. д. Поддерживаются все операции с гостем - продление, переселение, выселение.

Программа автоматически рассчитывает стоимость задержки выезда по часам или на полсуток, все что нужно сделать администратору это указать время выезда. Также можно настроить автоматическое начисление при раннем заезде.

Программа отслеживает все изменения в размещении гостя, что позволяет не только сказать кто, когда и что изменял, но в любой момент вернутся к первоначальным значениям.

Подбор номера позволят быстро подобрать свободный номер гостю. При подборе отображаются: статус номера (чистый, грязный); когда номер освободился; по какое число и время номер свободен — учитываются будущие резервирования; свойства номера; кем номер занят.

При поселении гостей иностранных граждан можно оформить запись в журнал регистрации, в которой указываются паспортные данные гостя, данные визы и миграционной карты.

Для быстрого ввода адресов предусмотрен адресный классификатор. При вводе города автоматически заполнятся, индекс, область, край, республика и т. д.; при вводе улицы достаточно указать только первые буквы названия. В базе ведется архив всех гостей - при повторном заезде гостя не нужно будет вводить паспортные данные и по каждому гостю накапливается статистика.

Housekeeping в 1С:Отель: контроль статусов номеров; формирование задания на уборку; график работы горничных; подключение АТС для отслеживания статуса уборки номера; планирование работ горничных с учетом заезда/выезда гостей и нормативов работ; автоматическое распределение горничных по плану работ.

Статусы номеров настраиваются в зависимости от технологии уборки, принятой в гостинице. Например, можно использовать всего 2 статуса - «чистый/грязный», а можно настроить полную цепочку «занят → грязный → на уборке → на инспекции → чистый».

По видам работ настраиваются нормативы списания расходных материалов, например, полотенец или белья — в итоге получается отчет по расходу белья и других материалов в соответствии фактом выполнения работ.

В программе можно задать график работ горничных, который используется при планировании работ.

Для планирования работ горничных можно использовать просто отчет «Задание на уборку», в котором программа отмечает номера, где нужно делать выездную уборку, а где текущую; а можно на каждый день составлять план работ и распределять работы между горничными.

Распределение может осуществляться вручную супервайзером, а может назначаться программой автоматически с учетом графика работ горничной и планируемого объема работ. Поддерживается несколько алгоритмов автоматического распределения работ.

План работ строится с учетом текущей загрузки гостиницы, статуса номера, заезда/выезда гостей. В результате каждая горничная получает распечатку номеров с указанием вида работ.

Программа ведет учет различной стоимости услуг по дням недели, месяцам, сезонам, тарифы почасовых гостиниц и т.д.; имеется возможность накопительных скидок, предоставления пакета услуг.

Модуль интернет-бронирования в 1С:Отель включен в поставку, интегрируется с сайтом отеля. Данные по свободным номерам и бронирование в режиме on-line. Оплата брони банковскими картами.

В программе предусмотрены отчеты для всех уровней пользователей - от оперативных отчетов для персонала, до итоговых и аналитических отчетов для руководства. Предусмотрены графики и диаграммы, позволяющие наглядно оценить работу гостиницы.

В конфигурации реализовано более 90 отчетов, в том числе оперативные отчеты по загрузке, по взаиморасчетам, регламентированные отчеты и аналитические отчеты для планового отдела.

В программе ведется два контура взаиморасчетов — с гостями, физическими лицами, как правило, за наличный расчет или по кредитным картам, и с контрагентами, юридическими лицами.

Счет гостя печатается на разных языках. Русский и английский включены в поставку, печатные формы на других языках могут быть разработаны на заказ.

Поддерживается более 10 вариантов печати счета. Например, можно настроить печатную форму счета так, чтобы завтраки сворачивались и при печати включались в стоимость проживания.

Таким образом, 1С Отель 8 позволяет повысить эффективность работы отеля, предоставляя владельцам и руководителям широкий спектр инструментов для управления и анализа, а сотрудникам новые возможности для продуктивной работы. Программный продукт «1С Предприятие 8. Отель» предназначен для автоматизации гостиниц, пансионатов, домов отдыха и подходит для гостиничного бизнеса любого формата: курорта, мини-отеля, гостиничной сети и бизнес-отелей. В конфигурации реализованы рабочие места портье (администратора), менеджера отдела бронирования, супервайзера службы номерного фонда, менеджера службы бронирования конференц-залов, сотрудника планово-экономической службы.

Список использованных источников

1. 1С Отель. Управление отелем на базе 1С Предприятие 8 [Электронный ресурс] Режим доступа: http://tqm.com.ua/sectors/1c-otel Дата обращения: 19.01.2017

2. 1С:Предприятие 8. Отель [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.soft-unity.ru/software/sectoral/hotel.php Дата обращения: 19.01.2017

3. 1С-Рарус: Управление отелем, редакция 1 [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.1c.kiev.ua/solutions/1c-hotel-8/ Дата обращения: 19.01.2017

Код для цитирования: Скопировать