IX Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2017

В наше время все строительные организации, которые функционируют на территории России, независимо от их формы организации предпринимательской деятельности и формы собственности получают, используют, создают, хранят официальные документы, то есть документы, созданные юридическим или физическим лицом, которые соответствуют установленным нормативам.

Сотрудники, которые взаимодействуют с документами, обязаны знать порядок поступления документов и последовательность их обработки и что становится с документами после того, как работа с ними уже завершена. Работа с документами предполагает грамотно структурированный, рациональный, документооборот.

Рациональная организация документооборота способствует быстрому прохождению документов в аппарате управления, правильному распределению нагрузки на подразделения и отдельных сотрудников.

На мой взгляд, проблема работы многих строительных организаций заключается в том, что из-за несовершенства документопотоков организации, отсутствия специального отдела или специалиста, которой бы нес ответственность за организацию документооборота, эффективность организации работы с документами заметно падает.

Из-за роста размеров организации и ее численного состава вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

В России в настоящее время происходят огромные изменения в делопроизводстве. Увеличивается рост внедрения информационных технологий, электронные документы медленно, но верно вытесняют документы на бумаге. Заметно совершенствуется нормативно-правовая база делопроизводства. В госсекторе готовится к воплощению программа создания "электронного правительства", которая усилит значимость роли электронных документов. Тактика усовершенствования информационного общества в РФ, предполагает повышение эффективности государственного управления. К значимым задачам относятся: организация качественного межведомственного и межрегионального информационного обмена; объединение государственных информационных систем и ресурсов; повышение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых фирмам и гражданам в электронном виде; модернизация нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования госуслуг. Главные правила современного управления документами представлены в стандарте ISO «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» от 14 июля 2006 года[1]. Важной особенностью современного управления документами в строительстве является то, что оно строится на принципах, схожих с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного совершенствования Деминга-«Планируй-Сделай-Проверь-Действуй»:

• на 1 этапе с создания политик, подробно фиксируются все процессы;

• на 2 управление документами ведется в идеальном соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации;

• на 3 этапе изучается качество системы управления документами, выбираются меры по её совершенствованию;

• на 4 этапе в систему вводятся намеченные на 3 этапе достоинства и недостатки.

Этот способ поможет не только постоянно повышать эффективность координации документов, но и быстро интегрировать систему управления документами и всевозможные системы менеджмента (качества, информ. безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).Нынешний подход к управлению документами предполагает унифицированное управление различными видами документов. Многочисленные проблемы, которые относятся к управлению как электронными, так и к другим видам документам, на данный момент считаются составляющими элементами информационной безопасности организации.

Существуют системы электронного документооборота (СЭД), которые обязаны наладить управление не только электронными, но и неэлектронными документами и контролировать ведение смешанных дел. При применении электронных документов их внутренние резервы являются причиной перемен в ключевых технологиях делопроизводства. Как образец рассмотрим функциональный подход к формированию номенклатуры дел - принцип «больших корзин». Способ «больших корзин» при установлении сроков хранения документов. С помощью этого метода все документы фирмы делятся на определенное количество больших, а затем для каждой из них определяется срок хранения. Чтобы определить какое значение в деятельности организации имеет тот или иной документ необходимо провести экспертизу ценности документов. и к какой группе документов отнести, а, следовательно, срок хранения документа будет установлен согласно сроку хранения этой группы. Так,если в группе хранятся документы схожих сроков хранения, то, согласно условия этого способа, всему массиву нужно применить самый большой срок хранения[2, с. 58].

В нашей стране такой метод не очень популярен, но все же используется. Например, в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, утвержденном Росархивом 06.10.2000, в ст. 150 для определенной группы документов принят единый срок хранения - 5 лет, в графе «Вид документа» указано: «Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей». На практике под этим имеют ввиду, что если законодательством или каким-то локальным нормативным документом будет внедрен новый вид первичной бухгалтерской документации, то ему сразу присваивается 5-летний срок хранения.

Еще одной из основных функций документов в современном мире - служить важным доказательством в спорах, судебных разбирательствах и расследований. Чтоб сохранить и защитить интересы фирмы, нужно обеспечить юридическую значимость электронных документов.

Чтобы придать эти документам юридическую силу начать необходимо с сохранения их достоверности и полноты.

Общество еще не совсем привыкло к электронным документам, поэтому к ним до сих пор применяются более жесткие требования, чем к традиционным бумажным документам. Электронные документы имеют ряд недостатков, которые усложняют некоторые процессы:

• электронные документы легко видоизменяются, легко распространяются;

• появилась трудность различия оригинального документы и его копии: лицо, получившее копию такого документа, может незначительно его преобразовать и заявить, что этот вариант является оригиналом;

• утверждение авторства, а также факта отправки, принятия и регистрации при электронной пересылке;

• сложность в выявлении четкого времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Согласно статистике, именно сейчас в России документооборот находится на той стадии развития, на которой в 1990-х гг. находился в США. На данный момент широко используются электронные документы, но законодательство еще не уравняло между собой документы на традиционных и электронных носителях. Поэтому очень интересно было ознакомиться с совместным технический отчетом ANSI и AIIM, в котором были представлены варианты совершенствования законодательства и предложены основные правила, соблюдая которые возможно будет доказать достоверность и целостность электронных документов[5].

Рассмотрим перечень мер юридической значимости электронных документов:

• создание законодательно-нормативной базы;

• управление документами внутри фирмы на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками;

• использование программных и аппаратных средств защиты, включая ЭЦП и шифрование.

Как показывает опыт зарубежных стран, применение ЭЦП возмещается при продуктивной работе с важными электронными документами. Неоправданно использовать ЭЦП для не очень важных документов.

На сегодняшний день есть два основных способа организации хранения электронных документов. Первый метод подразумевает под собой хранение документов на съемных носителях. Большее преимущество остаётся носителям с единоразовой записью предпочтительно типа WORM (CD, DVD и т.п.). Для использования второго метода необходимо иметь электронный архив либо систему электронного документооборота. Используя этот метод документы хранятся онлайн.

На данном момент уже имеется интересный практический опыт оперативного использования электронных документов, которое вызывало некоторые трудности. Из всех имеющих недостатков электронного документооборота стоить выделить самые важные.

Давайте подробнее рассмотрим подробнее, что понимается под «электронным документом». Если ранее к электронным документам относили те документы, для которых использовались электрические, магнитные и другие технологии (например, факсы), то в настоящее время к электронным относят те документы при работе, с которыми необходима вычислительная техника.

Немаловажным этапом ведения электронного документооборота в организации является использование электронной почты. Электронная почта стала наиболее важным деловым инструментом как в государственном, так и частном секторе. Этот метод передачи данных стал одним из ведущих для многих видов деловой деятельности, поэтому сообщения электронной почты во многих странах считаются документами, и требования к обеспечению их сохранности включены в законодательно-нормативные акты.

Немаловажным этапом в развитии электронного документооборота является появление электронной подписи. Применение ЭЦП в электронном документообороте во многом упростило документооборот и отстранило от проблем с его юридической значимостью. Но вместе с тем использование ЭЦП без других «подстраховывающих» организационно-правовых мер может быть опасным[3,с.45].

Для того чтобы грамотно оформить документы и как-то их унифицировать существуют ГОСТы. В стандартах четко изложены требования к работе с документами и информацией. Это может пригодиться в ситуации, когда нужно объяснить основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота[1].

Также СЭД совершенствуется в возможностях организации хранения и уничтожения документов. Уже сегодня действующее российское законодательство устанавливает для определенных видов электронных документов длительные сроки хранения. Чтобы исполнить такие требования СЭД обязаны иметь таковые возможности.

Программа хранения и определения будущего документов обеспечивает соответствие законодательным и нормативным требованиям, определяя:

• сроки хранения документов;

• действия с документами по истечении сроков хранения, такие как уничтожение, передача на постоянное архивное хранение, передача другим организациям и т.д.

• меры для приостановки уничтожения документов.

В заключение следует отметить, что даже краткое указание недостатков современного делопроизводства демонстрирует, насколько непростой становится область нашей профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, получать знания смежных дисциплин.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: ГОСТ Р 6.30-2003// Госстандарт России. // СПС «Гарант», [Режим доступа]: http://www.garant.ru/.-Дата обращения: 10.03.2017.

2. Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Текст]: [Федер.закон: Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года; Одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года] // Российская газета. – 2006. – 29 июля.

3. Арасланова, В. А. Документационное обеспечение управления : учеб.-практ. пособие в схемах, таблицах, образцах : учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по направлению бакалавров «Документоведение и архивоведение» / В. А. Арасланова. – М. : Директ-Медиа, 2013. – 235 с.

4. Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство : учеб. пособие / Т. А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л. В. Санкина. – 2-е изд. – М. : ИНФРА-М, 2014. – 304 с.

5. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота «Секретарь-референт» №5 2008 / Делопроизводство

Код для цитирования: Скопировать