IX Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2017

Abstract: the article considers the main practical problems arising during the information system implementation process, as well as suggestions and recommendations which will considerably increase chances to successful implementation of the system.

Key words: information system, implementation, IT-project, improving of business processes, business efficiency.

Информационные системы давно вошли в сферу экономики и в настоящее время являются хорошим тоном ведения дел.

Спектр предлагаемых решений задач и функций информационной системы очень велик. Начиная от, наиболее часто вспоминаемых, сбора, хранения и обработки информации и до решения конкретных, сложных бизнес-задач, где необходимо принятие управленческого решения. Но так же стоит помнить, что на данный момент большинство информационных систем не берут на себя решение управленческих задач, они могут собирать данные, анализировать, проводить некоторые операции, и где уже сам руководитель решает, какие данные ему нужны, используя не компьютерную программу, а свой опыт, текущую ситуацию на рынке, опыт коллег, а также сложившуюся практику. Но в наше время зачастую без информационной системы обойтись попросту нельзя.

Создание информационной системы повышает качество и эффективность производства, так же повышается и качество управления. Наибольшая эффективность достигается именно тогда, когда оптимизируются планы работы предприятия, быстро вырабатываются оперативные решения и идёт чёткое распоряжение материальными ресурсами.

В мире с высокими темпами информатизации выходит неимоверно огромный поток информации, и обработать всё это неподготовленному отделу или же одним человеком просто невозможно. Для этого и существуют информационные системы – комбинирование актуальной, всеобъемлющей и точной информации с опытом нахождения в сфере и человеческим «трезвым» взглядом на задачу.

Если информационная система приносит столько пользы, и финансы позволяют, надо внедрять! Однако, согласно мировой статистике, только треть проектов разработки и внедрения информационных систем завершаются успехом. Об аналогичных исследованиях в России ничего не известно, но представляется, что у нас дела обстоят еще хуже.

Успешный проект завершается в намеченный срок, укладывается в запланированный бюджет, и при этом достигаются намеченные результаты. А что происходит с остальными проектами? Они либо тянутся намного дольше, чем ожидалось, требуя все нового и нового финансирования, либо создается автоматизированная система, которая никому не нужна, и никто не хочет или не может с ней работать. Почему же так происходит?

Существует ряд проблем при попытке внедрения информационной системы на предприятии:

Отсутствие постановки конкретной задачи. Что же все-таки ожидается от информационной системы? Если заказчик системы сам толком не знает, что он хочет автоматизировать, на проекте сразу можно ставить крест. Когда нет четкой цели и четких границ проекта, в будущую информационную систему стараются «засунуть» как можно больше, по большей части никому не нужных функций. Границы проекта плывут, сроки нарушаются, бюджет растет стремительными темпами. Шансы успешно завершить такой проект стремится к нулю.

Необходимость в частичной или полной реорганизации бизнес-технологии предприятия. Если бизнес-процессы, которые предприятие приняло решение автоматизировать, изначально выстроены неэффективно – внедрение информационной системы не только не принесет пользы, а наоборот, только усугубит ситуацию. Нельзя автоматизировать беспорядок, ибо в результате этого получится «автоматизированный хаос».

Сопротивление сотрудников предприятия. При внедрении корпоративных информационных систем в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например, кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия.

Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы. На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела, как и в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием.

Внедрение информационной системы – не что иное, как переход от старой системы управления к новой через промежуточный этап. На этом промежуточном этапе необходимо выполнить следующие задачи для того, чтобы внедрение системы прошло наименее «болезненным» образом:

Снизить (в идеале – устранить) сопротивление сотрудников к изменениям. Изменения содержат неизвестность, которая вызывает подозрительность, неустойчивость, нежелание ломать привычный ход вещей. Перестройка может вызывать неприятие по мировоззренческим аспектам: состояние текущего момента лучше будущего.

Повысить контроль. Внедрение ИС предполагает изменение организационной структуры, что ведет к утере контроля над предприятием в ходе изменений. Причина в том, что разработанные механизмы организационного характера созданы для устоявшегося, «нормального» состояния, а не для промежуточного. Самая типичная ошибка многих управленцев – отведение промежуточному процессу перехода незначительной роли, вследствие чего компания теряет контроль над своей деятельностью, и начинается «организационный хаос».

Еще одна проблема, которая дает негативный эффект уже на этапе разработки системы, – неполно высказанные заказчиком, и, соответственно, неполно собранные и выявленные требования разработчиком. Вроде бы что-то обсудили, в общем в целом все понятно, но как только дело доходит до деталей – начинается неразбериха. Разработчики не понимают, как работает бизнес заказчика в деталях. Поэтому рекомендуется выделять человека-эксперта предметной области. Зачастую этот человек – сотрудник компании-заказчика. Он нужен как раз для того, чтобы разработчик ИС мог в постоянном режиме взаимодействовать с ним, не отвлекая других от своей работы. Задача эксперта предметной области – дать разработчику всю необходимую информацию и разъяснить нюансы деятельности компании-заказчика, а также сопровождать проект на всем его протяжении, чтобы созданная система удовлетворяла потребностям заказчика и функционировала именно так, как было задумано.

В заключении необходимо сказать, что применение грамотной стратегии внедрения информационной системы, основанной на тщательном анализе всех возможных расходов и преимуществ, возникающих на предприятии в результате этого внедрения, позволит минимизировать «болезненность» внедрения, избежать увеличения бюджета и расползания сроков выполнения проекта.

Список литературы

1. Кокунов В.А., Соколов Н.Е., Шарабаева Л.Ю. Проблемы внедрения и сопровождения информационных систем [электронный ресурс] http://cyberleninka.ru/article/n/problemy-vnedreniya-i-soprovozhdeniya-informatsionnyh-sistem.

2. Внедрение системы автоматизации, основные проблемы и задачи [электронный ресурс] http://belani.narod.ru/3/vnedr.htm.

Код для цитирования: Скопировать