IX Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2017

Основными целями внедрения АИС «Движение товара» являются:

1. сокращение рукописной работы по учёту товаров отдела бытовой химии «Обиход»;

2. сокращение времени обслуживания одного клиента до двух минут;

3. сокращение времени подготовки документации для ревизии до 30 минут;

4. автоматизация процесса подготовки заявок на поставку продукции;

5. автоматизация процесса подготовки ценников.

Внедрение АИС «Движение товара» не должно привести к изменению организационной структуре отдела бытовой химии «Обиход». До внедрения АИС необходимо заполнить начальными сведениями все необходимые справочники.

Внедрение АИС «Движение товара» приведет к следующим изменениям в бизнес-процессах магазина, которые наглядно представлены на диаграммах (рисунок 7). Во-первых, появится новый механизм – «АИС «Движение товара». Во-вторых, исчезнут входные дуги «Книга учёта поступления и реализация товара» и «Бланки товарных чеков», т.к. вся необходимая информация и формы уже есть в системе.

Основные функции останутся без изменений, это всё те же «Приемка товара», «Реализация товара», «Заказ товара» и «Ревизия» (см. Рисунок8), но вот алгоритмы их выполнения поменяются. Так, во время приемки товара после обычной сверки и заполнения накладных нужно ввести данные по накладной в систему: номер, дату накладной, дату приемки, выбрать поставщика из справочника, выбрать товары из справочника и ввести их количество.

Рисунок 7 – Контекстная диаграмма процесса учёта товаров в отделе бытовой химии «Обиход» после внедрения АИС (To-Be)

После проверки входная накладная закрывается и формируется внутренняя накладная, согласно которой весь поступивший товар попадает на подотчет к продавцу-консультанту. Это не очень долгий процесс, он отнимет не более пяти минут, вместо получаса переписывания товаров из накладных в книгу. Таким образом, будет сэкономлено примерно 25 минут рабочего времени, которое можно отвести на консультирование покупателей или др. работу.

Внедряемая АИС «Движение товара» выступает в качестве механизма выполнения всех функций, поскольку содержит данные о количестве поступивших, реализованных и оставшихся товаров.

Существенные изменения произойдут в функции «Реализация товаров» (см. рисунок 9). Так функция «Размещение товара на витрине и оформление ценников» разобьётся на две: «Размещение товара на витрине» и «Оформление ценников», поскольку первая выполняется без средств автоматизации, а вторая – с применением АИС, позволяющей распечатывать ценники в соответствии с Письмом Комитета РФ по торговле от 13 марта 1995 г № 1-304/32-2 « О порядке оформления ценников на реализуемые товары», а также «Правилами продажи отдельных видов товаров», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 19.01.98 N 55. [Error: Reference source not found]

Рисунок 8 – Декомпозиция процесса учёта товаров в отделе бытовой химии «Обиход» после внедрения АИС (To-Be)

Функция «Оформление товарного чека» станет составной частью функции «Оформление продажи товара», которая будет выполняться автоматически, в момент реализации товара. Кроме распечатки чека и списании реализованных товаров в рамках данной функции выполняется подсчет общей суммы покупки, что раньше тоже делалось вручную или в уме. Это позволит сократить количество ошибок при расчете с покупателями.

Рисунок 9 – Декомпозиция процесса «Реализация товара» в отделе бытовой химии «Обиход» после внедрения АИС (To-Be)

Функции «Консультирование покупателей», «Получение денег за товар», «Передача оплаченного товара и чека» останутся без изменений, т.к. автоматизации не подлежат.

При заказе товара (см. рисунок 10) тоже произойдут некоторые изменения. Во-первых, не надо будет считать проданный товар, эти данные уже есть в системе. Во-вторых, не надо вручную переписывать наименования для заявки. Вместо этого нужно в меню выбрать пункт «Генерация заявки», затем при необходимости отредактировать перечень, отдать на утверждение директору и после этого обзвонить поставщиков.

Заметно сократится трудоёмкость процесса ревизии. Во-первых, инвентаризационная опись по типу товаров будет формироваться автоматически. Раньше для этого надо было поднять записи о продажах и поступлении товаров за два месяца, т.е. выписывать данные из книги учёта поступления и реализации товара, а потом складывать приход и вычитать проданный. Таким образом, то, что сейчас отнимет 2-3 минуты, раньше приходилось выполнять 2-3 часа. Во-вторых, документ «Сличительная ведомость», в котором отражаются все расхождения в остатках программы и в магазине, также будет формироваться автоматически после ввода данных о товаре, находящимся на момент инвентаризации в магазине. В идеале, конечно, расхождений быть не должно.

Рисунок 10 – Декомпозиция процесса «Заказ товара» в отделе бытовой химии «Обиход» после внедрения АИС (To-Be)

Итак, внедрение программы позволит устранить следующие «узкие места» в процессе работы отдела бытовой химии «Обиход»:

1. сократит объём рукописной работы, которая превратится в заполнение необходимых форм в АИС «Движение товара»;

2. упростит аналитическую обработку данных о продажах, которые будут собираться и накапливаться в базе данных АИС «Движение товара» ;

3. снизит вероятность утери данных о продажах благодаря оперативному списанию товара, а также регулярному резервному копированию базы;

4. сократит время оформления продажи товара благодаря автоматизированным расчётам стоимости покупки и устранению рукописного заполнения товарных чеков.

Код для цитирования: Скопировать