IX Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2017

АННОТАЦИЯ

В данной курсовой работе описаны функции документооборота, структура предприятия, организация работы, смоделирована и разработана информационная система. Также рассмотрены все основные функции по регистрации, движению документов, а именно входящих, исходящих, внутренних. Конечный итог - полностью функциональный, простой и эргономичный интерфейс для работы в документообороте.

ВВЕДЕНИЕ

В современных организациях происходит широкий обмен информацией: с деловыми партнерами, органами государственной власти, со своими территориальными подразделениями, в связи с этим происходит значительное увеличение объема информации, проходящей по электронным каналам, в том числе и электронных документов.

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет большую актуальность. Так, документооборот является деятельностью по организации передвижения не только инстанции движения документов, но и их скорость движения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

• Оперативность (наименьшие затраты времени);

• Сокращение инстанций прохождения (каждое перемещение документа должно быть оправданным);

• Порядок прохождения и процесс обработки.

Актуальность данной работы высока, так как сегодняшние предприятия, все без исключения, стремятся ввести компьютеризацию и перейти на электронный вариант работы. Конкретно будем рассматривать, и проектировать приложение для пользователя электронного документооборота.

Объектом исследования является организация ООО «Газпром трансгаз Ухта» Переславское ЛПУМГ.

Предметом исследования является процесс деятельности пользователя электронного документооборота, а именно: регистрация и отправка входящих, исходящих и внутренних документов.

Целью данной курсовой работы является: Проектирование автоматизированной системы электронного документооборота.

Задачи:

1. исследовать предметную область;

2. разработать концептуальную и логическую модели системы управления документооборотом;

3. разработать модели предметного воплощения системы управления документооборотом;

4. разработать систему управления документооборотом;

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ.

1. ИССЛЕДОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

В качестве предметной области для курсового проекта, мной, было выбрано структурное подразделение автоматизированных систем управления, автоматики и телемеханники в Переславском филиале ООО «Газпром трансгаз Ухта» Переславское линейное производственное управление магистральными газопроводами, КС-33. Располагается в Ярославской области, г. Переславль-Залесский, с Ям. Таким образом, именно предприятие ООО «Газпром трансгаз Ухта» Переславское ЛПУ МГ является объектом информатизации.[10]

1.  
   1. ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

ООО « Газпром трансгаз Ухта» Переславсое ЛПУМГ – это дочернее общество ПАО «Газпром». Основными задачами Общества являются транспорт газа по системе магистральных газопроводов, бесперебойная поставка газа промышленным и коммунально-бытовым потребителям. ООО «Газпром трансгаз Ухта» оказывает прямое влияние на социально-экономическое развитие всего Северо-Западного региона России. Эксплуатируемая ООО «Газпром трансгаз Ухта» газотранспортная система проходит через территорию Северо-Запада Российской Федерации от Бованенковского месторождения и самой северной в мире компрессорной станции «Байдарацкая» до западных границ России.

К филиалу относятся удаленные промплощадки КС-31 Данилов, КС-32 Гаврилов-Ям. Поскольку предприятие достаточно крупное, то ее документооборот изобилует специализированными формами исходящих, входящих и внутренних документов.

Рис.1Структура предприятия

Начальнику управления - сотрудник организации, осуществляющий руководство организацией в целом, ему подчиняются все структурные подразделения (службы) в том числе структура «функциональные исполнители», к ним относятся: секретарь руководителя (секретарь), делопроизводитель.

Секретарь руководителя – это сотрудник, выполняющий функции по обработке документов, и контроля исполнения поручений, выданных исполнителям, приписанным к данному подразделению (выданных данным руководителем), и отвечающие за организацию документооборота.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов на предприятии. Регистрация документов выполнятся в документообороте, для каждой группы документов ведется отдельная регистрация «входящий» или «исходящий», после чего документ отправляется исполнителю (руководителю структурного подразделения).

Руководитель структурного подразделения– это, сотрудник организации, осуществляющий руководство определенным структурным подразделением организации, несет ответственность за работу своего подразделения.

Так как структура предприятия большая, мы рассмотрим оду из служб входящею в эту структуру, службу автоматизированных систем управления, автоматики и телемеханики (АСУ, А и ТМ) Переславского филиала линейного производственного управления магистральных газопроводов (ЛПУМГ) ООО «Газпром трансгаз Ухта».

Рис. 2 – Структура службы АСУ, А и ТМ

Внедрение электронного документооборота в службе АСУ, А и ТМ позволяет значительно упростить работу с электронными документами, за счет функции поиска и сокращения времени на создание документов повышается производительность труда инженеров службы. Позволяет установить права доступа к информации сотрудникам службы в зависимости от занимаемой ими должности. На основе ежегодно составляющихся данных, формируются отчеты службы, после заполнения, всех данных и формирование отчетов можно переслать секретарям на регистрацию, и на утверждение начальнику управления и наоборот.

У каждого из сотрудников службы есть перечень обязанностей, которые подлежат исполнению.

1.  
   1. ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ АС «ДОКУМЕНТОБОРОТА»

На предприятии существует корпоративная сеть ИСС. Информационно-справочная система (ИСС) предназначена для организации унифицированного доступа пользователей к документам и приложениям, размещенным в корпоративной сети ООО `Газпром трансгаз Ухта`.

Документы и приложения предоставляются персонифицировано, в соответствии с правами пользователя на тот или иной информационный объект. Это обеспечивается индивидуальным регистрационным именем и паролем пользователя, которые обязательно запрашиваются при каждом подключении к ИСС. Доступ к документам и приложениям ИСС осуществляется посредством разветвленной системы меню. Вход в ИСС осуществляется при помощи стандартного браузера Internet Explorer (рекомендуется версия 5.0 или выше). Для доступа к информации нужно ввести свое регистрационное имя и пароль. Для каждого пользователя ИСС организуется собственное окружение. Основным средством для доступа к документам и приложениям является разветвленная система меню, основу которой составляет «ГЛАВНОЕ МЕНЮ».

Одним из приложений, является «Документооборот» , рисунок №3.

Рис. 3 Приложение «Документооборот»

АС «Документооборот» предназначена для учета, регистрации и движения документов в Обществе.

ГЛАВА 2. МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ. 2.1. ПРИМЕНЕНИЯ ВЫБРАННОЙ ТЕХНОЛОГИИ, МЕТОДОВ И СРЕДСТВ ПРОЕКТИРОВАНИЯ

Для проектирования АС Документооборота службы АСУ, А и ТМ будут применяться следующие CASE-средства: Ramus, Microsoft Access, Delphi, Erwin [1]

Программное обеспечение «Ramus» предназначено для использования в проектах, в которых необходимо описание бизнес-процессов предприятия и или создание систем классификации и кодирования.

«Ramus» полностью поддерживает методологию моделирования бизнес-процессов IDEF0, а так же имеет ряд дополнительных возможностей призванных удовлетворить потребности команд разработчиков систем управления предприятиями.

«Ramus» позволяет создавать графические модели бизнес-процессов согласно правил синтаксиса IDEF0. Кроме того, «Ramus» позволяет создавать систему классификации и кодирования всех объектов, которые фигурируют в бизнес-процессах предприятия и увязывать эту систему с графическими моделями бизнес-процессов.

«Ramus» обладает гибкими возможностями построения отчётности по графических моделях бизнес-процессов и системе классификации и кодирования. Данные возможности позволяет создавать отчётность в форме документов, которые регламентируют деятельность предприятия.

Приложение Microsoft Access является высокопроизводительной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД). Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы.

- СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.

- СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в 15 электронных таблицах практически невозможно.

- СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access - мощное приложение Windows. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы(Word), электронные таблицы(Excel), презентации(PowerPoint). С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам. Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

Применения системы программирования Delphi для разработки приложений баз данных. Выполнен обзор средств Delphi , используемых при создании программ для работы с базами данных: утилит, модулей данных, визуальных и невизуальных компонентов. В Delphi реализованы разнообразные технологии доступа к данным, однако общие подходы и последовательность действий при разработке приложений баз данных почти одинаковы. [6]

2.2. МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Методология IDEF0 представляет построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. В IDEF0 используется собственный графический язык, который представляет собой полное и выразительное средство, способное наглядно представлять широкий спектр деловых, производственных и других процессов и операций предприятия на любом уровне детализации. Каждая IDEF0-диаграмма содержит блоки и дуги. Блоки изображают функции моделируемой системы. Дуги связывают блоки вместе и отображают взаимодействия и взаимосвязи между ними. Для того чтобы представить реальные производственные операции, блоки могут быть интерпретированы как деятельность, связанная с другими блоками, с интерфейсными стрелками, определяющими, когда и как переключаются или управляются операции.

Модель IDEF0 всегда начинается с представления системы как единого целого – одного функционального блока с интерфейсными дугами, простирающимися за пределы рассматриваемой области, рисунок №4. Диаграмма состоит из одной работы, которая называется « Документооборот службы АСУ, А и ТМ» Взаимодействие работы с внешним миром описывается в виде стрелок, которые представляют собой некую информацию. В данной работе описаны стрелки типа вход (Input): «Заявления», «Служебные записки», «Входящая документация» они представляют собой входную информацию. Стрелка типа выход (Output): «Табеля», «Исходящая документация», «Отчеты» содержат в себе выходную информацию. Эта информация позволяет оценить уровень деятельности по организации передвижения документов на предприятии (организациях) с момент их создания или получения до окончания выполнения, сдачи или отправки качества доставки и исполнения документов в срок.

Риc.4 Модель – IDEF0 «Документооборот службы АСУ, А и ТМ»

Стрелки «Секретарь/делопроизводитель», «Начальник управления», «Начальник службы» являются стрелками типа механизм (Mechanizm) и входят в нижнюю грань работы. Они показывают то, что процесс «Документооборот службы АСУ, А и ТМ» ведется под контролем Секретаря/делопроизводителя и начальника службы, а так же оказывается помощь со стороны Начальника управления. Стрелки «Должностные инструкции», «Регламент» являются стрелками типа управления (Control), входит в верхнюю грань работы, и показывают правила процедуры.

Рис.5 Диаграмма декомпозиции IDEF0 (A0)

«Работа с документооборотом»

Диаграммы DFDмогут дополнить то, что уже отражено в модели IDEF0, поскольку они описывают потоки данных, позволяя проследить, каким образом происходит обмен информацией как внутри системы между бизнес-функциями, так и системы в целом с внешней информационной средой. С помощью DFD-диаграмм требования к проектируемой ИС разбиваются на функциональные компоненты (процессы) и представляются в виде сети (Рис.7,8,9), связанной потоками данных. Главная цель декомпозиции DFD-функций - продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами.

Рис.6 Модель – DFD « Обработка входящих документов»

Рис.7 Модель – DFD « Обработка внутренних документов»

Рис.8 Модель – DFD « Обработка исходящих документов»

IDEF1 (Рис.9) - это метод структурного анализа для проектирования сложных ИС. IDEF1 позволяет разрабатывать концептуальную модель предметной области системы баз данных в форме одной или нескольких ER- диаграмм, эквивалентных отношениям в третьей нормальной форме.

Рис. 9 Модель – IDEF1X «Документооборот»

Усовершенствованной версией IDEF1 является методология IDEF1X, разработанная с учетом таких требований, как простота изучения и возможность автоматизации. Методология IDEF1X адаптирована для совместного использования с IDEF0 в рамках единой технологии моделирования. То есть в рамках IDEF0 детализируются функциональные блоки, а в рамках IDEF1X детализируются стрелки, взаимодействующие с функциями.

2.3. ПОСТРОЕНИЕ ИНФОЛОГИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Инфологическая модель представляет собой описание предметной области, выполненное без жесткой ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства. Инфологическая модель должная быть динамической и позволять легкую корректировку. Основные требования, предъявляемые к инфологической модели: [1]

• должна содержать всю необходимую и достаточную информацию для последующего проектирования базы данных.

• должна быть понятна лицам, принимающим участие в создании и использовании.

При разработке БД для пользователя документооборота было проведено исследование предметной области, в результате выделено следующие сущности: Registration, Vhod_dok, Ichod_dok, Vnutr_dok. Каждая сущность в свою очередь имеет список атрибутов, по которым будут осуществляться связи. Тип связи будет определять отношения между атрибутами сущности.

На основе вышеуказанного анализа произвели ER-моделирование сущностей и связей между ними. ER-диаграмма на логическом уровне представлена на рисунке № 9

2.4. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЛОГИЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ БАЗЫ ДАННЫХ

Логическая структура базы данных спроектирована и описана для конкретной СУБД. Для моей базы данных была выбрана СУБД MS Access и система программирования Delphi. Необходимо перейти от ER-модели к таблицам в базе данных.[8]

Рекомендуется средствами Access вносить только те данные, которые изменяются очень редко. Все основные действия по вводу значений полей должны выполняться в клиентском приложении.

Рис. 10 Создание таблиц

Прежде чем приступить к разработке системы управления базой данных (СУБД) следует эту базу создать. Воспользуемся для этой цели приложением Microsoft Office Access. Запускаем приложение, создаем таблицы.

Рис.11 Схема данных

Таблицы, созданные в приложении Microsoft Office Access., имеют несколько параметров: наименование полей, тип данных, размер поля, описание таблиц приведено ниже (таблицы 1).[8]

Таблица №1. Описание таблицы

№	Наименование поля	расшифровка	Тип данных	Размер поля
	N_doc	Номер документа	Числовой
	Potok	Поток	Текстовый
	Stadya	Стадия	Текстовый
	Forma	Форма	Текстовый
	Otpravitel	Отправитель	Текстовый
	Poluchatel	Получатель	Текстовый
	Tematika	Тематика	Текстовый
	Sostavitel	Составитель	Текстовый
	Secretnost	Секретность	Текстовый
	Ekzemplyar	Экземпляр	Числовой
	List	Лист	Числовой
	Data	Дата	Дата/время

Создадим приложение в Delphi и там уже и будем заниматься редактированием таблицы. Запускаем Delphi, создаем новое приложение и сохраняем проект в папку, где находится файл базы данных.

Рис. 12 Таблица данных в Delphi

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ИНТЕРФЕЙСА ПРИЛОЖЕНИЯ

При запуске приложения пользователь видит назначенную ему роль и место исполнения данной роли, в данном случае рассматриваем службу АСУ, А и ТМ.

Каждый пользователь приложения наделен ролью, в зависимости от которой может совершать в приложении те или иные действия, получать доступ к различным видам документов, а также быть ограничен по грифу конфиденциальности. Работа приложения АС «Документооборот службы АСУ » начинается с входа в документооборот. Рисунок №13

Рис.13 Вход в АС «Документооборот»

Список всех доступных данному пользователю документов представлен в «Журналы» Рисунок№14. Открыть данный журнал можно нажав соответствующий пункт меню.

Рис.14«Журналы»

Чтобы создать новый документ, необходимо нажать соответствующую кнопку в меню «Справочники» «Регистрационная карточка документа». Рисунок №15

Рис.15 «Справочники»

На экране появится регистрационная карточка документа. Рисунок №16

Рис. 16 «Регистрационная карточка документа».

В регистрационной карточке заполняются:

1. Поток. В дальнейшем определяет вид регистрационного номера:

Входящий поток – документы, полученные от сторонних организаций. Имеет только входящий и сторонний регистрационные номера.

Исходящий поток - документы, направленные в сторонние организации. Имеет только исходящий и сторонний регистрационные номера.

Внутренний поток – документы, адресованные отделам и филиалам Общества. Выбор потока документа производится при нажатии кнопки справа от данного поля;

Рис.17 Поле «Поток»

Стадия документа: этап ввода, исполняющийся, закрытый;

При вводе нового документа – автоматически присваивается стадия «Этап ввода». После заполнения всех обязательных реквизитов в карточке – стадию необходимо перевести в стадию «Исполняющийся». Переводить документ в состояние «Закрытый» не нежно.

1. Форма документа, выбор формы документа производится при нажатии кнопки справа от данного поля;

Рис.18 Поле «Форма»

1. Стороны документа, отправитель и получатель, последних может быть более одного;

2. Тематика документа;

3. Исполнитель;

4. Секретность.

5. Количество экземпляров и листов.

После того как все поля будут заполнены, следует нажать кнопку внести в журнал, как показано на рисунке №19.

Рис.19 Кнопки «Ввода и вывода»

Для поиска какого-либо документа необходимо в меню нажать кнопку «Поиск документов», на экране появится окно , рисунок №20.

Рис.20 «Поиск документов»

Необходимо задать в атрибутах «Выберите поле поиска» ключевые параметры и выполнить команду поиск. Очистить все атрибуты поиска, можно нажав на кнопку. Очистить конкретный атрибут можно двойным щелчком мыши в нужном поле.

Рис. 21 Выбор атрибутов поиска

При завершении работы с приложением, нужно нажать кнопку «Выход»

Рис.22 Выход из приложения

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе разобрано, смоделировано и автоматизированное рабочее место, информационная системы, база данных и клиентское приложение для пользователя электронного документооборота. В ходе проектирования автоматизации комплекса задач построены ряд моделей и даны их описания. Дана характеристика и описание входной и результативной информации, а также описана их структура. Построена даталогическая модель базы данных. Созданный проект позволит избавиться от большой бумажной работы, хранить информацию в электронном виде, позволит быстро и эффективно следить за движением документов, за их исполнением. С помощью приложения «Документооборот» повысится производительность труда. В законченном виде, приложение не требует серьёзных знаний от пользователя, это делает всё взаимодействие с ним простым и удобным.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Проектирование информационных систем: Учебное пособие / Н.Н. Заботина. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 331 с

2. Аппак М.А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ.- М.: Радио и связь, 2012.

3. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. Г. А. Титоренко. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2013.

4. Автоматизированное рабочее место для статистической обработки данных/В.В. Шураков, Д.М. Дайитбегов, С.В. Мизрохи, С.В. Ясеновский. – М.: Финансы и статистика, 2014.

5. Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. – 2008. - №7. – С.57-59

6. Чичиль В. О., Королева И. Ю. Разработка автоматизированной системы для организации документооборота— 2015. — №23. — С. 74-78.

7. Робинсон С. – Microsoft Access 2000: учебный курс – СПб.: Питер, 2002.

8. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений /Под ред. проф. А.Д. Хомоненко. – СПб.: КОРОНА принт, 2010

9. Федеральным законом от 10.01.02 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"

10. http://ukhta-tr.gazprom.ru/press/news/2013/09/10/

11. http://5fan.ru/wievjob.php?id=85417

Код для цитирования: Скопировать