VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2016

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Построение единой системы автоматизации делопроизводства и документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления призвано обеспечить повышение оперативности и качества работы с документами, сокращение трудозатрат, усиление контроля исполнения документов, создание условий перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному, а также совершенствование работы с обращениями граждан.

С чего следует начать внедрение системы? Как разбить весь проект на этапы, чтобы эффект от внедрения был очевиден уже после первого этапа, а с каждым последующим этапом нарастал? Что из имеющихся технических средств модернизировать в первую очередь, а что может подождать? Какие финансовые средства предусмотреть в бюджете с разбивкой по годам исходя из реалий конкретного региона?

По сути, все эти вопросы касаются построения грамотного плана реализации проекта на несколько лет вперед с учетом планируемого финансирования, производственной необходимости, технической оснащенности и планируемой же модернизации технического парка [7].

Системы автоматизации делопроизводства изначально стали применяться в коммерческих фирмах, которые имели дело с большим количеством бумаг, а сейчас очередь дошла и до органов государственной власти. 28 января 2002 года Правительством Российской Федерации была принята федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 годы)». Согласно этой программе, в России должны создаваться благоприятные условия для информатизации, электронного документооборота и развития электронной торговли, а также создание системы электронного делопроизводства и документооборота для органов государственной власти.

В функции систем автоматизации делопроизводства входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации Положение о делопроизводстве. Обычно в системах делопроизводства различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию [1].

Улучшение и развитие системы делопроизводства — это важный, длительный и сложный процесс, во многом отражающий улучшение и развитие государственных органов как таковых.

Основными компонентами, входящие в делопроизводство являются:

- документирование, то есть процесс правильного и своевременного создания документов;

- работа с документами, включающая такие операции, как прием, передача, учет, регистрация, систематизация, обработка, контроль, хранение, сдача в архив, уничтожение.

Особенностью делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и управления, как системы ДОУ является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают самодовлеющий характер и требуют собственной системы управления. Такая система действительно создается в виде подразделений государственной организации управлений делами, секретариатов, канцелярий, архивов и аналогичных по функциям подразделений.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

- документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т.е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);

- организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

- систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решении и деловых процедур) [3].

Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства направлена на упорядочение работы с документами предусматривает выполнение следующих функций:

- организационное и документационное обеспечение деятельности организации;

- организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;

- обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;

- создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях организации;

- регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;

- осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;

- создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;

- проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;

- получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения [4].

Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузкой подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управления предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполненной работы, и уменьшение для этого затраченного времени.

Документооборот организации представлен потоками документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства. Общая схема автоматизации движения документов в учреждении представлена на рис.1.

 

Исходящий документ

Входящий документ

 

 

Информационно-поисковая система

 

 

Регистрация документа

 

 

Учет документа

 

 

Контроль документа

 

 

Хранение документа

 

 

Руководитель службы делопроизводства организации

 

 

Согласование документа

Подготовка проекта документа

Банк текстовых заготовок документа

 

Рис.1 Схема автоматизации работы с документами.

Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждений.

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа [2].

Для ускорения подготовки часто покоряющихся видов документов пользуются банком текстовых заготовок. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления.

Информационный поиск в базе документов организации происходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей регистрационной карточке реквизита. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.

В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

В чем же особенности "российской модели" делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:

- контроль над документом, начиная с момента его поступления;

- централизация контрольных функций;

- единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после "рождения" - то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов - в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, - ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства [5].

Система «Дело» ЗАО «Электронные офисные системы» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система «Дело» обеспечивает выполнение следующих возможностей:

-отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;

-единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан;

-ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;

-направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;

-объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;

-выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов, ведения справочно-аналитической работы;

-ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;

- получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной технологией делопроизводства;

- хранение электронных образов документов;

-списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечение их из дела;

-протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями [6].

Список использованной литературы:

1. Басаков. М.И. Делопроизводство. Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования: Маркетинг, 2002. -95С.

2. Береснева Е. А. Автоматизация работы с документами. 2004-338с

3. Бородина В.В. Делопроизводство в системе государственного управления. Изд-во: РАГС, 2008 . - 154С

4. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: учеб. пособие - Издательство: Инфра-М:, 2004. - 127 С.

5. Кублашвили О.В. Документационное обеспечение. http://www.hi-edu.ru/e-books/xbook247/01/part-005.htm

6. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. http://studme.org/1601101321890/dokumentovedenie/sistemy_avtomatizatsii_deloproizvodstva

7. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. - Изд-во: Питер, 2008 . - 98С.

Код для цитирования: Скопировать