VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2016

Использование системы электронного документооборота позволяет существенно повысить эффективность выполнения важных управленческих процедур при минимальных финансовых и временных затратах. Поэтому все больше и больше заказчиков переходит к широкому промышленному внедрению СЭД.

Использование СЭД в образовательном учреждении дополнительного образования детей актуально, т.к. внедрение СЭД позволяет повысить эффективность работы всего предприятия, и сократить время обработки и согласования документов. Однако на начальных этапах предприятие столкнется с рядом проблем: например, организации нужно будет перевести все бумажные документы в электронный вид.

Уфимский государственный дом детского творчества УГДДТ им. Комарова – это многопрофильное учреждение дополнительного образования детей, собравшее около 3 000 воспитанников от 5 до 18 лет и работающее по различным направлениям: художественно-эстетическому, физкультурно-спортивному, спортивно-техническому, социально-педагогическому, эколого-биологическому, научно-техническому, туристско-краеведческому, культурологическому и другим.

Концертные номера и показательные выступления воспитанников Дворца украшают многие мероприятия городского и республиканского уровней.

Для участия детей в различных мероприятиях необходимо подготовить комплект соответствующих разрешительных документов. Рассмотрим процесс согласования приказа (разрешения) на выезд детей на мероприятие.

Рисунок 1 Модель BPMN маршрута оформления приказа на разрешение выезда детей на мероприятие

Описание процесса

Получение заявки от организатора мероприятия.

Руководитель коллектива получает заявку от организатора по телефону, почте или лично.

Обработка заявки, рассмотрение положения и правил мероприятия.

Заместитель отдела получает информацию о заявке от руководителя, проверяет наличие заказчика в базе данных предприятия и отправляет запрос на согласование заявки секретарю. Секретарь проверяет правильность оформления заявки и отправляет на рассмотрение директору и в администрацию городского округа.

Согласование заявки

Директор ознакамливается с предоставленными документами и принимает решение. В случае наличия замечаний отправляет руководителю оповещение об отрицательном ответе. В случае отсутствия замечаний, согласовывает заявку.

Директор проверяет правильность оформления заявки. В случае наличия замечаний отправляет оператору call-центра оповещение об отрицательном ответе заказчику. В случае отсутствия замечаний, согласовывает заявку, и составляет приказ. Администрация ГО отдела образования проверяет правильность оформления заявки. В случае наличия замечаний отправляет оператору call-центра оповещение об отрицательном ответе заказчику. В случае отсутствия замечаний, согласовывает заявку, и подписывает уже составленный приказ.

Создание проекта приказа

После одобрения заявки, секретарь создает приказ на разрешение выезда детей за пределы дворца творчества.

Согласование приказа

Директор проверяет правильность составления договора и подписывает, передавая приказ в отдел образования.

Утверждение приказа

Отдел образования утверждает договор и подписывает его.

Уведомление

Директор утверждает приказ, подписанный им и администрацией ГО, передавай готовый документ секретарю. Договор заносится в личные дела педагога, и коллектива, педагогом которого он является.

Секретарь готовит к выезду учеников.

По результатам анализа предметной области была построена модель согласования приказа на разрешение выезда детей на мероприятие в нотации BPMN. После выбора и внедрения в учреждении системы электронного документооборота планируется разработка типового маршрута в соответствии с разработанной моделью.

Библиографический список

1. Официальный сайт компании DIRECTUM [Электронный ресурс]:- Режим доступа: http://www.directum.ru/ - 16.12.2015.

2. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием [Электронный ресурс]:- Режим доступа: http://ecm-journal.ru/- 16.12.2015.

Код для цитирования: Скопировать