VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2016

Объектом исследования в рамках предполагаемого проекта является автоматизация участка документооборота, а именно процесса принятия на работу нового сотрудника. Назначение разработки заключается в обеспечении эффективности работы сотрудников управления кадровой работы и делопроизводства.

В Башкирском ГАУ используются большое количество информационных систем, например, в отделе бухгалтерии – система 1С: Предприятие 8.1, предназначенная для ведения бухгалтерского, налогового, управленческого учета и заработной платы сотрудников.

Внедрена система Directum – система электронного документооборота и управления взаимодействием, которая направлена на повышение эффективности работы сотрудников предприятия в различных областях деятельности. Система Directum относится к классу ECM-систем и автоматизирует процесс управления документам. Directum обеспечивает контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов.

Управление кадровой работы и делопроизводства контролирует штатную расстановку, соблюдение трудового законодательства и правил внутреннего распорядка, документооборот, формирует архив и базу персональных данных работников университета.

Процесс принятия на работу нового сотрудника выглядит следующим образом: инициатор в процессе соискания вакансии составляет свое резюме и приносит его в отдел кадров университета. Вместе с резюме он приносит перечень документов, необходимых при устройстве на работу: копии паспорта, страхового пенсионного номера, социального номера, диплома, копии свидетельства о рождении детей до 18 лет (если есть дети), 2 фотографии, военный билет или приписное удостоверение, трудовая книжка, справка о доходах с прежнего места работы, справка судебного характера и медицинская санитарная книжка. Сотрудник отдела кадров рассматривает поданные документы. Если есть свободные вакансии, и документы удовлетворяют требованиям, то для сотрудников ППС проводится конкурс на Ученых советах факультета и университета. Для остальных сотрудников конкурса не проводится. Если вакансий нет, документы возвращают соискателю. Далее инициатор в отделе кадров пишет заявление на имя ректора университета, и относит его сначала на подпись руководителям структурных подразделений: заведующему кафедры, декану факультета и заведующий учебно-методической частью. Также при написании заявления сотрудник получает контрольный лист инструктажа по охране труда. Его подписывают специалист по охране труда, ответственный за пожарную безопасность и заведующий лабораторией дает разрешение на допуск к самостоятельной работе. После всего с сотрудником заключают трудовой договор на определенный срок.

На рисунке 1 представлен процесс принятия на работу нового сотрудника «как есть» в нотации BPMP.

Для данного проекта было рассмотрено два варианта его реализации:

•  

  1. Использование модуля интергации «1С-Битрикс: Управление сайтом» с СЭД Directum.

  2. Создание формы заявки и базы данных в «1С-Битрикс: Управление сайтом».

Рисунок 1 Диаграмма BPMN «как есть»

1.  

   1. «1С-Битрикс: Управление сайтом» - профессиональная система управления веб-проектами, универсальный программный продукт для создания, поддержки и успешного развития: корпоративных сайтов, интернет-магазинов, информационных порталов, сайтов сообществ, социальных сетей и других веб-проектов.

DIRECTUM – мощная ECM-платформа, которая уже в базовой комплектации закрывает основные функции системы электронного документооборота (СЭД) по управлению документами и деловыми процессами.

Модуль интеграции предназначен для организации единого информационного пространства между СЭД Directum и интернет-сайтом компании. Модуль успешно прошел сертификацию в компании Directum.

Интеграция «1С-Битрикс: Управление сайтом» с Directum позволяет автоматизировать обмен данными (публиковать на сайте любые документы и записи справочника из ECM-системы, принимать и отслеживать обращения граждан и организаций), исключить возможность несвоевременной публикации данных, а также предоставить сотрудникам возможность удаленной работы с информацией.

Рисунок 2 Схема работы модуля интеграции

Изначально модуль интеграции с СЭД Directum создавался для Государственного Собрания – Курултая Республики Башкортостан, на сайте которого организована работа с обращениями граждан и представлена регулярно обновляемая информация о новых законотворческих актах и проектах. Документооборот и процессы взаимодействия Курултая автоматизированы системой DIRECTUM.

Разработанный модуль интеграции с СЭД Directum может использоваться законотворческими органами и государственными учреждениями для публикации на сайте принятых законопроектов, указов, распоряжений, итогов совещаний, пакетов документов для депутатов и т. д.

Интеграция позволяет предоставить доступ к так называемой «личной папке» (хранилищу документов на сайте, регулярно обновляющемуся из СЭД) тем пользователям, которые обращаются к сайту, но не работают непосредственно с DIRECTUM. В частности, модуль позволяет организовать прием обращений от граждан через интернет-приемную, а также предоставляет им возможность отслеживать состояние поданных обращений.

1.  

   1. «1С-Битрикс» содержит такой модуль как «Веб формы». Он предназначен для создания и публикации на сайте веб-форм (анкет, заявок, комментариев и т.п.), для обработки, хранения и систематизации полученной информации.

База данных представляет собой независимое клиент-серверное приложение, которое запускается и работает в операционной системе. Внешние приложения соединяются с базой данных через TCP/IP или внутренние потоки, направляют SQL-запросы и получают в ответ от базы данных необходимые данные.

"1С-Битрикс: Управление сайтом" поддерживает следующие типы баз данных: бесплатные:

•  

  • MySQL;

  • MSSQL Express 2008 и выше;

  • OracleXE,

коммерческие:

•  

  • Oracle;

  • MSSQL 2008 и выше.

В MS Visio были нарисованы модели рабочего процесса «как есть» и «как будет». Представлены они на рисунках 3 и 4.

Рисунок 3 Диаграмма рабочего процесса «как есть»

Рисунок 4 Диаграмма процесса «как будет»

Библиографический список

1. Олифер, В.Г. Компьютерные сети [Текст]: учебник/В.Г.Олифер. – 3-е изд., – СПб.: 2011. – 310 с.

Код для цитирования: Скопировать