VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2016

Современные российские вузы в своей деятельности используют большое количество разнообразных информационных систем для различных нужд: обучение студентов, ведение финансовой деятельности, внутренний и внешний документооборот и других. Многие из них в настоящее время ощущают необходимость в инструментах, позволяющих улучшить их управленческую деятельность за счет качественной организации делопроизводства и внутреннего контроля исполнения поручений.

Эти проблемы призвана разрешать система электронного документооборота. В отличие от традиционного бумажного оборота, при использовании электронных документов можно ограничить доступ к информации без существенных затрат (оборудования помещения, использования специальных служб). Примером системы электронного документооборота является СЭД DIRECTUM, разработанная НПО «Компьютер» (г. Ижевск). Партнерская программа компании позволяет вузам использовать DIRECTUM для обучения студентов.

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях совместной деятельности.

На базе системы DIRECTUM разрабатывается широкий комплекс бизнес-решений, направленных на решение бизнес-задач с конкретным бизнес-эффектом. Компания DIRECTUM для построения действенной работы создает специализированные бизнес-решения. Бизнес-решение позволяет построить, либо улучшить процесс проведения работ. Благодаря решению процесс протекает строго упорядоченно и по единой для всех схеме.

Автоматизация работы сотрудников осуществляется с помощью инструментария задач и заданий. Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута. В процессе выполнения задачи на каждом этапе маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса или выполняется заданный сценарий. Он позволяет автоматически совершать различные действия над объектами системы (переносить данные в ERP-систему, изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа и др.).

Автоматизация бизнес-процессов университета позволяет предприятию серьезно ускорить обработку больших потоков информации, а также повышает скорость принятия стратегических и оперативных решений.

В качестве примера автоматизации рассмотри процесс согласования документов для преподавателя, направляемого в командировку. Инициатором процесса является сам сотрудник – он пишет служебную записку на имя ректора, отдает ее на подпись руководителю. Копию служебной записки передает в канцелярию для формирования приказа.

Схема процесса в нотации BPMN представляет собой движение документов от начальной стадии и до завершения выполненной работы.

Рисунок 1 Схема процесса «Как есть»

В результате проведенного исследования были созданы модели бизнес-процесса командирования преподавателя. На основе проведенного анализа выработано решение о создании типового маршрута в системе электронного документооборота.

Библиографический список

1. Directum, система электронного документооборота [Электронный ресурс] // URL:http://www.directum.ru/ (дата обращения: 15.01.2015)

2. Вдовенко Л. А. Информационная система предприятия [Электронный ресурс]: учебное пособие/Вдовенко Л. А. - 2 изд., перераб. и доп. - М.: Вузовский учебник, НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 304 с.

Код для цитирования: Скопировать