VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2016

Целью работы является моделирование, анализ и реорганизация бизнес-процессов (БП) для повышения эффективности деятельности библиотеки. Работа выполнена в виде проекта, в котором рассматривается деятельность библиотеки до проведения реорганизации, проводится планирование реорганизации БП, составляется план и выполняется непосредственно реорганизация.

БИБЛИОТЕКА ДО РЕОРГАНИЗАЦИИ

Общие сведения о библиотеке

В настоящее время библиотека представляет собой крупнейшее учреждение культуры. Площадь её помещений около 2-х тыс. кв. м.. Книжные фонды, насчитывающие свыше 760 тыс. экз., содержат научную и учебную литературу по профилю вуза. К услугам читателей большой выбор художественной литературы, литературы по искусству, периодических и нотных изданий. Одна из главных забот библиотеки – высокий уровень обслуживания читателей. Делается всё возможное, чтобы читательские требования выполнялись оперативно и в полном объеме. Этому способствует разветвленная сеть абонементов и читальных залов.

Основные характеристики деятельности библиотеки:

•  
  •  

    • число посадочных мест – 205;

    • библиотека обслуживает 12 568 читателей по единому читательскому билету;

    • число посещений за год – 6472;

    • количество выданной литературы за год – 8176 экз.;

    • в штате библиотеки 4 человека.

Проблемы библиотеки

1. Недостаточное финансирование;

2. Отсутствие дополнительных сервисов и в связи с этим не полное удовлетворение запросов читателей.

Рисунок 1 – Организационная структура библиотеки

Рассмотрим бизнес-процессы библиотеки «Как есть». На рис. 2 приведена контекстная диаграмма БП обслуживания читателей, а на рисунках 3 – 5 декомпозиция бизнес-процесса.

Рисунок 2 – IDEF0 диаграмма бизнес-процесса «Как есть». Контекстный уровень

Рисунок 3 – Декомпозиция 1-го уровня IDEF0 диаграммы «Как есть»

Рисунок 4 – Декомпозиция 2-го уровня операции «Выдача книг» IDEF0 диаграммы «Как есть»

Рисунок 5 – Декомпозиция 2-го уровня операции «Прием книг» IDEF0 диаграммы «Как есть»

Если IDEF0 диаграмма отображает функциональную деятельность библиотеки, то для отображения информационных и материальных потоков необходимо построить DFD диаграмму (рис. 6).

Рисунок 6 –DFD-диаграмма бизнес-процесса «как есть»

Среди недостатков существующей модели следует отметить следующие:

• участие зам. директора в бизнес-процессе повышает стоимость операции БП;

• невозможность введения гибкой системы скидок ввиду отсутствия структурирован­ной базы данных сформированных заказов;

• в бизнес-процессе не используются дополнительные возможности обслуживания читателей.

Для устранения указанных недостатков необходимо провести реорганизацию бизнес-процессов. Для этого на первом этапе проведем ее планирование.

ПЛАНИРОВАНИЕ РЕОРГАНИЗАЦИИ

Тип предлагаемого проекта ― межфункциональный.

Цели:

•  

  • сократить издержки и штатные единицы, работа которых рутинна и станет частично автоматизирована ;

  • внедрить базу данных, которая автоматизировала работу картотеки;

  • увеличить конкурентоспособность библиотеки;

  • перейти на новый, качественно лучший уровень обслуживания.

Ключевые факторы успеха (КФУ):

• высокое качество обслуживания;

• минимальные издержки;

• ориентация на клиента.

В таблице 1 приведена оценка важности бизнес-процессов в соответствии с КФУ.

Таблица 1 – Идентификация перепроектируемых процессов

Факторы успеха	Процессы
	Регистрация нового читателя	Выдача книг	Прием книг	Ведение статистики посещения библиотеки и анализ доходности
Высокое качество обслуживания	9	10	10	-
Минимальные издержки	-	7	8	9
Ориентация на клиента	6	8	7	-

Календарное планирование детализирует план реорганизации БП (рис. 7).

Рисунок 7 – Диаграмма Ганта «Расписание работ»

Расписание работ составлено на основании задач, сроков и привлекаемых ресурсов, изображенных в таблице 2.

Таблица 2 – Шаги реорганизации

Задача	Срок	Начало	Окончание	Ресурсы
Получение документов необходимых для анализа финансового состояния библиотеки	4 д.	02/02/2016	05/02/2016	Директор библиотеки
Анализ финансовой устойчивости	4 д.	08/02/2016	11/02/2016	Директор библиотеки
Анализ затрат	3 д.	12/02/2016	16/02/2016	Директор библиотеки
Анализ ведения отчетности	3 д.	17/02/2016	19/02/2016	Директор библиотеки
Анализ структуры и штатного расписания	5 д.	22/02/2016	26/02/2016	Директор библиотеки
Продолжение таблицы 2.
Анализ системы оплаты труда	4 д.	29/02/2016	03/03/2016	Директор библиотеки
Подготовка новой структуры, штатного расписания	6 д.	04/03/2016	11/03/2016	Директор библиотеки
Составление списка процессов	5 д.	14/03/2016	18/03/2016	Директор библиотеки
Интервью с конечными потребителями	5 д.	21/03/2016	25/03/2016	Библиотекарь
Выбор администраторов БД	3 д.	28/03/2016	30/03/2016	Директор библиотеки
Подготовка процедуры внесения данных	3 д.	31/03/2016	04/04/2016	Библиотекарь
Составление схемы процесса	4 д.	05/04/2016	08/04/2016	Библиотекарь
Перепроектирование процесса	5 д.	11/04/2016	15/04/2016	Директор библиотеки
Мониторинг процесса	10 д.	18/04/2016	29/04/2016	Директор библиотеки
Формирование учебно-тестовой версии БД	15 д.	02/05/2016	20/05/2016	Директор библиотеки
Обучение ведущих специалистов	10 д.	23/05/2016	03/06/2016	Директор библиотеки
Испытание и проверка процесса	10 д.	06/06/2016	17/06/2016	Директор библиотеки
Рабочая версия информационной системы, перенос данных	5 д.	20/06/2016	24/06/2016	Директор библиотеки
Реализация и контроль процесса	10 д.	27/06/2017	08/07/2016	Директор библиотеки
Опытная эксплуатация	15 д.	11/07/2016	29/07/2016	Библиотекарь
Утверждение нового штатного расписания	10 д.	01/08/2016	12/08/2016	Директор библиотеки
Внедрение БД	10 д.	15/08/2016	26/08/2016	Директор библиотеки

РЕОРГАНИЗАЦИЯ

Предлагаемая реорганизация организационной структуры библиотеки позволила создать следующую структуру (рис. 8).

Рисунок 8 –Организационная структура после реорганизации

Преимущества новой организационной структуры

Участие зам. директора в бизнес-процессе можно исключить, автоматизировав его работу с помощью внедрения базы данных, и тогда с операцией, которую он выполняет, может справиться рядовой библиотекарь. За счет сокращения обязанностей заместителя директора и их переноса рядовому сотруднику в бюджете библиотеки освобождаются средства. Ввиду сокращения уровней иерархии оргструктуры ускорится принятие управленческих решений и улучшится деятельность конечных исполнителей бизнес-процесса.

Проведем проектирование новых бизнес-процессов, функциональные диаграммы которых приведены на рис. 9 – 13.

Диаграмма потоков данных «Как будет» представлена на рисунке 14.

Рисунок 9 – IDEF0 диаграмма бизнес-процесса «Как будет». Контекстный уровень

Рисунок 10 – Декомпозиция 1-го уровня IDEF0 диаграммы «как будет»

Рисунок 11 – Декомпозиция 2-го уровня операции «Оказание доп. услуг» IDEF0 диаграммы «Как есть»Рисунок 12 – Декомпозиция 2-го уровня операции «Выдача книг» IDEF0 диаграммы «Как будет»

Рисунок 13 – Декомпозиция 2-го уровня операции «Прием книг» IDEF0 диаграммы «Как будет»

Рисунок 14 –DFD-диаграмма бизнес-процесса «Как будет»

Экономическую целесообразность проведенной реорганизации бизнес-процессов рассчитаем в таблице 3.

Таблица 3 – Расчет затрат на операции БП до и после их реорганизации

	Регистрация читателя			Выдача книг			Прием книг			Ведение статистики посещений библиотеки и анализ доходности			Оказание доп. сервисных услуг
	До РБП	После РБП	До РБП		После РБП	До РБП		После РБП	До РБП		После РБП	До РБП		После РБП
Длительность операции, мин.	9	5	16		11	13		7	60		20	0		10
Стоимость операции, руб.	11,87	6,59	21,11		14,51	17,15		9,23	169,64		26,38	0		13,19
Количество проведения операций в год	6 472	6 752	6 472		6 752	6 472		6 752	247		48	0		4 356
Стоимость операции за год, руб.	76 855	44 544,44	136 631,11		97 997,77	111 012,78		62 362,22	41 901,78		1 266,66	0		57 475

Целесообразность проведенной реорганизации видна из таблицы 4.

Таблица 4 – Сравнение затрат на бизнес процессы

Показатели	До РБП	После РБП
Число операций в БП	4	5
Длительность БП, мин.	98	53
Стоимость БП, руб.	219,78	69,93
Количество проведения БП в год	6 472	6 752
Стоимость БП за год, руб.	366 400,67	263 646,11
Затраты на автоматизацию, руб.	0	31 000
Продолжение таблицы 4.
Дополнительная прибыль от обслуживания большего числа клиентов после реорганизации процесса, руб.	84 000
Выигрыш от реорганизации, руб.	155754,56

Заключение

Основные результаты реорганизации

1. Сформированы регламенты бизнес-процессов библиотеки.

2. Разработана БД для частичной автоматизации деятельности библиотеки.

3. Улучшена система управления библиотекой за счет смены полномочий в технологических процессах.

4. Проведены мероприятия по повышению квалификации персонала библиотеки и вовлечению его в процессы улучшения качества.

Процесс реорганизации вызвал значительную перестройку структуры библиотеки. Были изучены детальные подробности всех процессов, их документированное сопровождение, подвергнуты анализу ресурсы библиотеки.

Список использованных источников

1. Хаммер, М. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе [Текст] / М.Хаммер, Д. Чампли. – СПб.: СПб ун-т, 1999. - 234с.

2. Нив, Р. Генри. Пространство доктора Деминга: Принципы построения устойчивого бизнеса [Текст] / Генри Р. Нив; Пер. с анг. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. – 370с.

3. ОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования [Текст]. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2001. - 26 с.

4. Курьян, А.Г. Описание процессов в рамках системы менеджмента качества на основе методологии функционального моделирования IDEFO [Электронный ресурс] / А.Г. Курьян, П.С. Серенков ; Белорусская гос. политех. академия – Электрон. текст. дан. - Режим доступа: http://quality.eup.ru/DOCUM/an_7.html

5. Рубцов, С.В. IDEFO и опыт разработки. Секреты моделирования и проектирования бизнес-процессов [Электронный ресурс] / С.В. Рубцов – Электрон. текст. дан. - Режим доступа: http://quality.eup.ru/MATERIALY2/idef-or.htm

Код для цитирования: Скопировать