VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015
ПРИМЕНЕНИЕ SWOT-АНАЛИЗА ДЛЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ НА НЕФТЕДОБЫВАЮЩИХ ПРЕДПРИЯТИЯХ
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF
В последние годы понятие «делопроизводство» неуклонно расширяется, вбирая в себя новые составляющие. В делопроизводство вовлекается широкий круг специалистов – сотрудников канцелярий, отделов кадров и секретариатов, архивариусов, табельщиков, менеджеров по персоналу и многих других; в свете сказанного профессиональная постановка делопроизводства приобретает особую важность.
Управление документацией является одной из сложных процедур системы качества. Она упорядочивает систему документооборота организации, поэтому при разработке данной процедуры много внимания уделяется составу документации, движению документов, правилам их обработки. Данная процедура задает единые правила обращения с документацией, от соблюдения которых во многом зависит эффективность работы не только самой системы качества, но и организации в целом.
Для анализа и усовершенствования процесса управления внутренней документацией используются различные статистические методы. В данной работе был применен SWOT-анализ.
SWOT-анализ — метод стратегического планирования, заключающийся в выявлении факторов внутренней и внешней среды организации и разделении их на четыре категории: Strengths (сильные стороны), Weaknesses (слабые стороны), Opportunities (возможности) и Threats (угрозы). SWOT-анализ эффективен при осуществлении начальной оценки текущей ситуации, однако он не может заменить выработку стратегии или качественный анализ динамики.
Применение SWOT-анализа для документирования внутренних документов на нефтедобывающих предприятиях
Боровская Л.В., Герман Н.В.
Кубанский государственный технологический университет
Краснодар, Россия
Application of SWOT-analysis to document the internal documents on the oil-producing companies
Borovskaya L.B., German N.B.
Kuban State University of Technology
Krasnodar, Russia
|
Сильные стороны - единая система документации; - контроль за соблюдением требований к внутренней документации; - анализ внутренней документации; - наличие различных процедур, которые можно принять за основу процесса. |
Слабые стороны - обобщенность документации; - непрозрачность процесса документооборота; - возможное дублирование функций. |
|
Возможности - сокращение срока реализации процесса; - единый архив оценки результатов; - полнота информации; - постоянное повышение качества процесса. |
Угрозы - большая зависимость от исполнителей процесса; - большая зависимость от актуальности стандартов и других документов; - зависимость от связи с другими бизнес-процессами. |
Рисунок 1 - SWOT-анализ процесса управления внутренней документацией
После проведения SWOT-анализа появляется необходимость оптимизировать процесс управления документацией. Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется.
Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия. Управление документацией осуществляется отделом документационного обеспечения и контроля.
Применение SWOT-анализа для документирования внутренних документов на нефтедобывающих предприятиях
Рисунок 2 – Поэтапный процесс обработки внутренней документации
Для оптимизации процесса обработки внутренней документации необходимо представить все этапы этого процесса в виде блок-схемы. Также для правильного и эффективного функционирования данного процесса нужно ввести два блока контроля. Усовершенствованный процесс обработки внутренней документации показан на рисунке 3.
Применение SWOT-анализа для документирования внутренних документов на нефтедобывающих предприятиях
Боровская Л.В., Герман Н.В.
Кубанский государственный технологический университет
Краснодар, Россия
Application of SWOT-analysis to document the internal documents on the oil-producing companies
Borovskaya L.B., German N.B.
Kuban State University of Technology
Krasnodar, Russia
Рисунок 3 – Блок-схема процесса обработки внутренней документации
Совершенствование процесса управления внутренней документации позволяет минимизировать ошибки в составлении проекта документов, а также в правильности адресования документов. Это позволяет говорить об улучшении процесса управления, тем самым влияя на качество управления.
Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе.
Разработка внутренней документации предприятия предусматривает создание должностных инструкций, приказов и решений. Кроме юридической безупречности, они должны быть четко сформулированы и однозначно истолковываться.
От того насколько грамотной и логически выверенной будет внутренняя документация фирмы, зависит то насколько будут эффективны ее сотрудники. Это верно при одном условии – руководство фирмы, в первую очередь должно быть заинтересованно в исполнении положений и предписаний содержащихся в внутренней документации принятой внутри компании.
Грамотно составленный процесс управления внутренней документации – залог успешной и эффективной работы предприятия. Разработка внутренней документации требует не только отличного знания той или иной области законодательства, но и четкого представления о специфике функционирования конкретного предприятия, поэтому особенно важен индивидуальный подход к каждому клиенту. Оптимизация этого процесса позволяет получить в конечном итоге более эффективную систему управления.