VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

Личное дело сотрудника представляет собой комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации, учреждения, складывающийся в процессе его деятельности [2].

Технологическая цепочка процесса организации работы с личными делами включает в себя:

- внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

- подготовка обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание учетного номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке папки;

- подшивка в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;

- получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;

- систематизация полученных документов, внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документах;

- валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;

- подшивка документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверка правильности нумерации листов;

- помещение личного дела в закрывающийся шкаф для хранения;

- дополнение по мере получения документов личного дела;

- систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

- внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела. Подшивка документов в личное дело, проверка правильности нумерации листов;

- ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров;

- выдача личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в контрольной карточке дела; при возвращении дела - проверка наличия и целостности документов;

- ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системой доступа к личным делам;

- внесение отметки об ознакомлении в дополнение к личному делу по учету кадров; заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел, и ознакомившегося с личным делом;

- закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;

- сдача личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инвентарного учета личных дел;

- регистрация личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;

- внесение архивного номера личного дела в журнал инвентарного учета личных дел кадровой службы [1].

Но делопроизводитель при работе с личными делами сотрудников может столкнуться с некоторыми трудностями. Вследствие недостатка времени, знаний при формировании и оформлении личных дел допускаются ошибки. Рассмотрим их более подробно:

1. Нарушение состава личного дела сотрудника и правил оформления:

- неверные сроки формирования личного дела – в том случае, если личное дело работника сформировано до заключения с ним трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность);

- несоблюдение порядка и фактического наличия документов в личном деле работника – отсутствуют основные документы, необходимые для личного дела (внутренняя опись документов личного дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; заявление о приеме на работу и др.) или же они расположены в неправильной последовательности;

- несоблюдение порядка ведения личных дел и отсутствие в них дополнительных документов (характеристики, аттестационные листы, заявления работника о переводе, увольнении и др.);

- нарушен порядок оформления личных дел – неверные данные на обложке личного дела;

- отсутствует в наличии или нарушен порядок ведения внутренней описи документов личного дела;

- отсутствует в наличии или нарушен порядок ведения дополнения к личному листку по учету кадров – не отражены данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров;

- отсутствует в наличии или нарушен порядок ведения личного листка по учету кадров;

- отсутствует или не в полной мере описана автобиография;

- отсутствуют или неполный набор документов об образовании – отсутствие аттестата, диплома, свидетельства и др.;

- отсутствие или неправильное оформление заявления о приеме на работу;

- отсутствие или неправильное ведение книги (журнала) учета личных дел сотрудников [5, c.7-8].

2. Ненадлежащее хранение личных дел сотрудников (не в специализированных сейфах или металлических шкафах, совместно с трудовыми книжками, нехронологическое хранение и др.) [5, c.8].

3. Неограниченный доступ к личным делам сотрудников.

4. Нарушение порядка выдачи личных дел сотрудников для ознакомления.

5. Изъятие документов, внесение изменений, дополнений, правок в личное дело сотрудника без необходимых на то оснований или же посторонними лицами [3].

Данный перечень обозначает ряд моментов, которым следует уделять повышенное внимание. Кадровики с большим опытом утверждают, что предвосхищение ошибок способствует качественному выполнению профессиональных обязанностей и исключению судебных разбирательств по трудовым вопросам.

Личное дело сотрудника как систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов характеризует трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства. Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

В свою очередь формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Следует учесть, что ответственные за ведение и хранение личных дел имеют доступ к неограниченному объему, в том числе и конфиденциальной информации [4, с. 60]. Формирование (последующее ведение, оформление и хранение) личных дел сотрудников в РФ возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Литература

1. Делопроизводство. Личное дело [Электронный ресурс] – Режим доступа, URL: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-2/76.htm

2. ИП-информ.Ру. Как формируется и ведется личное дело работника? [Электронный ресурс] – Режим доступа, URL: http://ipinform.ru/kadry/kadrovyj-uchet/kak-formiruetsya-i-vedetsya-lichnoe-delo-rabotnika.html

3. Консультант. Особенности ведения и учета личных дел в кадровом делопроизводстве [Электронный ресурс] – Режим доступа, URL: http://www.nalog2000.ru/article-hr-accounting/personal-employee/

4. Макарова А.К. Этический кодекс архивиста / А.К. Макарова // Документоведение и архивоведение: традиции и перспективы развития : материалы научно-практической конференции (г. Астрахань, 23-25 марта 2010 г.) отв. ред. Р.А. Коканова. – Астрахань : Астраханский государственный университет, Издательский дом Астраханский университет», 2010. – С. 60-64.

5. Янковская В.Ф. Опись дел по личному составу. Оформляем без ошибок / В.Ф. Янковская / Справочник кадровика. - 2011. - №5. – С.7-10.

Код для цитирования: Скопировать