VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

В настоящее время информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Документированная информация составляет основу управления. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Кроме того, достаточно большое значение имеет резервное копирование, в виду участившихся случаев утери, повреждение данных.

Работу фирмы в настоящий момент невозможно представить без использования средств автоматизации. Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Система документооборота является неотъемлемой частью технологического процесса любого предприятия. Собственно говоря, она становится в основе самой технологии. Любое изменение в этой системе непосредственно отражается на результатах деятельности предприятий в не зависимости от их структуры и назначения. Грамотно не развивая и не вкладывая средства в систему документооборота, предприятия рискуют снизить свою рентабельность и конкурентоспособность на рынке.

Автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Так, например, в государственных организациях объем документооборота огромен. И часто используются однотипные документы.

Исследования показывают, что 75 % рабочего времени сотрудников государственных организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Зачастую в государственных учреждениях отсутствует организованный автоматизированный документооборот. Это объясняется многими причинами и в первую очередь отсутствием денежных средств на покупку программного продукта, позволивавшего решить проблему с организацией документооборота. Так, например, стоимость программы «1С:Документооборот государственного учреждения 8» составляет на рынке готовых программных продуктов 98000 рублей.

Кроме того, сложная специфика некоторых государственных учреждений не позволяет внедрить готовую программу со стандартными методами организации автоматизированного документооборота. Решить данную проблему помог бы нанятый программист, который помог бы разработать программу для конкретного учреждения, учитывая все особенности его работы. Но в данном случае всё вновь упирается в ограниченность денежных средств.

В подобных ситуациях есть смысл обратиться к собственным программным ресурсам. Рассмотрим данный момент на конкретном примере в организации автоматизированного документооборота в Красноярском детском доме №2 им. И.А. Пономарева.

В рассматриваемом детском доме, как и во многих подобных учреждениях, отсутствует организованный автоматизированный документооборот. На рынке готовых программных средств отсутствует подобный специализированный продукт. Кроме того в данном учреждении работает программа патронатных семей, что отличает этот детский дом от других.

Проанализировав чаще всего заполняемые документы и установленные на компьютерах учреждения программы, можно предложить разработать СУБД, используя МО Access. Данное решение сохранит денежные средства и поможет ускорить обработку информации, повысить качество обработки, предотвратить потерю информации, привести хранимую информацию в системный вид. В дополнении ко всему, внедрение системы электронного документооборота также позволит:

• обеспечить слаженную работу всех подразделений;

• упростить работу с документами, повысит ее эффективность;

• повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

• повысить оперативность доступа к информации;

• позволить разграничить права доступа сотрудников к информации.

Проблему резервного копирования данных без труда решают облачные хранилища. Облачное хранилище – модель онлайн хранилища в которым данные хранятся на многочисленных распределенных в сети серверах, предоставляемых в пользование клиентам, в основном с третьей стороны.

Разработанную систему предлагается разместить в облачном хранилище, что позволяет синхронизировать файлы между несколькими устройствами, создать резервную копии имеющихся файлов, размещать файлы.

Следствием проведения данного мероприятия существенно повлияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Владея необходимой информацией и некоторыми знаниями возможно решить существующие проблемы в организации документооборота на предприятии, минимизировав затраты различных ресурсов и максимизировав при этом положительный эффект.

Код для цитирования: Скопировать