VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

Распределение заданий между подчиненными представляет собой затратный по времени процесс. В связи с этим, у руководителя возникает вопрос, как эффективно проинформировать всех своих служащих насчет их обязанностей. Программа “Subtask” позволяет быстреерешить данный вопрос. В век информационных технологий предоставляется большое количество программ, которые так же созданы специально для подобного. Однако рассматриваемая нами в данной статье платформа является одной из самых простых в освоении как для руководителя, так и для подчиненных, так как становится возможной раздача заданий в режиме реального времени. Особенности данного программного обеспечения и его основные возможности Вы сможете узнать в нашей статье.

Subtask - универсальное средство совместной работы для отдельных сотрудников и групп, на основе интеллект-карты (способе изображения процесса общего системного мышления с помощью схем).

Данная платформа также очень удобна в использовании при организации учебного процесса, поскольку студенты могут быстро узнать свое домашнее задание, сроки его выполнения и задать все интересующие их вопросы, а преподаватель может проконтролировать процесс исполнения вне зависимости от своего местоположения, имея лишь доступ в интернет.

Пример Вы можете видеть на следующей схеме:

После регистрации на представленном в источниках сайте следуйте указаниям. Для начала работы добавьте всех своих сотрудников в проект. Если во время проектирования Вам понадобится добавить человека, то вы без труда сможете это сделать при помощи соответствующей кнопки внизу “invite team” или же при нажатии на необходимое задание и кнопок “ALT+P”, после которых перед Вами появится окно, где Вы сможете увидеть “invite” и в указанной строке под “via email” добавить нового участника. Так же у Вас есть возможность назначить для выполнения выделенного задания уже добавленного сотрудника.

Если Вам необходимо, чтобы та или иная работа была выполнена в определенный срок, то вы можете это сделать при помощи кнопок “Alt+D” или соответствующего значка. Все изменения в проекте синхронизируются мгновенно, поэтому в тот же момент, когда Вы укажете дату, человек сможет увидеть это (изменится цвет значка под заданием: он станет черным) или же при помощи панели задач над рабочим столом: с использованием “calendar” (в этом случае появится календарь со всеми поручениями на неделюмесяцгод) или “past, today, tommorow, next 7 days, later” (в этом случае у Вас будут подсвечиваться задания на тот или иной период времени).

Каждый соучастник может оставить свои комментарии под заданиями, по которым у него могут возникнуть вопросы. Данный процесс, в свою очередь, проходит в виде диалога: все, что напечатает человек в тот же момент отобразится в комментариях. Если же руководитель хочет внести какие-либо пояснения к поручению, то он может воспользоваться функцией “добавить заметку”. Все вышеуказанные процессы можно выполнить при помощи значков “comments”, “notes” или же использовав кнопки “ALT+C”, “ALT+N” соответственно.

Не всегда бывает, что можно все объяснить на словах. Иногда Вам необходимо показать какие-то вещи на графике, или же соавтор, выполнивший свою работу, должен ее продемонстрировать (отправить другим участникам проекта). Для того, чтобы отправить файл сразу в проект, можно воспользоваться значком под заданием в виде скрепки или же выполнить данное действие с помощью “ALT+A”.

Если проект слишком объемный, то возникает соответствующий вопрос: как же найти необходимое задание для выполнение. Для подобного случая есть несколько вариантов:

1. Начать вводить название задания в строку поиска, которая находится в правом верхнем углу Вашего рабочего стола. Нужное Вам поручение будет подсвечиваться.

2. Вы можете воспользоваться фильтрами, один из которых показывает, какие именно задания нужно выполнить выбранному из предложенного там списка человека (“Assigned to..”).

3. Второй фильтр (more…) подразделяется на несколько пунктов: tasks (без фильтра, выполненные или невыполненные задания), comments (без фильтра, наличие или отсутствие комментариев), notes (без фильтра, отсутствие или наличие комментариев) и attachments (без фильтра, задания с вложениями, с вложениями, добавленными на неделе, задания без каких-либо вложений).

Руководитель должен следить за действиями своих подчиненных, а участники проекта должны знать, что уже сделали их коллеги, чтобы не дублировать их работу. Данные действия легко осуществить при помощи “Activity”, вертикальная вкладка которой расположена на левой стороне Вашего рабочего стола, или при помощи All projects - show activity, но во втором случае будут указаны изменения, совершенные во всех созданных Вами проектах.

Если же вы создали какую-либо ветвь с заданиями и потом поняли, что данная цепочка должна входить в другую, то в программе “Subtask” присутствует функция объединения. Для этого Вам всего лишь необходимо зажать наиболее близкое к центру задание из выбранной Вами цепи и перетащить его в соответствующее звено, которое, по Вашему мнению, должно стоять ПЕРЕД выбранной до этого ветвью. И тогда одна “поглотит” другую.

Слева от каждого задания расположена стрелочка. Для того, чтобы удалить всю ветку заданий, нажмите на этот значок и появившуюся кнопку “Delete...tasks”. Помимо этого, появляется такая функция, как “Copy”, которая позволяет скопировать всю ветку задач, и вставить ее посредством кнопки “Paste”. С помощью функции “Create connection” Вы можете создать связь между заданиями. Возникнет стрелочка, которую Вы можете передвинуть, как Вам будет удобнее, и соединить ее с любым другим заданием.

Используя кнопку “Export”, расположенную в самом низу страницы слева, вы можете скачать получившуюся схему в удобном для Вас формате и распечатать.

В данной программе существует возможность работы сразу с несколькими проектами. Чтобы создать новый проект Вам нужно просто перейти в отдел “All projects” и нажать кнопку “+New project”, после этого Вы сможете начать работу с новым проектом. Все ваши схемы будут отображаться в отделе “All projects”.

Вы можете переместить свой готовую схему проекта в архив, для этого нужно перейти в “All projects” и на нужном проекте нажать кнопку “Archive”. Архив располагается в левом верхнем углу экрана; в архивированном файле Вы не можете ничего изменять. Если Вам понадобилось что-либо изменить в этом файле, нажмите кномку “Reactivate”, файл разархивируется.

Также в программе есть возможность дублировать созданную схему, используя кнопку “Duplicate”. Вы также можете покинуть проект, в который Вас пригласили, посредством функции “Leave project”.

Помимо всех вышеперечисленных функций, программа “Subtask” позволяет Вам создать своего рода модель мэппинга - базы данных, необходимых для поиска нужной Вам информации. Данный проект наглядно виден на примере “Мобильные технологии в России”.

Подводя итоги, можно сказать, что в программе “Subtask” существует возможность создать макет проекта, в котором руководитель может раздавать поручения своим подчиненным и следить за выполнением их работы; также возможно структурировать графически задания, данные определенным лицам. Помимо этого, руководитель может назначить ответственного человека за выполнение задания, данного группе лиц.

Одним из плюсов данного программного обеспечения является проработанный интерфейс, позволяющий определять перечень задач, которые должны быть выполнены.

Программа удобна в использовании, так как сотрудники могут задавать вопросы, комментировать и создавать заметки по поводу своей работы; все действия в проекте могут выполнять как руководитель, так и его подчиненные; а все изменения синхронизируются мгновенно.

Помимо всего прочего, плюсами Subtask являются возможность для сотрудников посмотреть, в какие сроки нужно сдать свои проекты; быстрый поиск по заданиям (так как присутствует фильтр задач); возможность архивирования проекта и возможность отправить созданную схему на печать.

Пользователи могут создать связь между заданиями разных веток, могут создать сразу несколько проектов, а также скачать полученную схему к себе на компьютер. Возможность резервного копирования исключает риск потери данных.

Данное программное обеспечение имеет несколько недостатков: в бесплатной версии программы в проекте возможно создать не более 100 заданий, не более 2-х проектов и можно использовать максимум 10 мб, также отсутствует возможность отмены действия.

Использованные ресурсы:Сайт:www.subtask.com/Программа “Subtask” - Michael Partheil, Создатель и Генеральный директор Subtask

Код для цитирования: Скопировать