VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

Организация событий приобретает все большую популярность в России. Несмотря на то, что в нашей стране отрасль event-менеджмента достаточно молода, она активно и уверенно набирает обороты, с каждым годом становясь всё профессиональнее. Мероприятия становятся всё масштабнее и если контролировать их на этапе подготовки одному-двум менеджерам ещё реально, то на больших площадках в процессе реализации между исполнителями возникает «большая пропасть».

На наш взгляд, эту проблему можно решить с помощью внедрения информационных технологий в те компании, где этого ещё нет, а там где их уже используют - перейти на новый более профильный уровень.

Известно, что скорость и качество выполнения задач по организации мероприятий в высокой степени зависят от того, насколько производительны и современны инструменты, которыми располагает ответственный за весь процесс человек. Выделим особенно полезные для современного event-менеджера информационные технологии.

Мобильные решения. Самый заметный технологический тренд сегодняшней event-индустрии – появление решений для мобильных устройств.

Мобильные решения изменили подход в деле «обилечивания». Непоколебимые, казалось бы, позиции бумаги как основного носителя билетов, теснит цифровой формат квитков на экранах смартфонов и планшетов. Преимуществ такого формата много: билеты нельзя подделать или продублировать (уникальность обеспечивается QR- и штрих-кодами), потерять или забыть дома (все данные о билете хранятся в «облаке», доступ к которому есть с любого устройства), и, что не менее важно – для их покупки не надо стоять в кассе. QR- и штрих-коды, о которых идет речь, позволяют создать удобную систему контроля входа на мероприятие. Это происходит с помощью CRM-систем. Посетителю не нужно иметь распечатку билета, достаточно приложить экран мобильного устройства с отображенным на нем кодом к сканеру, установленному на входе. Затем код сверяется с базой данных CRM-системы, и при положительном результате посетитель проходит на мероприятие.

Современные мобильные приложения позволяют также управлять ивентами, вести учет посетителей в CMS-системе, интегрироваться в соцсети. Организатор, используя эти приложения, уже не привязан к своему рабочему месту, он может контролировать ход проекта с любого устройства, находящегося под рукой. Синхронизировать задачи в календаре при этом не надо, так как всякий раз используется единая, «облачная» база данных. «Облака» - еще один тип полезных для event-менеджера технологий.

Проблема лишь в том, что мобильный телефон сам по себе не дает возможности координировать крупномасштабное мероприятие без помех, для этого необходимы программы, «начинки» мобильного устройства которые сделали бы всех координаторов единым целым. Для этого телефоны должны обладать определёнными характеристиками.

«Облачные» технологии. Центральная часть многих мероприятий – презентация. У event-менеджера, готовящего презентацию, есть два главных риска – то, что файл не откроется (или не воспроизведется должным образом), и то, что презентация будет неинтересна зрителям в содержательном плане.

Первый случай возможен, если версия программы, с помощью которой открывается презентация, не совпадает с той, в которой файл создавался. К примеру, PowerPoint может отказаться корректно воспринимать формат файла, созданного с помощью Open Office Impress. Предотвратить это можно с помощью «облачных» программ. Они позволяют создавать презентации, которые будут одинаково хорошо отображаться на любом другом компьютере. Самый доступный инструмент для таких целей – конструктор презентаций, входящий в сервис Google Docs. Он достаточно близок по функционалу к привычному для многих PowerPoint, и особых усилий по его освоению прилагать не понадобится.

Второй сценарий возникает, главным образом, в силу явного дефицита усердия и желания креативно созидать со стороны event-менеджера. Ситуацию поможет исправить «облачный» сервис Prezi. С его помощью можно делать презентации, очень далекие от стандартов PowerPoint и его аналогов: на экране предстает не набор слайдов, а красочный анимированный сюжет, погружающий зрителя в «путешествие» по идеям рассказчика.

Возможности «облаков» можно задействовать и при продаже билетов на мероприятия. Некоторые сервисы, специализирующиеся на сопровождении мероприятий, позволяют заказчику устанавливать у себя на сайте виджеты с функционалом по регистрации на мероприятие и продаже билетов. Можно менять дизайн виджета и отдельные функции. Сервер заказчика не несет никакой нагрузки – все данные передаются в «облако», где формируется база данных и алгоритмы дальнейшей работы с клиентами (распределение по местам, группам, срокам явки посетителей и т.д.).

Геопозиционирование. Почти всегда event-менеджер координирует действия других людей (коллег или участников мероприятия), либо каким-то образом сам зависит от них. Очень часто возникает ситуация: надо знать, где в данный момент времени находится нужный человек, и скоро ли у него получится прибыть в то место, где сейчас находится организатор. Типичный пример, корпоративный водитель должен забрать из аэропорта ключевого спикера конференции. Event-менеджер просто обязан знать с точностью до минуты, когда прибудет машина со спикером. Можно, конечно, время от времени звонить водителю и спрашивать о том, где сейчас едет машина. Но мы прибегнем к помощи инноваций. К счастью, вариантов их использования сегодня достаточно.

Во-первых, на мобильный телефон водителя можно установить приложение, фиксирующее текущее расположение абонента и позволяющее затем куратору мероприятия посмотреть его на карте.

Во-вторых, с той же целью можно установить в машину так называемый «GPS-маячок», работающий по тому же принципу, что и телефон с приложением, но как самостоятельное устройство. Второй вариант удобен тем, что может очень долго прослужить без замены (около трех лет). Также, с его помощью event-менеджеру можно отслеживать любые другие объекты, или, как вариант, давать отслеживать коллегам самого себя и свой автомобиль.

Очевидно, что event-индустрия – одна из самых динамично и быстро развивающихся отраслей во всем мире. И каждый пункт из вышеуказанных технологий позволяет организаторам развиваться, но необходимо совершенствовать все стадии мероприятия с помощью ещё более узкого расширения использования информационных технологий в этой сфере. Например, разрабатывать специализированные программы координации, взаимодействия участников до мероприятия во время и после.

Код для цитирования: Скопировать