Объектом исследования является деятельность государственного унитарного предприятия Республики Башкортостан «Редакционно-издательский комплекс «На земле Салавата»», расположенный в селе Малояз Салаватского района Республики Башкортостан. Курирующее министерство: Агентство по печати и средствам массовой информации Республики Башкортостан.
Предприятие было создано в результате реорганизации, согласно распоряжению правительства Республики, Башкортостан от 06.02.2002г.№87-р. Основным видом деятельности ГУП РБ РИК «На земле Салавата» является выпуск двух самостоятельных газет: «На земле Салавата» на русском языке и «Юрюзань» на башкирском языке, а также производство бланочной и книжно-журнальной продукции и рекламно-информационные услуги, как для предприятий, так и для населения.
ГУП РБ РИК «На земле Салавата» осуществляет поставки на свои склады бумажной продукции от фирм изготовителей и имеет постоянные рынки сбыта бланочной продукции (школы, детские сады и центральная районная больница).
Бухгалтерский учет осуществляется в централизованной форме. Бухгалтерия ведет законченный цикл учетных работ до составления отдельного баланса. На предприятии используется программный комплекс «1С: Предприятие 8.2».
В отделе бухгалтерии можно выделить следующие функциональные направления деятельности:
- ведение бухгалтерского учета;
- обслуживание клиентов;
- обслуживание сотрудников организации.
Структура предприятия позволяет с максимальной эффективностью и в минимальные сроки выполнять работы различной сложности и в любых объемах (рисунок 1).
Рисунок 1 Организационная структура ГУП РБ РИК «На земле Салавата»
Предметом исследования в рамках предполагаемого проекта является автоматизация процесса оформления заявок. Назначение разработки заключается в обеспечении эффективности работы сотрудников бухгалтерии и отдела реализации услуг. Для достижения поставленной задачи были изучены:
‒ предметная область проектирования;
‒ структура экономического объекта;
‒ основные бизнес - процессы;
‒ внутренние и внешние потоки документов.
В настоящее время заявки на оказание услуг принимаются бухгалтером отдела реализации услуг, что называется «вручную» - при личном присутствии или по телефону. Учет заказов осуществляется с помощью табличного процессора MS Excel. Это приводит к значительным затратам времени, снижению эффективности работы бухгалтера, появлению ошибок в отчетах. Усложняется многоаспектный анализ данных и замедляется принятие управленческих решений.
Целью данного проекта является автоматизация приема заявок от контрагентов на производство продукции и исполнения услуг, посредством внедрения модуля на сайт предприятия, который будет вести прием онлайн заявок от потребителей услуг, что позволит сократить время приема и учета заявок в несколько раз.
Поведение разрабатываемой системы описывается с помощью функциональной модели, которая отображает системные прецеденты (use cases), системное окружение - актеров (actors) и связи между ними (рисунок 2).
Рисунок 2 Функциональная модель подсистемы
Основные свойства, которыми должна обладать ИС:
Вышеуказанные стратегические свойства являются необходимыми для создания эффективной ИС. Ожидаемые результаты от внедрения данного модуля:
‒ сокращения бумажного приема заявок;
‒ оперативность облуживания заказчиков;
‒ оперативность учета и обработки полученной информации по заявке;
‒ сокращение времени на обработку заказов.
Проектируемая информационная система включает средства для добавления, удаления, изменения записей справочников, также оформления заявок, отчетов. Достоинством данной информационной системы является ее простота, в то же время она содержит основные функции, которые требуются для работы сотрудников. И, что не маловажно, данная информационная система сэкономит время, как сотрудников, так и клиентов, потраченное на оформление заявок.