VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

Объектом исследования является деятельность государственного унитарного предприятия Республики Башкортостан «Редакционно-издательский комплекс «На земле Салавата»», расположенный в селе Малояз Салаватского района Республики Башкортостан. Курирующее министерство: Агентство по печати и средствам массовой информации Республики Башкортостан.

Предприятие было создано в результате реорганизации, согласно распоряжению правительства Республики, Башкортостан от 06.02.2002г.№87-р. Основным видом деятельности ГУП РБ РИК «На земле Салавата» является выпуск двух самостоятельных газет: «На земле Салавата» на русском языке и «Юрюзань» на башкирском языке, а также производство бланочной и книжно-журнальной продукции и рекламно-информационные услуги, как для предприятий, так и для населения.

ГУП РБ РИК «На земле Салавата» осуществляет поставки на свои склады бумажной продукции от фирм изготовителей и имеет постоянные рынки сбыта бланочной продукции (школы, детские сады и центральная районная больница).

Бухгалтерский учет осуществляется в централизованной форме. Бухгалтерия ведет законченный цикл учетных работ до составления отдельного баланса. На предприятии используется программный комплекс «1С: Предприятие 8.2».

В отделе бухгалтерии можно выделить следующие функциональные направления деятельности:

-        ведение бухгалтерского учета;

-        обслуживание клиентов;

-        обслуживание сотрудников организации.

Структура предприятия позволяет с максимальной эффективностью и в минимальные сроки выполнять работы различной сложности и в любых объемах (рисунок 1).

Рисунок 1 Организационная структура ГУП РБ РИК «На земле Салавата»

Предметом исследования в рамках предполагаемого проекта является автоматизация процесса оформления заявок. Назначение разработки заключается в обеспечении эффективности работы сотрудников бухгалтерии и отдела реализации услуг. Для достижения поставленной задачи были изучены:

‒        предметная область проектирования;

‒        структура экономического объекта;

‒        основные бизнес - процессы;

‒        внутренние и внешние потоки документов.

В настоящее время заявки на оказание услуг принимаются бухгалтером отдела реализации услуг, что называется «вручную» - при личном присутствии или по телефону. Учет заказов осуществляется с помощью табличного процессора MS Excel. Это приводит к значительным затратам времени, снижению эффективности работы бухгалтера, появлению ошибок в отчетах. Усложняется многоаспектный анализ данных и замедляется принятие управленческих решений.

Целью данного проекта является автоматизация приема заявок от контрагентов на производство продукции и исполнения услуг, посредством внедрения модуля на сайт предприятия, который будет вести прием онлайн заявок от потребителей услуг, что позволит сократить время приема и учета заявок в несколько раз.

Поведение разрабатываемой системы описывается с помощью функциональной модели, которая отображает системные прецеденты (use cases), системное окружение - актеров (actors) и связи между ними (рисунок 2).

Рисунок 2 Функциональная модель подсистемы

Основные свойства, которыми должна обладать ИС:

• Быстродействие - одно из важнейших качеств системы, которое отвечает за скорость передачи данных внутри системы, т.к. в любой системе быстрое обновление информации ведет к быстрым решениям в нашем же случае быстром обслуживании клиента.
• Точность результатов - использование человеческого фактора в интегрируемой системе должно быть сведено к минимуму, т.к. за счет этого повышается точность результатов.
• Простота эксплуатации также немаловажное свойство, поскольку эта система нацелена на использование конечным пользователем предоставленных функций, но ведь даже высококвалифицированным специалистам намного удобнее использовать упрощенный интерфейс для исключения ошибок на стадии использования человеческого фактора.

Вышеуказанные стратегические свойства являются необходимыми для создания эффективной ИС. Ожидаемые результаты от внедрения данного модуля:

‒        сокращения бумажного приема заявок;

‒        оперативность облуживания заказчиков;

‒        оперативность учета и обработки полученной информации по заявке;

‒        сокращение времени на обработку заказов.

Проектируемая информационная система включает средства для добавления, удаления, изменения записей справочников, также оформления заявок, отчетов. Достоинством данной информационной системы является ее простота, в то же время она содержит основные функции, которые требуются для работы сотрудников. И, что не маловажно, данная информационная система сэкономит время, как сотрудников, так и клиентов, потраченное на оформление заявок.