VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

Предметом исследования стал процесс согласования документов при подаче заявки на приобретение IT-оборудования и расходных материалов для ГУП Центральная районная больница Альшеевского района Республики Башкортостан.

На сегодняшний день все документы в офисе создаются в электронном виде, но, к сожалению, до сих пор более 80% созданных документов распечатываются - для согласования, ознакомления, запуска в работу. В этой связи внедрение системы электронного документооборота - самое разумное действие со стороны лиц, принимающих решения. Тема автоматизации процессов документооборота становится в последнее время все более и более актуальной. Внедрение системы автоматизации документооборота затрагивает все уровни управления компании и призвано изменить способы управления.

Электронный документ - это некий набор информации, созданный и сохраненный на компьютере. Электронный документ сопровождается атрибутами (название, автор, дата создания и т.д.), по которым его можно быстро найти. Электронный документооборот - это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно. Система электронного документооборота (СЭД) - это программный комплекс, который позволяет организовать работу (создание, изменение, поиск) с электронными документами и взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).

Преимущества электронного документооборота заключаются в следующем:

-     прозрачность бизнес-процессов (возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность предприятия абсолютно прозрачной для руководства и контролирующих органов);

-     сокращение затрат времени руководителей и сотрудников (сокращается время на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.) и происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов на предприятии);

-     обеспечение конфиденциальности информации (в отличие от традиционного "бумажного" документооборота, система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются);

-     повышение исполнительской дисциплины (предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, поскольку по статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками);

-     выполнение требований стандартов менеджмента качества;

-     легкость внедрения инноваций и обучения (благодаря системе оповещения, можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников; сокращаются сроки обучения новых сотрудников);

-     развитие корпоративной культуры (взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды, в то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания);

-     рост конкурентных преимуществ (повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов, функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников).

Объем рынка документооборота оценить в настоящее время достаточно сложно, но очевидно, что в ближайшее время с потребностью в автоматизации документооборота столкнутся практически все более или менее крупные предприятия и госучреждения, задумывающиеся над повышением эффективности. В последнее время наблюдается очевидный всплеск интереса к данной тематике, причем в отличие от ситуации трех-четырех летней давности интерес в основном вызывает не автоматизация канцелярии и архива документов, а именно автоматизация процессов документооборота и других смежных задач, таких как автоматизация систем менеджмента качества.

Работа с заявкой на приобретение нового IT-оборудования производится следующим образом: сотрудник, ответственный за IT-оборудование, формирует заявку, затем отправляет на рассмотрение и подписание. Сначала заявку рассматривает центр информатизации и отправляет на согласование руководителю и в бухгалтерию для сопоставления с бюджетными лимитами. После подписаний вышеперечисленными сотрудниками заявку направляют в отдел снабжения, который выдает новое оборудование или расходные материалы.

На рисунке 1 представлен маршрут согласования заявки.

Рис.1 Согласование документов на приобретение нового оборудования в  MS Visio.

А затем и в BPwin.

Рис.2 Контекстная диаграмма IDEF0 согласования документов на приобретение нового оборудования

Рис.3 Декомпозиция диаграммы IDEF0 согласования документов на приобретение нового оборудования

Документ, отправленный на согласование по типовому маршруту, будет проходить обязательные этапы согласования. Какие именно этапы - зависит от того каким типовым маршрутом согласовывается документ.

Однако можно выделить основные этапы для любого типового маршрута:

-        согласование внутри отдела или управления;

-        рассмотрение визирующими;

-        рассмотрение в отделе адресата.

 При рассмотрении внутри отдела или управления документ, подготовленный инициатором будет проверен на правильность оформления ответственным за документооборот учреждения, рассмотрен начальником отдела и далее главным врачом. Кроме того, документ регистрируется ответственным за ДОУ в отделе адресата, рассматривается адресатом в зависимости от конкретного маршрута. Таким образом, в типовых маршрутах перечисленные выше участники процесса согласования уже указаны и присутствуют в обязательном порядке.

Библиографический список

1.    Ехлаков, Ю.П. Теоретические основы автоматизированного управления [Текст]: учебник / Ю. П. Ехлаков - Томск: ТУСУР, 2011 - 338 с.

2.    http://directum.ru/ (дата обращения 12.12.2014)

3.    http://www.ecm-journal.ru/ (дата обращения 02.02.2015)