VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

Опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, постоянное совершенствование технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы электронного документооборота Directum.

Directum - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Внедрение системы электронного документооборота помогает выстраивать инфраструктуру управления всем корпоративным контентом, обеспечивая ведение электронного архива, согласование документов, взаимодействие сотрудников как в малой компании, так и в крупной территориально распределенной корпорации и даже за пределами офиса.

В ходе анализа производственной экономической деятельности предприятия было выявлено, что ООО ИПП «Новые технологии» является рентабельной, динамично развивающейся молодой компанией.

В управлении компанией используется опыт зарубежного и российского современного менеджмента. Производственная деятельность ведется на основе собственных разработок, на которые у организации имеются собственные сертификаты и патенты. Предприятие в полной мере оснащено вычислительной и оргтехникой и обладает достаточно разнообразным информационным обеспечением, не покрывающим, тем не менее, электронный документооборот.

В результате исследования предметной области, на основе полученных данных, построена мнемосхема процессов деятельности отдела канцелярии, представленная комплексом схем, которые наглядно показывают процесс функционирования (рисунок 1).

Рисунок 1 Мнемосхема процессов «как есть»

Поступающая в канцелярию документация регистрируется в журнале входящей корреспонденции, затем передается руководству для вынесения резолюции, после чего документ доводится до исполнителя. После исполнения документ передается в архив, и при необходимости, создается отчет руководству.

Исходящая документация проходит согласование, затем регистрируется в канцелярии и отправляется по заданному адресу.

Внутренняя документация, минуя отдел канцелярии, согласовывается на уровне структурных подразделений предприятия.

Мнемосхема процессов «как будет» после внедрения и конфигурирования модуля «Канцелярия» СЭД Directum представлен на рисунке 2.

Рисунок 2 Мнемосхема процессов «как будет»

Входящая и исходящая корреспонденция регистрируются в системе, и на нее заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК). Все документы отслеживаются и управляются непосредственно в системе.

Модуль «Канцелярия» позволяет организовать обмен между сторонними организациями. На рисунке 3 представлена функциональная модель организации документооборота.

Рисунок 3 Функциональная модель организации документооборота

Входной информацией являются входящие документы в модуль «Канцелярия» в ИПП «Новые Технологии».

Нормативно-правовыми актами управления при организации документооборота являются инструкции по делопроизводству, должностные инструкции и порядок документооборота. Под управлением система преобразует все входные, выходные данные, используя механизмы ресурсов.

Механизмы ресурсов принимают непосредственное участие в моделировании. В данной модели задействованы ресурсы руководителя, который выносит резолюции и контролирует исполнение работ по документу, ресурсы сотрудники, которые занимаются выполнением работ по документу и служба ДОУ (документационное обеспечение управления). Декомпозиция второго уровня основного блока представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 Декомпозиция второго уровня основого блока

Здесь мы можем увидеть жизенный цикл входящего документа на этапах регистрации, обработки, списания в дело и формирования отчета.

На рисунке 5 представлена декомпозиция блока «Обработка документа».

Рисунок 5 Декомпозиция блока «Обработка документа»

На выходе данной модели получаем исходящий (ответный) документ или исполненный входящий документ.

Модуль «Канцелярия» на ИПП «Новые Технологии» необходимо установить на ПК делопроизводителя. Разработанная система позволит снизить трудоемкость работ, выполняемых им, уменьшить затраты на бумагу, краску для принтеров и увеличить скорость документооборота в целом. Тем самым снизится напряженность и увеличится эффективность работы секретаря, оптимизируется рабочее время и бизнес процессы.

Библиографический список

1. СЭД DIRECTUM [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.directum.ru.

2. DIRECTUM 4.9. Руководство по модулю «Канцелярия».

3. Маклаков, С. В. BPWin и ERWin. CASE-средства разработки информационных систем [Текст]: учебник / С. В. Маклаков. - М.: ДИАЛОГ_МИФИ, 2012. – 320 с.

4. Макарова, Н.В. Делопроизводство [Текст]: учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. - СПб. : Питер, 2013. - 410 с.

5. Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция [Текст] : учеб. пособие / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова. - Ростов н/Д.: МарТ, 2012. - 272 с.

6. Адаптация системы DIRECTUM [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.directum.ru/1091667.aspx на 26.10.2014 г.

7. Эффект от внедрения СЭД на 2013 г. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/effect.php.

Код для цитирования: Скопировать