VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

В наши дни, чтобы выжить, организация должна изменяться. Новые открытия и изобретения быстро вытесняют стандартные способы работы. Организации, тратящие основную часть своего времени и ресурсов на поддержание статуса кво, вряд ли будут процветать в нынешней изменчивой обстановке.

Организация - живой организм, который постоянно движется в направлении роста или спада. Все организации направлены на развитие, а значит, их целью является движение только в положительном направлении, в направлении роста.

Организационные изменения - это формирование нового организационного устройства, адекватного характеру изменений внешней среды. Организационные изменения сопровождаются сломом привычных и разделяемых сотрудниками ценностей, норм и шаблонов действия, а также традиционных способов принятия решений, которые становятся препятствием в адаптации организации к темпу и направлениям рыночных изменений.

Для осуществления эффективной деятельности, при условии насыщенности домашнего рынка сбыта аналогичной продукцией, компании необходимо искать клиентов за пределами своего региона. Это обуславливается повышенным спросом на продукцию, производимую в достаточном количестве в Омской области и отсутствии её в некоторых регионах и странах. Примером может служить, производство силоса и сенажа СПК «Большевик» Москаленского района Омской области и последующая продажа продукции в регионы Урала и Казахстана и других стран СНГ. В результате у компании возникает необходимость в выделении данного функционала в отдельную сферу деятельности – внешнеэкономические связи, что относится к компетенции менеджера по внешнеэкономическим связям.

Цель данного проекта является проведение организационных изменений в СПК «Большевик» путем введения должности менеджера по внешнеэкономическим связям. Поставленная цель предполагает решение следующих задач: 1) анализ общей характеристики СПК «Большевик»; 2) обоснование необходимости введения должности менеджера по внешнеэкономическим связям в СПК «Большевик».

В данной работе будет обоснована необходимость введения должности менеджера по внешнеэкономическим связям, разработан алгоритм введения новой должности, представлена структура управления СПК «Большевик», скорректированная с учетом введения новой должности.

1 Характеристика организации

Вид информации	Информация
Полное наименование	Сельскохозяйственный производственный кооператив «Большевик»
Сокращенное наименование	СПК «Большевик»
Местоположение	646072, Омская область, Москаленский район, д. Ивановка, ул. Центральная, 39А.
Вид организации с точки зрения цели деятельности	Сельскохозяйственное учреждение
Организационно-правовая форма	Сельскохозяйственный производственный кооператив
Форма собственности	Частная собственность
Основные виды экономической деятельности	производство и реализация сельскохозяйственной продукции и продуктов ее переработки; проведение ремонтных работ автомобилей, тракторов сельхозмашин, изделие и реставрация узлов машин и деталей к ним; строительно-монтажные и ремонтные работы зданий и сооружений; услуги по денежным и имущественным ссудам под проценты, залог имущества или акций; приобретение и реализация имущества, товаров народного потребления и сельскохозяйственной продукции; посреднические услуги при купле-продаже товаров народного потребления и сельскохозяйственной продукции; производство товаров народного потребления; организация оптовой и розничной торговли продовольственными и промышленными товарами; оказание услуг по хранению и складированию продукции; оказание транспортных услуг; ветеринарная деятельность, лечение животных и оказание услуг другим организациям и населению; производство и продажа семян сельскохозяйственных культур; строительство и ремонт шоссейных и автомобильных дорог, дорожного покрытия.
Общая численность, размер организации	249 чел., средняя организация
Вид организации с точки зрения самостоятельности в принятии решений	Головная
Единичная или групповая организационная форма	Единичная организационная форма
Схема структуры управления организацией	Структура управления представлена в Приложении А.
Тип организации по взаимодействию с окружающей средой (механический или органический)	Механистическая организацияхарактеризуется применением в управлении формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью в работе и жесткой иерархией власти в организации. Преимущества механистической организации проявляются в следующих условиях: в организации известны общие цели и задачи; работа в организации может делиться на отдельные операции; выполнение работы индивидом может достоверно измеряться; денежное вознаграждение мотивирует работника; власть руководителя признается как законная. Данный тип организаций отличается универсальностью, предсказуемостью в деятельности и производительностью.
Тип организации по взаимодействию подразделений	Традиционная организация с линейно-функциональной схемой организационной структуры. Взаимодействие между подразделениями осуществляется с помощью традиционно применяемых организационных структур, которые основаны в основном на двух типах связей между подразделениями - линейной и функциональной.
Тип организации по взаимодействию с человеком	Корпоративный тип характеризуется тем, что система связей между людьми в процессе осуществления ими совместной деятельности ориентирована на интересы большинства. В такой организации ярко выражен приоритет интересов корпорации над интересами индивидуума, послушание и исполнительность.

2 Организационная структура и структура управления СПК «Большевик» Москаленского района

Главными характеристиками качества структуры любой экономической системы являются сбалансированность и пропорциональность взаимосвязей ее частей (подразделений и работников организации). Организационная структура предприятия представляет собой упорядоченную совокупность устойчиво взаимосвязанных подсистем, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого [2]. Организационная структура СПК «Большевик» представлена на рисунке 1.

Для СПК «Большевик», характерен линейно-функциональный тип организационной структуры. Линейно-функциональная структура управления обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления осуществляют общее руководство и координацию, а функциональные консультируют, разрабатывают конкретные вопросы [1].

Как и любая структура управления, линейно-функциональная структура имеет свои преимущества и недостатки. Преимущества заключаются в следующем: данная структура эффективна при решении типичных задач и функций; разделение деятельности линейных и функциональных звеньев при усилении координации их функционирования в процессе управления.

Недостатки линейно-функциональной структуры управления: мало учитывают постоянно меняющиеся внутренние и внешние условия деятельности; существует опасность нерационального распределения информационных потоков, опасность разобщенности функциональных звеньев и увеличение работы по координации их деятельности; каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели фирмы. Применяется для построения любой организации среднего размера [4].

В общем виде структура управления СПК «Большевик» включает центральный аппарат управления, в верхний (первый) уровень которого входят председатель СПК, главные и ведущие специалисты, начальник охраны. Каждый главный специалист возглавляет службу или отдел, в которую входят специалисты, мастера, заведующие и начальники различных производств, обслуживающих все отделения (автопарк, складское хозяйство, гаражное хозяйство). Это второй уровень структуры управления СПК «Большевик».

Третий уровень управления представлен управляющими отделений, которые подчиняются главным специалистам. Четвертый уровень управления представлен управленческим аппаратом отделений, который включает агронома отделения, бухгалтера отделения, ветврача отделения, завхоза отделения, бригадиров.

Первый уровень структуры управления СПК «Большевик» представлен на рисунке12.

Рис.2 - Первый уровень структуры управления СПК «Большевик»

Как видно из рисунка 2, высшим органом управления в СПК является председатель СПК. В непосредственном подчинении председателя СПК находится главный бухгалтер. Кроме того, линейно директору подчиняются главный инженер, главный агроном, главный зоотехник, главный ветврач и заместитель главного бухгалтера. Главные специалисты функционально подчиняются главному бухгалтеру. Такая структура управления исключает возможность дублирования и получения противоречивых приказов. Если все же противоречивые указания поступают, подчиненные руководствуются приказами, поступившими от линейного руководителя. Схематично второй уровень управления СПК «Большевик» представлен на рисунке 3.

Второй уровень управления СПК «Большевик» представлен руководителями подсобных и обслуживающих производств и специалистами, которые линейно подчиняются главным специалистам. В линейном подчинении у руководителей подсобных и обслуживающих производств находятся специалисты этих производств. Каждому главному специалисту подчиняется руководитель конкретного обслуживающего или подсобного производства, что исключает двойное подчинение и дублирование приказов. Третий уровень управления СПК «Большевик» представляет собой структуру управления отделениями. Каждым из отделений хозяйства руководит управляющий отделением, который непосредственно подчиняется главному бухгалтеру (линейная связь), кроме того, функционально управляющие отделениями подчиняются главным специалистам. Структура управления всеми отделениями практически одинакова.

Рис. 3 - Схема второго уровня управления СПК «Большевик»

3 Проект организационных изменений в СПК «Большевик»

Выход на новые рынки сбыта, поиск потенциальных партнёров и клиентов, как в России, так и за рубежом, представляет собой продолжительный процесс, требующий объединения различных сил, средств и квалифицированного персонала предприятия. Дополнительное увеличение нагрузки, не специфичной для задействованного подразделения, на действующий персонал может негативно сказаться на выполнении непосредственных задач, входящих в круг обязанностей, и понизить производительность труда в целом. Для того, чтобы успешно выполнять функции развития внешнеэкономических отношений, необходимо создание дополнительного рабочего места – менеджер по внешнеэкономическим отношениям.

В СПК «Большевик» поиск потенциальных потребителей выпускаемой продукции ранее осуществлялся на основе имеющихся знакомств, деловых связей председателя СПК. Взаимоотношения с предприятиями Урала и Казахстана (реализация силоса и сенажа) имели, скорее пробный характер, нежели организация регулярных поставок. Процесс регулярного целенаправленного поиска потенциальных покупателей за рубежом не был отлажен.

Увеличение объема продаж, в основном, происходило вследствие увеличения продаж конкретному покупателю, а не за счет расширения каналов сбыта. Отпускные цены, обычно, были ниже среднемировых, так как у экономистов предприятия не всегда хватало времени для полноценного анализа потенциального рынка сбыта продукции и экономического состояния конкретной области или страны. В результате, предприятие недополучало прибыль, что могло сказаться на её финансовом положении.

Такой вариант взаимодействия крупного предприятия с потребителями является не рациональным и не эффективным.

Ответственность за поиск клиентов в других регионах была негласно закреплена за директором, а расчёт отпускной цены и анализ рынка возлагался на главного бухгалтера и экономистов предприятия. Однако эти обязанности не должны входить в их компетенцию, так как отвлекают от их основных функций: ведение бухгалтерского учёта и экономического планирования и анализа деятельности предприятия и т.д., что немаловажно для поддержания продуктивной деятельности организации.

Должность менеджера по внешнеэкономическим связям имеет следующие функциональные задачи: поиск новых покупателей продукции, осуществление встреч и переговоров, сбор информации о потенциальных покупателях, анализ текущих цен на выпускаемую продукцию в домашнем регионе и регионах потенциального присутствия; прогнозировать возможность увеличения сбыта продукции. В своей деятельности, менеджер по внешнеэкономическим связям должен акцентировать своё внимание на тех контрактах и клиентах, которые в дальнейшем помогут предприятию увеличить сбыт продукции и прибыль.

Таким образом, работа с новыми клиентами требует большого количества времени и сил, поэтому целесообразно ввести в СПК «Большевик» новую должность менеджера по внешнеэкономическим связям.

Он будет назначаться на должность генеральным директором предприятия и находиться в непосредственном подчинении у главного бухгалтера.

Решение о создании на предприятии новой структурной единицы, принимает уполномоченный орган юридического лица, в данном случае председатель СПК «Большевик». После того с решением ознакомятся все заинтересованные должностные лица, необходимо подготовить документы для внесения изменений в штатное расписание организации. Оформление такого структурного преобразования вносит председатель приказом по основной деятельности о внесении изменений в штатное расписание.

Приказ должен содержать информацию о:

• наименовании должности, количестве вводимых должностей;

• размере тарифных ставок (оклада), надбавок;

• дате, с которой начинает действовать новая редакция штатного расписания.

Кроме того, следует оформить распоряжение о разработке должностной инструкции и приступить к ее составлению, при принятии на работу человека на должность менеджера по внешнеэкономическим связям необходимо ознакомить его с его правами и обязанностями, которые кроме всего прочего должны присутствовать в должностной инструкции [8].

Должностная инструкция представляет собой документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем предприятия для всех сотрудников малых предприятий, а на крупных и средних предприятиях – для руководителей структурных подразделений. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров (или на структурной единице, исполняющей обязанности специалиста по работе с персоналом). Основными разделами должностной инструкции являются: общие положения, функциональных обязанностей, права, ответственность, поощрение.

Должностная инструкция необходима работнику для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

В соответствии с введением новой должности в СПК «Большевик», нами была разработана должностная инструкция менеджера по внешнеэкономическим связям, которая представлена в Приложении Б.

Далее нужно начать подбор соискателей на введенную позицию исходя из требований к должности, к личности менеджера. При поиске важно руководствоваться также профессионально важными качествами специалиста: коммуникабельность, ответственность, инициативность, эмоциональная устойчивость, целеустремленность.

Наиболее значимыми требованиями к соискателям являются:

• знание как минимум одного международного иностранного языка (английский, немецкий, китайский) на уровне свободного общения;

• свободное владение компьютером и офисным программным обеспечением;

• способность анализировать тенденции изменения стоимости производимой продукции во времени в условиях домашнего региона;

• умение анализировать финансовые, фондовые и товарные рынки;

• владение ситуацией о состоянии экономики домашнего региона в целом, постоянное нахождение в курсе мировых, российских и региональных событий.

Целесообразно провести анализ кандидатов в форме собеседования, разделив вопросы на 4 блока:

• профессионально важные навыки;

• профессиональная самооценка;

• мотивация соискателя;

• лояльность к организации (в т.ч. предыдущего места работы) [5].

Для нового сотрудника в организации необходимо подготовить рабочее место, обеспечить всем необходимым для работы: офисной мебелью (стул, стол, тумба и т.д.), компьютером с высокоскоростным подключением к сети Интернет, компьютерной оргтехникой (принтер, сканер, копир и т.д.), стационарный телефон с несколькими линиями, мобильный телефон, канцелярские принадлежности. Провести оценку уровня шума, освещённости, радиационного воздействия.

Для более быстрой и эффективной адаптации сотрудника в новом коллективе и введении сотрудника в должность, предлагается оформить кураторство. В качестве кураторов предлагаются председатель СПК, главный бухгалтер, начальники структурных подразделений.

Перед началом работы, председатель СПК (или уполномоченное лицо) проводят обзорную экскурсию по территории предприятия: производственным площадям, складам, сельскохозяйственным угодьям и т.д. Далее знакомит с коллегами – работниками всех без исключения структурных подразделений.

Далее проводится краткий инструктаж о компании и принятых в ней правилах, который может содержать следующую информацию:

• О компании: когда и кем основана; высшее и среднее звено управления; основные направления деятельности; места расположения хозяйственных построек, полей, складов и т.д.

• О клиентах: сегменты рынка, на которые ориентирована фирма; источники для поиска новых клиентов; кто может быть ответственным лицом в организации потенциального заказчика и т.д.

• Общие условия работы с клиентами: документооборот; минимальная сумма заявки; условия оплаты и предоставления скидок; правила сдачи-приема готовой продукции; условия доставки и т.д.

• Взаимодействие сотрудников внутри компании: с какими сотрудниками фирмы и по каким вопросам будет взаимодействовать новичок.

• График работы сотрудника, рабочее место, схема начисления зарплаты и т.д.

• Техника безопасности.

После этого проходит ознакомление с рабочим процессом, изучение должностной инструкции, требований конфиденциальности информации, правил внутреннего распорядка дня, различных нормативов и прочих рабочих инструкций. Также важно предоставить работнику критерии оценки его работы, во избежание дальнейших недоразумений.

Следующий шаг - ознакомление сотрудника с документами, которые ему необходимо будет заполнять в процессе работы, правилами их оформления и регламентом сдачи [6].

В период адаптации необходимо контролировать успехи в освоении профессии сотрудником, для чего организуются регулярные встречи с целью фиксации достигнутых результатов на новом месте.

После принятия на работу менеджера по внешнеэкономическим связям, ему устанавливается испытательный срок в 1 месяц, по итогам которого принимается решении о соответствии менеджера требованиям занимаемой должности [7].

В целях личностного и профессионального роста, нового сотрудника, а также работников смежных с новой должностью структурных подразделений предлагается периодически направлять на разнообразные курсы повышения квалификации и изучения иностранных языков.

Таким образом, подводя итоги сказанному выше, можно отметить, что такой вариант организационных изменений в СПК «Большевик», как введение новой должности менеджера по внешнеэкономическим связям, позволит освободить работников предприятия от обязанностей данного специалиста. В Приложении В представлена структура управления СПК «Большевик», скорректированная с учетом введения новой должности менеджера по внешнеэкономическим связям.

Менеджер по внешнеэкономическим связям в СПК «Большевик» увеличит клиентскую базу, расширит территорию присутствия продукции компании, создаст долгосрочные отношения с новыми клиентами, будет развивать и поддерживать отношения с уже имеющимися клиентами. Все это в свою очередь приведет к расширению каналов сбыта, а, следовательно, к увеличению прибыли предприятия, в чем и заключается цель его деятельности.

Список использованной литературы

1. Агарков А.П. Теория организации. Организация производства: Интегрированное учебное пособие / под общ. ред. проф. А. П. Агаркова, Р. С. Голова, А. М. Голикова и др.; 2010. – 429 c. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2012 . – 272 с.

2. Глумаков В.Н. Организационное поведение: учебник / В.Н. Глумаков. – М.: Вузовский учебник, 2013. – 352 с.

3. Либкинд Е.В., Рябикова Н.Е., Чепурин В.А. Организационные структуры управления: конспект лекции и методические указания к теме по дисциплине: «Менеджмент» – Оренбург: ГОУ ОГУ, 2009. – 42 с.

4. Теория организации: учеб. пособие / А.П. Балашов. – М.: Вузовский учебник: НИЦ ИНФРА-М, 2013. – 208 с.

5. Третьякова, Е.П. Теория организации: Учебное пособие / Е.П. Третьякова. – М.: КноРус, 2012. – 224 c.

6. Чаденкова О. А., Мищенко Д. С. Оптимизация процедуры отбора менеджеров по продажам // Вестник Самарской гуманитарной академии. - 2011.- №1. С. 123-130.

7. http://consult-plus.biz/

8. http://hr-portal.ru/

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Структура управления СПК «Большевик»

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Образец должностной инструкции (обязанностей) менеджера по внешнеэкономическим связям

УТВЕРЖДАЮ

Председатель СПК «Большевик»

Фамилия И.О. ________________

«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Менеджера повнешнеэкономическим связям относят к категории руководителей.

1.2. На должность менеджера по внешнеэкономическим связям лицо, которое имеет экономическое высшее или экономическое инженерное образование и стаж работы по профилю не меньше 5 лет.

1.3. Менеджер по внешнеэкономическим связям назначается на должность и освобождается от должности приказом председателем СПК в установленном действующим трудовым законодательством порядке.

1.4. Менеджер по внешнеэкономическим связям обязан знать:

- режим работы, обязанности и права работников;

- приказы, распоряжения, постановления, прочие нормативные и руководящие документы, которые связан с работой компании;

- правила и нормы охраны труда, правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности;

- правила трудового внутреннего распорядка.

1.5. Менеджер по внешнеэкономическим связям руководствуется в собственной деятельности:

- данной должностной инструкцией

- законодательными актами Российской Федерации;

- Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом компании, прочими нормативными актами компании;

- распоряжениями и приказами начальства.

2. Должностные обязанности менеджера по внешнеэкономическим связям

Менеджер по внешнеэкономическим связям выполняет такие должностные обязанности:

2.1. Руководит разработкой мероприятий и предложений по улучшению прогрессивных форм внешнеэкономических связей, экономического и научно-технического сотрудничества со странами за рубежом.

2.2. Устанавливает напрямую научно-технические и производственные связи, решает вопросы технической производственной кооперации с фирмами и предприятиями прочих стран.

2.3. Разрабатывает экономическое техническое обоснование по установлению производственных прямых связей, образованию совместных предприятий.

2.4. Производит подготовку и принимает участие при переговорах с иностранными фирмами.

2.5. В установленном порядке организовывает прием представителей отечественных и зарубежных фирм (предприятий), которые прибыли для разрешения вопросов внешнеэкономической деятельности.

2.6. Разрабатывает советы по улучшению новых форм внешнеэкономического сотрудничества.

2.7. Организовывает систематизацию, сбор, обобщение и изучение информационных материалов в сфере маркетинга; о сбытовой, экономической, и другой деятельности фирм (предприятий), с которыми заключаются договора в отношении сотрудничества; составление тематических обзоров, аннотаций и рефератов о конкурентоспособности продукции, которая выпускается на предприятии и требованиях к аналогичной продукции мирового рынка.

2.8. Организовывает работу по увеличению объема поставок на экспорт, вовлечению в него других видов ресурсов и товаров.

2.9. Контролирует исполнение договоров по поставкам продукции на экспорт с внешнеторговыми организациями и поставках продукции по импорту инофирмами.

2.10. Проводит в сфере внешнеэкономической деятельности согласование работы предприятия с республиканскими ведомствами.

2.11. Подготавливает информацию для начальства предприятия по всем аспектам внешнеэкономических связей.

2.12. Руководит сотрудниками, которые находятся в подчинении.

3. Права менеджера по внешнеэкономическим связям

Менеджер по внешнеэкономическим связям имеет право:

3.1. Получать информацию, включая конфиденциальную, в объеме, который нужен для решения конкретных задач.

3.2. Вносить предложения по улучшению работы, которая связана с обязанностями, которые предусмотрены настоящей инструкцией.

3.3. В границах компетенции сообщать непосредственному начальнику обо всех недостатках, выявленных в процессе деятельности и вносить предложения, как их устранить.

3.4. Требовать от начальства предприятия оказывать содействие в исполнении должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность менеджера по внешнеэкономическим связям

Менеджер по внешнеэкономическим связям ответственен:

4.1. За неисполнение или некачественное исполнение должностных обязанностей, которые предусмотрены этой должностной инструкцией, - в границах, которые установлены трудовым ныне действующим законодательством РФ.

4.2. За несоблюдение действующих приказов, инструкций и распоряжений по сохранению конфиденциальной информации и коммерческой тайны.

4.3. За нарушение внутренних правил трудовой дисциплины, трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности.

4.4. За правовые нарушения, которые совершены во время собственной деятельности, - в границах, которые установлены ныне действующим гражданским, уголовным и административным законодательством РФ.

4.5. За причинение организации материального ущерба - в границах, которые установлены ныне действующим гражданским и трудовым законодательством РФ.

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Скорректированная структура управления, после введения должности менеджера по внешнеэкономическим связям

Код для цитирования: Скопировать