VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

Одной из основных проблем управления современным предприятием или организацией является их быстрое развитие и изменение в соответствии с современными рыночными принципами функционирования и растущими требованиями общества. Внешние условия функционирования современной организации касаются различных показателей ее деятельности, требуют гибкости системы управления, а значит и эффективной организационной структуры - как одного из ее важнейших элементов.

Организация и управление большинства отечественных предприятий не отвечает потребностям не только мирового, но и российского рынка. Это приводит к неэффективности управления, в результате чего предприятие оказывается в кризисном состоянии убыточности или банкротства, что в свою очередь замедляет экономическое развитие страны в целом и затрудняет борьбу российских предприятий с зарубежными конкурентами.

Вместе с тем, решение проблем развития и изменения организаций важно не только для убыточных, но и для успешных, динамично развивающихся предприятий. В настоящее время процесс внедрения изменений на предприятиях и в компаниях становится новым концептуальным подходом к управлению. В связи с этим особую важность приобретают процессы изменений всей системы функционирования предприятия и, ее организационной структуры, включая процессы, людей, потребителей, а также различные модели и методы их практического воплощения.

Организационные изменения - это формирование нового организационного порядка под влиянием изменений внешней среды.

Изменение в организации – это процесс освоения новой идеи, поведения или любое относительно самостоятельное видоизменение какого-либо ее элемента, т.е. замена устаревших, неспособных выполнять свои функции элементов новыми, либо дополнение их ранее не существовавшими с целью наиболее полного приближения к требованиям жизни.

Цель данного проекта является проведение организационных изменений в ООО «Измайловское» путем введения должности специалиста по сбыту произведённой переработанной продукции. Поставленная цель предполагает решение следующих задач:

• анализ общей характеристики ООО «Измайловское»:

• обоснование необходимости введения должности специалиста по сбыту в ООО «Измайловское».

В данной работе будет обоснована необходимость введения должности специалиста по сбыту, разработан алгоритм введения новой должности, представлена структура управления ООО «Измайловское», скорректированная с учетом введения новой должности.

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ

Вид информации

Информация

Полное наименование

Общество с ограниченной ответственностью Измайловское

Сокращенное наименование

ООО «Измайловское»

Местоположение

646931,Омская обл., Калачинский р-н,

с.Сорочино, ул.Центральная, д. 11

Вид организации с точки зрения цели деятельности

Сельскохозяйственное учреждение

Организационно-правовая форма

Общество с ограниченной ответственностью

Форма собственности

Частная собственность

Основные виды экономической деятельности

• производство и реализация сельскохозяйственной продукции и продуктов ее переработки;

• проведение ремонтных работ автомобилей, тракторов сельхозмашин,

• посреднические услуги при купле-продаже товаров народного потребления и сельскохозяйственной продукции;

• производство товаров народного потребления;

• организация оптовой и розничной торговли продовольственными и промышленными товарами;

• оказание услуг по хранению и складированию продукции;

Общая численность, размер организации

201 чел., средняя организация

Вид организации с точки зрения самостоятельности в принятии решений

Головная

Единичная или групповая организационная форма

Единичная организационная форма

Тип организации по взаимодействию с окружающей средой (механический или органический)

Механистическая организация характеризуется применением в управлении формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью в работе и жесткой иерархией власти в организации.

Преимущества механистической организации проявляются в следующих условиях:

• в организации известны общие цели и задачи;

• работа в организации может делиться на отдельные операции;

• выполнение работы индивидом может достоверно измеряться;

• денежное вознаграждение мотивирует работника;

• власть руководителя признается как законная.

Данный тип организаций отличается универсальностью, предсказуемостью в деятельности и производительностью.

Тип организации по взаимодействию подразделений

Традиционная организация с линейно-функциональной схемой организационной структуры. Взаимодействие между подразделениями осуществляется с помощью традиционно применяемых организационных структур, которые основаны в основном на двух типах связей между подразделениями - линейной и функциональной.

Тип организации по взаимодействию с человеком

Корпоративный тип характеризуется тем, что система связей между людьми в процессе осуществления ими совместной деятельности ориентирована на интересы большинства. В такой организации ярко выражен приоритет интересов корпорации над интересами индивидуума, послушание и исполнительность.

2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕДПРИЯТИЯ

Организационная структура развивается и изменяется под воздействием особенностей стратегии предприятия, его внутренней сложности и изменений во внешней среде. Разнообразие структур связано с различиями в области деятельности, в характере и сложности выпускаемых продуктов, в размерах, степени дифференциации и территориальном расположении предприятия. [1]

Для ООО «Измайловское», характерен линейно-функциональный тип организационной структуры. Линейно-функциональная структура управления обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления осуществляют общее руководство и координацию, а функциональные консультируют, разрабатывают конкретные вопросы. [2]

Как и любая структура управления, линейно-функциональная структура имеет свои преимущества и недостатки.

Преимущества линейно-функциональной структуры управления:

- данная структура эффективна при решении типичных задач и функций;

- разделение деятельности линейных и функциональных звеньев при усилении координации их функционирования в процессе управления.

Недостатки линейно-функциональной структуры управления:

- существует опасность нерационального распределения информационных потоков;

- опасность разобщенности функциональных звеньев и увеличение работы по координации их деятельности;

- каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели фирмы. [3]

В общем виде структура управления ООО «Измайловское» включает центральный аппарат управления, в верхний (первый) уровень которого входят генеральный директор, его заместители, главные и ведущие специалисты, начальник охраны. Второй уровень структуры управления включает главных специалистов возглавляющих службу или отдел, в которую входят специалисты, мастера, заведующие и начальники различных производств, обслуживающих все отделения.

Первый уровень структуры управления ООО «Измайловское» представлен на рисунке11.

Рис.1. Первый уровень структуры управления ООО «Измайловское»

Как видно из рисунка 1, высшим органом управления в обществе закрытого типа является общее собрание акционеров, которому подчиняется генеральный директор. В непосредственном подчинении генерального директора находятся заместитель. Кроме того, линейно директору подчиняются инженер отделу кадров (начальник отдела кадров), главный инженер, главный механик, главный агроном, главный зоотехник, главный юрисконсульт, главный экономист и главный бухгалтера. Такая структура управления исключает возможность дублирования и получения противоречивых приказов. Если все же противоречивые указания поступают, подчиненные руководствуются приказами, поступившими от линейного руководителя.

Схематично второй уровень управления ООО «Измайловское» представлен на рисунке 2.

Рис. 2. Схема второго уровня управления ООО «Измайловское»

Второй уровень управления ООО «Измайловское» представлен руководителями подсобных и обслуживающих производств и специалистами, которые линейно подчиняются главным специалистам. В линейном подчинении у руководителей подсобных и обслуживающих производств находятся специалисты этих производств. Особенностью второго уровня управления хозяйством является отсутствие двойных линейных связей между подчиненными второго уровня и руководителями первого. Каждому главному специалисту подчиняется руководитель конкретного обслуживающего или подсобного производства, что исключает двойное подчинение и дублирование приказов.

3. ПРОЕКТ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ИЗМЕНЕНИЙ В ООО «ИЗМАЙЛОВСКОЕ»

Процесс поиска потенциального покупателя товара, удовлетворения его потребностей, характеризуется рядом мероприятий, требующих объединения различных сил, средств и квалифицированного персонала предприятия. Это, в свою очередь, не возможно без профессионального руководства и координации взаимодействия всех вовлеченных ресурсов. Общим руководством названных выше проблем, планированием, разработкой методик по поиску покупателей, контролем над процессами продажи должен заниматься непосредственно менеджер по сбыту.

В ООО «Измайловское» поиск потенциальных потребителей выпускаемой продукции, ранее осуществлялся на основе имеющихся знакомств, деловых связей генерального директора и его первого заместителя. Однако, процесс регулярного целенаправленного поиска потенциальных покупателей не был отлажен, продукцию в основном сбывали узкому кругу постоянных клиентов, а также тем покупателям, которые сами выходили на связь по чьей-либо рекомендации, однако такие случаи имеют скорее единичный, чем постоянный характер.

Увеличение объема продаж в основном происходило путем увеличения продаж конкретному покупателю, а не за счет расширения каналов сбыта. Обычно в подобных ситуациях предприятие реализует продукцию не по самой выгодной для себя цене, так как, во-первых, в случае продажи по личному знакомству руководства часто делаются скидки, во-вторых, нет полной рыночной картины, не ведется качественные прогнозирования и анализа потребителей, столь необходимые во время постоянных изменений на рынке.

Такой вариант взаимодействия крупного предприятия с потребителями является не рациональным и не эффективным.

Вопросами ведения и оформления сделок по реализации продукции в ООО «Измайловское», а также организацией поставок продукции покупателю занимался планово-экономический отдел, в основном данный вид работы был закреплен за главным экономистом и главным бухгалтером предприятия. Однако эти обязанности не должны входить в их компетенцию, так как отвлекают от их основной функции: экономического планирования и анализа деятельности предприятия, ведения бухгалтерского учета и т.д., что немаловажно для поддержания продуктивной деятельности организации.

Должность специалиста по сбыту имеет следующие функциональные задачи: организация продаж; сбор информации о потенциальных покупателях, изучение их вкусов и потребностей; сбор информации о внешних и внутренних конкурентах; первичный анализ и систематизация собранной информации; организация рекламы; изучение стандартов качества и нормативно-правовых документов. Специалист по сбыту должен акцентировать свое внимание на таких контактах с потребителями продукции, которые в большей мере позволят сельхозпредприятиям повысить прибыль от реализации произведенной продукции, проводимых посреднических операций.

Таким образом, работа с клиентами и партнёрами требует индивидуального подхода и занимает много времени, поэтому целесообразно ввести в ООО «Измайловское» новую должность специалиста по сбыту.

Решение о создании на предприятии новой структурной единицы, принимает уполномоченный орган юридического лица, в данном случае генеральный директор ООО «Измайловское».

После того с решением ознакомятся все заинтересованные должностные лица, необходимо подготовить документы для внесения изменений в штатное расписание организации. Оформление такого структурного преобразования вносит генеральный директор приказом по основной деятельности о внесении изменений в штатное расписание.

Приказ должен содержать информацию о:

• наименовании должности, количестве вводимых должностей;

• размере тарифных ставок (оклада), надбавок;

• дате, с которой начинает действовать новая редакция штатного расписания.

Кроме того, следует оформить распоряжение о разработке должностной инструкции и приступить к ее составлению. [4] Должностная инструкция представляет собой документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. В соответствии с введением новой должности в ООО «Измайловское», нами была разработана должностная инструкция Специалиста по сбыту.

Должностная инструкция представляет собой документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем предприятия для всех сотрудников малых предприятий, а на крупных и средних предприятиях – для руководителей структурных подразделений. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров. Основными разделами должностной инструкции являются: общие положения, карта функциональных обязанностей, права, ответственность, поощрение.

Должностная инструкция необходима работнику для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Нами была разработана должностная инструкция представленная в приложении А.

Далее нужно начать подбор соискателей на введенную позицию исходя из требований к должности. При поиске важно руководствоваться также профессионально важными качествами специалиста: коммуникабельность, ответственность, инициативность, эмоциональная устойчивость, целеустремленность.

Целесообразно провести анализ кандидатов в форме собеседования, разделив вопросы на 4 блока:

-профессионально важные навыки;

-профессиональная самооценка;

-мотивация соискателя;

-лояльность к организации (в т.ч. предыдущего места работы). [5]

Для нового сотрудника в организации нужно подготовить рабочее место, обеспечить его всем необходимым для работы: стул, стол, компьютер, телефон, канцелярские принадлежности, убедится в достаточном уровне шума и освещения.

Не лишним будет договориться с кем-нибудь из его будущих коллег о неформальной помощи и опеке.

Для наиболее быстрого и эффективного введения нового сотрудника в должность организация должна иметь конкретный план адаптации работника на новом рабочем месте и его обучения.

Сначала сотрудник получает инструменты и оборудование, необходимые ему для работы. Затем его ведут на рабочее место и знакомят с коллегами.

Краткий инструктаж о компании и принятых в ней правилах может содержать следующую информацию:

-О компании: когда и кем основана; высшее и среднее звено управления; основные направления деятельности;

-О клиентах: сегменты рынка, на которые ориентирована фирма; источники для поиска новых клиентов;

-Общие условия работы с клиентами: документооборот; минимальная сумма заявки; условия оплаты и предоставления скидок; правила сдачи-приема готовой продукции; условия доставки и т.д.

-Взаимодействие сотрудников внутри компании: с какими сотрудниками и по каким вопросам будет взаимодействовать новичок.

-График работы сотрудника, рабочее место, схема начисления зарплаты и т.д.

-Техника безопасности.

Далее проводится ознакомление с рабочим процессом, изучение должностной инструкции, требований конфиденциальности информации, правил внутреннего распорядка дня, различных нормативов и прочих рабочих инструкций.

Следующий шаг - ознакомление сотрудника с документами, которые ему необходимо будет заполнять в процессе работы, правилами их оформления и регламентом сдачи.

В период адаптации необходимо контролировать успехи в освоении профессии сотрудником, для чего организуются регулярные встречи с целью фиксации достигнутых результатов на новом месте.

После принятия на работу Специалиста по сбыту, ему устанавливается испытательный срок в 1 месяц, по итогам которого принимается решении о соответствии Специалиста требованиям занимаемой должности.

Из всего выше сказанного можно сделать вывод о том, что акой вариант организационных изменений в ООО «Измайловское», как введение новой должности Специалиста по сбыту, позволит освободить работников предприятия от обязанностей данного специалиста. Ниже представлена структура управления ООО «Измайловское», скорректированная с учетом введения новой должности Специалиста по сбыту.

Рис. 3 Организационная структура управления ООО «Измайловское», скорректированная с учетом введения новой должности Специалиста по сбыту.

Специалист по сбыту в ООО «Измайловское» наладит новые контакты предприятия с потребителями выпускаемой продукции, определит круг устоявшихся потребителей, регулярно взаимодействующих с предприятием. Все это в свою очередь приведет к расширению каналов сбыта, а следовательно, к увеличению прибыли предприятия, в чем и заключается цель его деятельности.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Истонин Е.П., Соколов А.Г. Теория организации: системный подход. Учебник. – СПб.: ООО «Андреевский издательский дом», 2012 – 314с.

2. Агарков А.П. Теория организации. Организация производства: Интегрированное учебное пособие / под общ. ред. проф. А. П. Агаркова, Р. С. Голова, А. М. Голикова и др.; 2010. – 429 c. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2012 . – 272 с.

3. Либкинд Е.В., Рябикова Н.Е., Чепурин В.А. Организационные структуры управления: конспект лекции и методические указания к теме по дисциплине: «Менеджмент» – Оренбург: ГОУ ОГУ, 2009. – 42 с.

4. Теория организации: учеб. пособие / А.П. Балашов. – М.: Вузовский учебник: НИЦ ИНФРА-М, 2013. – 208 с.

5. http://consult-plus.biz/

10

Код для цитирования: Скопировать