VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

В современном мире организации действуют во все более неопределенных условиях, стремительно меняющейся окружающей среде. Для поддержания конкурентоспособности, качественного удовлетворения потребностей покупателей, поддержания должного технологического развития, организациям необходимо целенаправленно претворять в жизнь изменения в своей деятельности. Организационные изменения - это формирование нового организационного порядка под влиянием изменений внешней среды. Очень часто складывается так, что этим преображениям сопутствует переосмысление привычных работникам ценностей, норм и шаблонов действия, традиционных способов принятия решений, которые могут стать препятствием в приспособлении организации к меняющимся рыночным тенденциям.

Для осуществления эффективной деятельности организации необходимо осознанно подходить к реализации продукции, так как от этого напрямую зависит получение предприятием прибыли. Важно иметь четкий план реализации продукции, видеть перспективы развития рынков сбыта, постоянно находить новые каналы сбыта продукции и контролировать выполнение плана реализации товара, получать обратную связь от потребителей. Все вышеперечисленные функции являются основой деятельности специалиста по сбыту на предприятии, что однозначно говорит о важности его существования.

Цель данного проекта является проведение организационных изменений в ЗАО «Нива» путем введения должности менеджера по сбыту. Поставленная цель предполагает решение следующих задач: 1) анализ общей характеристики ЗАО «Нива»; 2) обоснование необходимости введения должности менеджера по сбыту в ЗАО «Нива».

В данной работе будет обоснована необходимость введения должности менеджера по сбыту, разработан алгоритм введения новой должности, представлена структура управления ЗАО «Нива», скорректированная с учетом введения новой должности.

1 Характеристика организации

Вид информации	Информация
Полное наименование	Закрытое акционерное общество «Нива»
Сокращенное наименование	ЗАО «Нива»
Местоположение	646760, Россия, Омская область, Павлоградский район, р.п. Павлоградка, ул. Зеленая 12.
Вид организации с точки зрения цели деятельности	Сельскохозяйственное учреждение
Организационно-правовая форма	Закрытое акционерное общество
Форма собственности	Частная собственность
Основные виды экономической деятельности	производство и реализация сельскохозяйственной продукции и продуктов ее переработки; проведение ремонтных работ автомобилей, тракторов сельхозмашин, изделие и реставрация узлов машин и деталей к ним; строительно-монтажные и ремонтные работы зданий и сооружений; услуги по денежным и имущественным ссудам под проценты, залог имущества или акций; приобретение и реализация имущества, товаров народного потребления и сельскохозяйственной продукции; посреднические услуги при купле-продаже товаров народного потребления и сельскохозяйственной продукции; производство товаров народного потребления; организация оптовой и розничной торговли продовольственными и промышленными товарами; оказание услуг по хранению и складированию продукции; оказание транспортных услуг; ветеринарная деятельность, лечение животных и оказание услуг другим организациям и населению; производство и продажа семян сельскохозяйственных культур; строительство и ремонт шоссейных и автомобильных дорог, дорожного покрытия.
Общая численность, размер организации	568 чел., крупная организация
Вид организации с точки зрения самостоятельности в принятии решений	Головная
Единичная или групповая организационная форма	Единичная организационная форма
Схема структуры управления организацией	Структура управления наглядно представлена в Приложении А.
Тип организации по взаимодействию с окружающей средой (механический или органический)	Механистическая организацияхарактеризуется применением в управлении формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью в работе и жесткой иерархией власти в организации. Преимущества механистической организации проявляются в следующих условиях: в организации известны общие цели и задачи; работа в организации может делиться на отдельные операции; выполнение работы индивидом может достоверно измеряться; денежное вознаграждение мотивирует работника; власть руководителя признается как законная. Данный тип организаций отличается универсальностью, предсказуемостью в деятельности и производительностью.
Тип организации по взаимодействию подразделений	Традиционная организация с линейно-функциональной схемой организационной структуры. Взаимодействие между подразделениями осуществляется с помощью традиционно применяемых организационных структур, которые основаны в основном на двух типах связей между подразделениями - линейной и функциональной.
Тип организации по взаимодействию с человеком	Корпоративный тип характеризуется тем, что система связей между людьми в процессе осуществления ими совместной деятельности ориентирована на интересы большинства. В такой организации ярко выражен приоритет интересов корпорации над интересами индивидуума, послушание и исполнительность.

2 Организационная структура и структура управления ЗАО «Нива»

Главными характеристиками качества структуры любой экономической системы являются сбалансированность и пропорциональность взаимосвязей ее частей (подразделений и работников организации). Организационная структура предприятия представляет собой упорядоченную совокупность устойчиво взаимосвязанных подсистем, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого [2]. Организационная структура ЗАО «Нива» представлена на рисунке 1.

Для ЗАО «Нива», характерен линейно-функциональный тип организационной структуры. Линейно-функциональная структура управления обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления осуществляют общее руководство и координацию, а функциональные консультируют, разрабатывают конкретные вопросы [1].

Как и любая структура управления, линейно-функциональная структура имеет свои преимущества и недостатки. Преимущества заключаются в следующем: данная структура эффективна при решении типичных задач и функций; разделение деятельности линейных и функциональных звеньев при усилении координации их функционирования в процессе управления.

Недостатки линейно-функциональной структуры управления: мало учитывают постоянно меняющиеся внутренние и внешние условия деятельности; существует опасность нерационального распределения информационных потоков, опасность разобщенности функциональных звеньев и увеличение работы по координации их деятельности; каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели фирмы. Применяется для построения любой организации среднего размера [4].

В общем виде структура управления ЗАО «Нива» включает центральный аппарат управления, в верхний (первый) уровень которого входят генеральный директор, его заместители, главные и ведущие специалисты, начальник охраны. Каждый главный специалист возглавляет службу или отдел, в которую входят специалисты, мастера, заведующие и начальники различных производств, обслуживающих все отделения (нефтебаза, центральный ток, складское хозяйство, гаражное хозяйство). Это второй уровень структуры управления ЗАО «Нива».

Третий уровень управления представлен управляющими отделений, которые подчиняются заместителям директора и главным специалистам. Четвертый уровень управления представлен управленческим аппаратом отделений, который включает агронома отделения, бухгалтера отделения, ветврача отделения, завхоза отделения, фуражира, заведующего током и учетчика отделения, бригадиров.

Первый уровень структуры управления ЗАО «Нива» представлен на рисунке12.

Рис.2. Первый уровень структуры управления ЗАО «Нива»

Как видно из рисунка 1, высшим органом управления в обществе закрытого типа является общее собрание акционеров, которому подчиняется ревизионная комиссия и генеральный директор. В непосредственном подчинении генерального директора находятся первый заместитель, заместитель директора – главный инженер-строитель и заместитель директора по экономике – главный бухгалтер. Кроме того, линейно директору подчиняются инженер по трудовым процессам (начальник отдела кадров), главный инженер, главный инженер-энергетик, главный агроном, главный зоотехник, главный ветврач, главный юрисконсульт, главный экономист и заместитель главного бухгалтера. Два заместителя генерального директора функционально подчиняются первому заместителю. Главные специалисты функционально подчиняются всем трем заместителям. Такая структура управления исключает возможность дублирования и получения противоречивых приказов. Если все же противоречивые указания поступают, подчиненные руководствуются приказами, поступившими от линейного руководителя. Схематично второй уровень управления ЗАО «Нива» представлен на рисунке 3.

Рис. 3. Схема второго уровня управления ЗАО «Нива»

Второй уровень управления ЗАО «Нива» представлен руководителями подсобных и обслуживающих производств и специалистами, которые линейно подчиняются главным специалистам. В линейном подчинении у руководителей подсобных и обслуживающих производств находятся специалисты этих производств. Каждому главному специалисту подчиняется руководитель конкретного обслуживающего или подсобного производства, что исключает двойное подчинение и дублирование приказов. Третий уровень управления ЗАО «Нива» представляет собой структуру управления отделениями. Каждым из семи отделений хозяйства руководит управляющий отделением, который непосредственно подчиняется двум заместителям директора (линейная связь), кроме того, функционально управляющие отделениями подчиняются главным специалистам. Структура управления всеми отделениями практически одинакова.

3 Проект организационных изменений в ЗАО «Нива»

Процесс поиска потенциального покупателя товара, удовлетворения его потребностей, характеризуется рядом мероприятий, требующих объединения различных сил, средств и квалифицированного персонала предприятия. Это, в свою очередь, не возможно без профессионального руководства и координации взаимодействия всех вовлеченных ресурсов. Общим руководством названных выше проблем, планированием, разработкой методик по поиску покупателей, контролем над процессами продажи должен заниматься непосредственно менеджер по сбыту.

В ЗАО «Нива» поиск потенциальных потребителей выпускаемой продукции, ранее осуществлялся на основе имеющихся знакомств, деловых связей генерального директора и его первого заместителя. Однако, процесс регулярного целенаправленного поиска потенциальных покупателей не был отлажен, продукцию в основном сбывали узкому кругу постоянных клиентов, а также тем покупателям, которые сами выходили на связь по чьей-либо рекомендации, однако такие случаи имеют скорее единичный, чем постоянный характер.

Увеличение объема продаж в основном происходило путем увеличения продаж конкретному покупателю, а не за счет расширения каналов сбыта. Обычно в подобных ситуациях предприятие реализует продукцию не по самой выгодной для себя цене, так как, во-первых, в случае продажи по личному знакомству руководства часто делаются скидки, во-вторых, нет полной рыночной картины, не ведется качественные прогнозирования и анализа потребителей, столь необходимые во время постоянных изменений на рынке.

Такой вариант взаимодействия крупного предприятия с потребителями является не рациональным и не эффективным.

Вопросами ведения и оформления сделок по реализации продукции в ЗАО «Нива», а также организацией поставок продукции покупателю занимался планово-экономический отдел, в основном данный вид работы был закреплен за главным экономистом и главным бухгалтером предприятия. Однако эти обязанности не должны входить в их компетенцию, так как отвлекают от их основной функции: экономического планирования и анализа деятельности предприятия, ведения бухгалтерского учета и т.д., что немаловажно для поддержания продуктивной деятельности организации.

Должность менеджера по сбыту имеет следующие функциональные задачи: организация продаж; сбор информации о потенциальных покупателях, изучение их вкусов и потребностей; сбор информации о внешних и внутренних конкурентах; первичный анализ и систематизация собранной информации; организация рекламы; изучение стандартов качества и нормативно-правовых документов. Менеджер по сбыту должен акцентировать свое внимание на таких контактах с потребителями продукции, которые в большей мере позволят сельхозпредприятиям повысить прибыль от реализации произведенной продукции, проводимых посреднических операций.

Таким образом, работа с клиентами требует индивидуального подхода и занимает много времени, поэтому целесообразно ввести в ЗАО «Нива» новую должность менеджер по сбыту.

Он будет назначаться на должность генеральным директором предприятия и находиться в непосредственном подчинении у зам. директора по экономике.

Решение о создании на предприятии новой структурной единицы, принимает уполномоченный орган юридического лица, в данном случае генеральный директор ЗАО «Нива». После того с решением ознакомятся все заинтересованные должностные лица, необходимо подготовить документы для внесения изменений в штатное расписание организации. Оформление такого структурного преобразования вносит генеральный директор приказом по основной деятельности о внесении изменений в штатное расписание.

Приказ должен содержать информацию о:

• наименовании должности, количестве вводимых должностей;

• размере тарифных ставок (оклада), надбавок;

• дате, с которой начинает действовать новая редакция штатного расписания.

Кроме того, следует оформить распоряжение о разработке должностной инструкции и приступить к ее составлению, при принятии на работу человека на должность менеджера по сбыту необходимо ознакомить его с его правами и обязанностями, которые кроме всего прочего должны присутствовать в должностной инструкции [8].

Должностная инструкция представляет собой документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем предприятия для всех сотрудников малых предприятий, а на крупных и средних предприятиях – для руководителей структурных подразделений. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров. Основными разделами должностной инструкции являются: общие положения, карта функциональных обязанностей, права, ответственность, поощрение.

Должностная инструкция необходима работнику для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

В соответствии с введением новой должности в ЗАО «Нива», нами была разработана должностная инструкция менеджера по сбыту, которая представлена в Приложении Б.

Далее нужно начать подбор соискателей на введенную позицию исходя из требований к должности, к личности менеджера. При поиске важно руководствоваться также профессионально важными качествами специалиста: коммуникабельность, ответственность, инициативность, эмоциональная устойчивость, целеустремленность.

Целесообразно провести анализ кандидатов в форме собеседования, разделив вопросы на 4 блока:

• профессионально важные навыки;

• профессиональная самооценка;

• мотивация соискателя;

• лояльность к организации (в т.ч. предыдущего места работы) [5].

Для нового сотрудника в организации нужно подготовить рабочее место, обеспечить его всем необходимым для работы: стул, стол, компьютер, телефон, канцелярские принадлежности, убедится в достаточном уровне шума и освещения.

Не лишним будет договориться с кем-нибудь из его будущих коллег о неформальной помощи и опеке.

Для наиболее быстрого и эффективного введения нового сотрудника в должность организация должна иметь конкретный план адаптации работника на новом рабочем месте и его обучения.

Сначала сотрудник получает инструменты и оборудование, необходимые ему для работы. Затем его ведут на рабочее место и знакомят с коллегами.

Далее проводится краткий инструктаж о компании и принятых в ней правилах, который может содержать следующую информацию:

• О компании: когда и кем основана; высшее и среднее звено управления; основные направления деятельности; места расположения хозяйственных построек, полей, складов и т.д.

• О клиентах: сегменты рынка, на которые ориентирована фирма; источники для поиска новых клиентов; кто может быть ЛПР (лицом, принимающим решение) в организации потенциального заказчика и т.д.

• Общие условия работы с клиентами: документооборот; минимальная сумма заявки; условия оплаты и предоставления скидок; правила сдачи-приема готовой продукции; условия доставки и т.д.

• Взаимодействие сотрудников внутри компании: с какими сотрудниками фирмы и по каким вопросам будет взаимодействовать новичок.

• График работы сотрудника, рабочее место, схема начисления зарплаты и т.д.

• Техника безопасности.

После этого проходит ознакомление с рабочим процессом, изучение должностной инструкции, требований конфиденциальности информации, правил внутреннего распорядка дня, различных нормативов и прочих рабочих инструкций. Также важно предоставить работнику критерии оценки его работы, во избежание дальнейших недоразумений.

Следующий шаг - ознакомление сотрудника с документами, которые ему необходимо будет заполнять в процессе работы, правилами их оформления и регламентом сдачи [6].

В период адаптации необходимо контролировать успехи в освоении профессии сотрудником, для чего организуются регулярные встречи с целью фиксации достигнутых результатов на новом месте.

После принятия на работу менеджера по сбыту, ему устанавливается испытательный срок в 1 месяц, по итогам которого принимается решении о соответствии менеджера требованиям занимаемой должности [7].

Таким образом, подводя итоги сказанному выше, можно отметить, что такой вариант организационных изменений в ЗАО «Нива», как введение новой должности менеджера по сбыту, позволит освободить работников предприятия от обязанностей данного специалиста. В Приложении В представлена структура управления ЗАО «Нива», скорректированная с учетом введения новой должности менеджера по сбыту.

Менеджер по сбыту в ЗАО «Нива» наладит новые контакты предприятия с потребителями выпускаемой продукции, определит круг устоявшихся потребителей, регулярно взаимодействующих с предприятием. Все это в свою очередь приведет к расширению каналов сбыта, а следовательно, к увеличению прибыли предприятия, в чем и заключается цель его деятельности.

Список использованной литературы

1. Агарков А.П. Теория организации. Организация производства: Интегрированное учебное пособие / под общ. ред. проф. А. П. Агаркова, Р. С. Голова, А. М. Голикова и др.; 2010. – 429 c. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2012 . – 272 с.

2. Глумаков В.Н. Организационное поведение: учебник / В.Н. Глумаков. – М.: Вузовский учебник, 2013. – 352 с.

3. Лапыгин, Ю.Н. Теория организации и организационное поведение: учебник / Ю.Н. Лапыгин. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 329 c.

4. Либкинд Е.В., Рябикова Н.Е., Чепурин В.А. Организационные структуры управления: конспект лекции и методические указания к теме по дисциплине: «Менеджмент» – Оренбург: ГОУ ОГУ, 2009. – 42 с.

5. Теория организации: учеб. пособие / А.П. Балашов. – М.: Вузовский учебник: НИЦ ИНФРА-М, 2013. – 208 с.

6. Третьякова, Е.П. Теория организации: Учебное пособие / Е.П. Третьякова. – М.: КноРус, 2012. – 224 c.

7. Чаденкова О. А., Мищенко Д. С. Оптимизация процедуры отбора менеджеров по продажам // Вестник Самарской гуманитарной академии. - 2011.- №1. С. 123-130.

8. http://consult-plus.biz/

9. http://hr-portal.ru/

10. http://www.pro-personal.ru/

Код для цитирования: Скопировать