VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» архивное дело – это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов – документов, значимых для граждан, общества и государства [1].

Значение архивов для современного общества и государства невозможно переоценить.

На сегодняшний день, жизнь невозможно представить без информации. Во всех сторонах нашей жизни, она выступает основой общественного сознания. В условиях современного информационного общества, своевременное, оперативное получение информации выходит на первый план. В связи с этим повышается значение эффективности работы архивов.

Современная система архивов России представлена четырьмя типами:

- государственные архивы;

- ведомственные архивы;

- негосударственные архивы;

- муниципальные архивы

Схема Федеральной архивной службы России представлена на рисунке 1:

Рисунок 1 - Схема Федеральной архивной службы России

Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия.

Особую актуальность получил вопрос хранения больших массивов архивных документов. В условиях огромного объема информации и небольших помещений для хранения документов, единственным решением проблемы обработки и хранения информации, стало применение современных технологий.

В связи с этим утверждаются государственные программы, в рамках которых, применение новых технологий, а также мирового опыта позволит обеспечить сохранность значимых документов.

На сегодняшний день, архивы России осуществляют перевод бумажных документов в электронный вид. Для этого применяется дорогостоящее мероприятие – оцифровка документов.

Благодаря оцифровке, для архивов открываются новые возможности, на базе новейших технологий предоставлять услуги совершенно иного качества.

Однако, срок использования, даже совершенных электронных носителей, не превышает 50 лет. Поэтому длительное хранение информации на электронных носителях стало проблемой для всех стран, внедряющих новейшие информационные технологии в архивное дело.

В связи с этим, на данный момент оцифровка носит выборочный характер. Применяется преимущественно для создания электронных копий архивов наиболее ценных и востребованных документов с угасающими текстами.

Иными словами, оцифровка нужна для того что бы, максимально использовать преимущество многократного и многофункционального использования цифровой информации, удовлетворяя возросшие потребности пользователей архивной информации.

Законодательная база в области архивного дела хорошо развита, о чем свидетельствует ФЗ «Об архивном деле».

Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. В условиях технического прогресса законодательная база будет продолжать совершенствоваться и дальше [2].

Важным вопросом является так же срок обработки запроса в архиве. Согласно, правилам исполнения запросов в архивах, на сегодняшний день срок обработки запроса той или иной справки составляет 30 дней. В некоторых случаях на поиски документа может отводиться и большее время. Такое положение дел может создавать трудности для населения.

Большая часть запросов имеет социально-правовой характер - это запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации: трудовой стаж, заработная плата, нестраховые периоды, переименование, ликвидация организации, награждение. В следствие чего, необходима своевременность оказания услуги [4].

Решением вопроса уменьшения срока выполнения обработки запроса может выступать создание единой базы данных архивов, созданной с помощью оцифровки бумажных документов. Тогда время выполнения обработки запроса можно свести до одного клика.

Что касается маленького срока хранения информации на цифровых носителях, одним из действенных способов решения этой проблемы является строительство центров обработки данных, обеспечивающих надежный и защищенный доступ к важнейшим информационным ресурсам [3].

Подводя итог, можно отметить, что архивные документы имеют огромную ценность, так как несут в себе историческую информацию.

Важным моментом является и срок обработки запросов населения. Хранению документов, использованию новейших технических средств в области архивного дело должно уделяться большое внимание – это одна из главных задач архива в современных условиях.

Библиографический список

1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013 с изменениями, вступившими в силу с 23.02.2013) «Об архивном деле в Российской Федерации»

2. К вопросу о роли архивов в современном обществе. Королева В.С., Нунаева А.А. [электронный ресурс] URL: http://www.tsutmb.ru/ob2 (дата обращения 16.01.2015)

3. Центры обработки данных (Статья). Селеменева Е.А. Береза Н.В. Электронное периодическое издание «Экономика и социум». Информационные и коммуникативные технологии. Выпуск №2 (11), 2014 год. [электронный ресурс] URL:http://www.iupr.ru/domains_data/files/zurnal_11_may/Selemeneva%20E.A.%20Informacionnye%20i%20kommunikativnye%20tehnologii.pdf (дата обращения: 15.01.2015)

4. ГКУ РО «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области» [электронный ресурс] URL: http://archiv-shakhty.ru/pages/208 ( дата обращения 15.01.2015)