VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

На рынке труда в России профессия «офис-менеджер» появилась не так давно - примерно пятнадцать лет назад. Главной задачей офис-менеджера является организация и обеспечение успешной работы офиса – той части компании, где размещается административно-управленческий персонал и проводится работа с клиентами. Все функции офис-менеджера можно разбить на пять основных групп:

1. Управленческие. К ним относится построение организационной структуры офиса, планирование работы офиса, руководство персоналом офиса (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала и т.д.), разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры, разработка политики общения с клиентами;

2. Административные. Организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями офиса и т.д.;

3. Хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, а также руководство установкой оборудования, постановка его на техническое обслуживание, обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией;

4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю;

5. Отчетные. Подготовка отчетов для руководства.

Следует отметить, обязанности офис-менеджера могут сильно отличаться в зависимости от требований компании. Например, к ним может быть отнесены встречи важных гостей в аэропорту и заселение их в гостиницу; решения текущих проблем гостей и руководства; организация доставки горячих обедов в офис; решение неожиданных организационных вопросов; информирование сотрудников о важных новостях компании; организация поздравлений сотрудников в дни рождения, праздники, корпоративные мероприятия.

К формальным требованиям к офис-менеджеру относится наличие высшего образование, но в небольших компаниях работодатель может взять сотрудника с незаконченным высшим или средне-специальным образованием. Большинство компаний берут на должность офис-менеджеров специалистов преимущественно с гуманитарным образованием – филологическим, журналистским, педагогическим и т.д. Также к высшему образованию приветствуется дополнительное образование, например, знание 1С. Владение иностранным языком также является значительным преимуществом.

Анализ запросов работодателей и наблюдения за работой успешных офис-менеджеров позволяют выделить деловые качества этой категории персонала:

- ответственность; умение работать в команде;

- стратегическое мышление;

- организованность как способность планировать свою деятельность во времени, самодисциплина; пунктуальность, педантичность; предусмотрительность; старательность, исполнительность;

- адекватная самооценка; способность аргументировано отстаивать свое мнение;

- инициативность; уверенность в себе; целеустремленность;

- хорошая память; избирательность внимания; переключаемость внимания (способность быстрого переключения внимания с одного объекта на другой или с одной деятельности на другую); ассоциативность и логичность мышления;

-умение общаться с людьми и грамотно выражать свои мысли; способность устанавливать новые контакты;

- хорошее общее физическое развитие – выносливость, координированность, сила, быстрота реакции; отсутствие дефектов речи, хорошая дикция; отсутствие нервно-психических расстройств, наркотических (в том числе алкогольной) зависимостей, расстройств слуха, заболеваний позвоночника и суставов, хронических инфекционных заболеваний, выраженных физических недостатков.

К достоинствам профессии офис-менеджера можно отнести высокий спрос на рынке труда, получение навыков административно-хозяйственной деятельности, опыта работы с документами, развития коммуникативных навыков.

К недостаткам профессии офис-менеджера можно отнести отсутствие (как правило) четко прописанных должностных обязанностей, а также тот факт, что из-за большого количества организационных вопросов, требующих быстрого решения работа становится утомительной и приводит к стрессам.

Следовательно, можно выделить, что специфика труда офис-менеджера заключается в наличии большого количества текущей работы, а также работа в условиях стресса (т.к. каждый посетитель приходит с определенными проблемами и требованиями, кроме того, существует необходимость быть всегда «в теме»). Поэтому успешные офис-менеджеры умеют быстро реагировать на складывающиеся обстоятельства и переключать внимание с одного вида деятельности на другой.

В рамках настоящей публикации рассмотрим рекомендации по формированию развития умения быстро переключать внимание с одного объекта рассмотрения на другой. Для этого выделим две группы методов:

1) психологические;

2) физические.

С точки зрения психологии важно, что внимание - процесс, которым можно и нужно управлять с помощью внешних или внутренних инструментов. Психологи констатируют:

•  

  1. Внимание зависит не только от характеристик внешних стимулов, но и от отношения испытуемого к их восприятию. Следовательно, офис-менеджеру важно формировать ценностное отношение к объектам профессиональной деятельности. Если же они категорически не интересуют сотрудника или никак не соответствуют его компетенциям и потому непосильны для него, то надо думать о смене профессии;

  2. Нужно помнить, что человек может активно воспринимать, запоминать, анализировать только часть посту­пающей информации, реагировать только на ограниченный круг внешних стимулов. Поэтому офис-менеджеру важно формировать системное мышление, позволяющее классифицировать проблемы, определять их принадлежность, выделять связи, отличать главное от второстепенного, срочное от не требующего спешки;

  3. Стойкое внимание может сохраняться в течение 10-15 минут, кратковременные же ослабления внимания позволяют сделать необходимый отдых, предоставляя возможность сохранить внимание к определенной деятельности в течение 45 минут и более.

  4. Переключить внимание легче, если между предыдущей и последующей деятельностью имеется связь;

  5. Переключить внимание легче, если предыдущее задание выполнено;

  6. Офис-менеджеру нужно формировать умение распределять внимание. Трудно быть внимательным одновременно к двум видам умственной деятельности, если объекты внимания сложны. Две работы только тогда можно успешно выполнять, если одна из них хорошо усвоена («выполняется на автомате») или легкая, не требующая сосредоточенной внимания, тогда человек выполняет ее свободно, лишь немного контролирует и регулирует;

  7. Успешнее происходит распределение внимания в случае сочетание умственной и моторной деятельности.

  8. Умение распределять внимание можно развивать, выполняя правильно подобранные упражнения, например, работая с корректурными таблицами.

Теперь перейдем к физическим упражнениям, позволяющим помочь быстро переключать внимание с одного объекта на другой. Физическая активность положительно влияет на перцептивные и мыслительные процессы. Любая мышечная деятельность, занятия физическими упражнениями, спортом повышают активность обменных процессов, тренируют и поддерживают на высоком уровне механизмы, осуществляющие в организме обмен веществ и энергии, что положительно сказывается на умственной и физической работоспособности человека. Между тем основная проблема всех работающих в офисах людей – гиподинамия. Про отдаленную перспективу – избыточный вес – известно всем. А самое частое последствие недостатка движения – это снижение работоспособности.

Для того, чтобы сохранить необходимую работоспособность офис-менеджеру необходимо регулярно заниматься физической культурой и спортом.

Так, в рабочее время можно делать 15-минутные перерывы на физическую активность, в выходные дни можно посещать бассейн, посвятить время пробежке по лесопарку. Можно отлично провести время в фитнес зале с различными программами тренировок ( пилатес, йога, стретчинг, сайкл тренировка или просто тренажерный зал), в зимний период отлично подойдут занятия на лыжах, коньках.

В некоторых компаниях есть отдельные залы, предусмотренные для занятий физической культурой и снятия стресса после рабочего дня. Они могут быть оснащены столами для настольного тенниса, велотренажерами и беговыми дорожками.

Дополнительными средствами поддержания работоспособности офис-менеджерамогут быть факторы гигиены, питания, массаж, использование биологически активных веществ (например, витаминов).

Как показывает наш опыт наблюдений за работой успешных офис-менеджеров, сочетание психологических и физических методов поддержания и совершенствования умения переключаться с одного вида деятельности на другой позволяют добиться устойчивой готовности сотрудника к повторной деятельности.

Код для цитирования: Скопировать