VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

Крупномасштабные спортивные события, происходящие в нашей стране в настоящее время, наглядно показывают всю многогранность и сложность их подготовки, организации и проведения. Количество спортивных мероприятий международного уровня в Российской Федерации увеличивается с каждым годом. Важной составляющей любого значимого события в сфере спорта является не только сами спортивные соревнования, но и осуществление деловых контактов с представителями зарубежных стран в рамках подготовки и проведения мероприятия. От того, насколько профессионально организованы спортивные и деловые мероприятия с участием представителей других государств, зависит репутация принимающей организации и государства в целом. Нормы делового взаимодействия с представителями зарубежных стран перешли в широкую область деловых контактов из сферы дипломатии. Порядок проведения официальных деловых мероприятий регламентирует деловой протокол. Соблюдение требований делового протокола является необходимым условием цивилизованного международного диалога. В связи с этим, всё более актуальными становятся вопросы протокольного сопровождения деловых мероприятий в рамках подготовки и проведения спортивных мероприятий с участием официальных лиц.

Протокольное сопровождение деловых мероприятий в сфере спорта охватывает проведение визитов, деловых встреч, пресс-конференций, переговоров, встреч, симпозиумов, и других мероприятий, связанных с подготовкой, организацией и проведением спортивных соревнований, развитием научного сотрудничества в сфере спорта.

В рамках изучения дисциплины «Практикум протокольной службы» на кафедре сервиса и туризма Института физической культуры, спорта и молодежной политики Уральского федерального университета имени первого Президента России Б.Н. Ельцина студенты 1 курса, обучающиеся по направлению бакалавриата 100100 «Сервис», выполняют домашнюю работу, предусматривающую разработку проекта протокольного мероприятия. Нами было выбрано деловое протокольное мероприятие в сфере спорта. Мы разработали проект программы протокольного сопровождения делового визита в г. Нижний Тагил рейс-директора соревнований по прыжкам на лыжах с трамплина международной лыжной федерации (FIS) Вальтера Хофера с целью ознакомления с трамплинным комплексом «Аист» и решения вопросов возможного сотрудничества.

В рамках разработки проекта мы определили основные операции подготовки данного делового мероприятия.

1. Определение статуса мероприятия.

2. Определение исполнителей и состава оргкомитета.

3. Определение источников финансирования.

4. Подготовка документов о проведении мероприятия: приказ о проведении мероприятия (визита), договоры с компаниями-партнерами, приглашение официальному лицу и др.

5. Разработка и утверждение программы визита.

6. Выбор и согласование места проведения официальной части мероприятия.

7. Согласование вопросов технического и информационного обеспечения в месте проведения официальной части, оформление интерьера.

8. Подготовка списка приглашенных лиц.

9. Рассылка информационных сообщений.

10. Согласование программы неофициальной части визита.

11. Согласование даты приезда и отъезда, оформление проездных документов и организация визовой поддержки.

12. Организация лингвистической поддержки визита.

13. Выбор и бронирование мест проживания зарубежного гостя.

14. Выбор места и заказ организации питания зарубежного гостя.

15. Разработка логистики визита.

16. Разработка сценария встречи, проводов.

17. Разработка сценариев открытия, закрытия официального мероприятия, с детализацией использования государственной символики принимающей страны и страны гостя.

18. Информационное обеспечение визита, размещение информации на сайтах компаний партнеров, официальных организаций.

19. Конкретизация задач сотрудника протокольной службы на каждом этапе подготовки и проведения мероприятия.

В процессе работы над проектом одной из главных проблем было определение исполнителя функций по протокольному сопровождению мероприятия. Штат работников трамплинного комплекса «Аист» имеет в своей структуре тренеров, юриста, медицинских работников, руководящий административно-управленческий и административно-технический персонал [3].

Изучая нормативные документы, устанавливающие квалификационные характеристики должностей работников в области физической культуры и спорта и работников в сфере образования [1, 2], мы установили, что их должностные обязанности и квалификация не предусматривают выполнения функций протокольного сопровождения официальных деловых мероприятий в спортивной организации.

Сегодня в государственных структурах федерального и регионального уровня и крупных компаниях уже существуют службы протокола. В различных организациях функции службы протокола выполняются самыми разными структурами. В спортивных организациях функции организации, проведения и протокольного сопровождения деловых мероприятий, как правило, разделяются между штатными сотрудниками. Такое положение дел, связано с бурным развитием индустрии спорта и появлением новых областей деятельности в сфере спорта, которые не были развиты на более ранних этапах развития отрасли, и не отражались в штатном расписании и должностных обязанностях сотрудников.

Проблема обеспечения протокольного сопровождения в сфере спорта заключается в отсутствии в спортивных организациях специалистов, в обязанности которых входят функции службы протокола. Таким образом, имеется противоречие между необходимостью протокольного сопровождения деловых мероприятий в спортивных организациях и отсутствие организационного ресурса для выполнения этих функций.

Решение данного противоречия мы видим в развитии в вузах направлений подготовки специалистов сервиса для индустрии спорта, а также создании сервисных предприятий, специализирующихся на проведении и протокольном сопровождении официальных деловых мероприятий, сотрудники которых будут иметь соответствующую квалификацию и профессиональный опыт.

Литература

1. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 № 761н (ред. от 31.05.2011) «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников образования"» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 06.10.2010 № 18638)

2. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 15 августа 2011 г. № 916н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников в области физической культуры и спорта» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 14.10.2011 № 22054)

3. ГБОУ ДОД СО «Специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аист»: [Электронный ресурс]. Нижний Тагил, 2013-2014. URL: http://aist-tramplin.ru/page/tramplinnyy-kompleks (Дата обращения: 04.02.2014).