VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации.

В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных расходах. То есть денежные средства выдаются им «под отчет». Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами (абл.1).

Таблица 1 – Расходы, оплачиваемые подотчетными суммами

Вид расходов	Расходы
Хозяйственные	ОС и МПЗ
	канцелярские расходы
	почтовые расходы
	проездные документы и тому подобное
Представительские	расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.
Командировочные	расходы на проезд до места назначения и обратно
	расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок
	расходы на провоз багажа
	расходы по найму жилого помещения
	расходы по оплате услуг связи
	расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз
	расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту
	суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм в организации
	сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы

Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного руководителем компании. После осуществления расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны в установленные сроки отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании авансовый отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы. При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода. Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации.

При оформлении отчета о расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику, используется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма №АО-1). В авансовом отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные расходы и суммы затрат по ним.

Бухгалтерия компании проверяет:

• целевое расходование подотчетных сумм,

• наличие и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы.

После данной проверки бухгалтер заполняет остальные графы авансового отчета, в том числе – проставляет суммы расходов, принятые к учету и используемые счета бухгалтерского учета. Сумма неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу организации, а суммы перерасхода – возвращаются сотруднику. После составления, подписания и утверждения авансового отчета данные о хозяйственных операциях необходимо отразить в регистрах бухгалтерского учета.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы в ООО «Тепловодоканал» предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодателя (но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег) эта сумма удерживается из зарплаты работника.Но при выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Для отражения удержаний из заработной платы в ООО «Тепловодоканал» используются: сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

Д-т сч. 94 К-т сч. 71 - отражены не возвращенные в установленные сроки денежные средства;

Д-т сч. 70 К-т сч. 94 - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства;

Д-т сч. 73 К-т сч. 94 - взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Что касается авиа- и железнодорожных билетов, то, как правило, на их покупку командированному лицу выдаются наличные деньги. Но организация может приобрести билеты в централизованном порядке по безналичному расчету. В таком случае приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:

Д-т сч. 60 К-т сч. 51 - перечислен аванс за авиабилеты

Д-т сч. 50-3 К-т сч. 60 - получены авиабилеты

Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - на сумму НДС

Д-т сч. 71 К-т сч. 50-3 - авиабилет выдан подотчетному лицу.

Нередко при учете расчетов с подотчетными лицами допускается большое количество ошибок. Самыми распространенными из них являются: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. В ходе проверки налоговые органы обращают особое внимание на заполнение командировочного удостоверения, авансового отчета и других документов, связанных с командировкой.

Суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая дни нахождения в пути. Днем выезда считаются сутки, до 24 часов, в течение которых отправляется работник в командировку и календарные сутки до 24 часов – днем прибытия. Суточные не выплачиваются, если длительность командировки составляет один день. Размер суточных устанавливается и закрепляется внутренними документами организации. Вся сумма в полном размере включается в состав расходов. При этом Налоговым кодексом установлены нормативы в отношении суточных в целях исчисления налога на доходы физических лиц. Так, согласно п.3 ст.217 Кодекса, в отношении суточных в 2013 году действуют прежние нормативы – 700 рублей за каждый день нахождения в командировке, включая дорогу, для территории России, и 2500 рублей за день командировки за границей.

Таблица 2 – Нормативы размера суточных

Место командировки	Предельные нормы суточных (руб./день)
Командировка на территории РФ	700-00
Командировка за пределами РФ	2500-00
Командировка за пределами РФ длит.в 1 день	50% от нормы

Расходы на проезд «туда и обратно», возмещаются в части стоимости проезда на транспорте общего назначения. В эту сумму входят страховые платежи по страхованию пассажиров, оплата за пользование постельными принадлежностями. Если были расходы на услугу предварительной оплаты проездного документа, то они тоже возмещаются работодателем.

Работодатель может по заявлению работника возместить и полную стоимость проезда, однако эти суммы не могут быть учтены в расходах для целей налогообложения.

В целях исчисления НДФЛ и налога на прибыль в отношении компенсации за использование личного т/с в 2013 году действуют прежние нормы (Таблица 3)

Таблица 3 – Нормы компенсации за использование личного транспортного средства

Транспортное средство	Предельные нормы компенсации (руб.)
Легковые автомобили с объемом двигателя:
- до 2000 куб. см включительно	1200-00
- свыше 2000 куб. см	1500-00
Мотоциклы	600-00

Расходы по найму жилого помещения возмещаются в пределах норм за сутки проживания. Если работник проживал в гостинице, эти расходы возмещаются в полном размере, при их документальном подтверждении.

Если работник не может представить оправдательные документы, то их следует возместить согласно следующим нормативам. Если работник представил «расходные» документы, в которые включены услуги за пользование мини-баром, сауной, то такие расходы не возмещаются. К компенсируемым затратам относятся также расходы на пользование телефоном, телевизором и холодильником. Питание отдельно не оплачивается, т.к. считается, что суточные включают в себя такие расходы.

Возмещение дополнительных расходов зависит от цели служебной командировки. Возмещаются расходы, непосредственно связанные с выполнением служебного задания. Это могут быть: услуги синхронного перевода, услуги перевода материалов, стоимость входных билетов на выставку, конгресс, биржу и т.п.

Таблица 4 - Налогообложение

Компенсации и выплаты	Налогообложение		Включение в расходы для целей уменьшения налога на прибыль
	НДФЛ	Страховые взносы
Средний заработок за период командировки	удерживается	начисляются	включается
Суточные	В пределах 700 руб/сутки не облагаются, суммы свыше - облагаются	Не начисляются	Включаются в полном объеме
Расходы на проезд	Не удерживается	Не начисляются	Включаются в полном объеме
Расходы на проживание	Не удерживается	Не начисляются	Включаются в полном объеме

"Входной" НДС можно принять к вычету, если командировка связана с деятельностью организации, облагаемой НДС. При этом сумма налога должна быть выделена отдельной строкой в счете-фактуре или бланке строгой отчетности. НДС, уплаченный по расходам на командировки, в том числе по услугам гостиниц, принимается к вычету либо на основании счетов-фактур, выставленных гостиницами при оказании данных услуг, либо на основании документов строгой отчетности

Согласно п. 10 Правил при приобретении в период служебной командировки работников услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно основанием для регистрации счетов-фактур в книге покупок являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Таким образом, получается, что счет-фактура в данной ситуации не нужен.

Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете ООО «Тепловодоканал» расчетов с подотчетным лицом на следующем примере:

ООО «Тепловодоканал» направило работника на 5 дней в командировку. Из кассы под отчет ему была выдана сумма 15 000 руб. По приезде из командировки работником был составлен авансовый отчет, к которому он приложил авиабилеты туда и обратно на сумму 5000 руб. (в том числе НДС - 763 руб.), счет гостиницы (оформлен на бланке строгой отчетности) на сумму 3600 руб. (в том числе НДС - 549 руб.). НДС в представленных документах выделен отдельной строкой. Суточные - 500 руб. в день.

В учете организации следует оформить следующие проводки:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - 15 000 руб. - выданы из кассы организации денежные средства под отчет

Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 4237 руб. (5000 руб. - 763 руб.) - включена в расходы стоимость авиабилетов (без НДС)

Д-т сч. 19 К-т сч. 71 - 763 руб. - учтен НДС по авиабилетам

Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 3051 руб. (3600 руб. - 549 руб.) - включена в расходы сумма, указанная в счете гостиницы за оплату (без НДС)

Д-т сч. 19 К-т сч. 71 - 549 руб. - учтен НДС из стоимости гостиничных услуг

Д-т сч. 68 субсчет "Расчеты по НДС" К-т сч. 19 - 763 руб. - принят к вычету НДС по авиабилетам

Д-т сч. 68 субсчет "Расчеты по НДС" К-т сч. 19 - 549 руб. - принят к вычету НДС по счету гостиницы

Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 2500 руб. - суточные

Д-т сч. 50 К-т сч. 71 - 3900 руб. (15 000 руб. - 2500 руб. - 5000 руб. - 3600 руб.) - возврат работником в кассу организации неизрасходованной суммы.

На примере ООО «Тепловодоканал» Калачинского района Омской области была рассмотрена организация учета расчётов с подотчётными лицами. Как правило, в организациях достаточно активно ведётся учёт данных операций. Расчеты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Следует отметить, что данные операции в организации ведутся в соответствии с нормативно-правовыми документами, регламентирующими расчёты с подотчётными лицами, а также ведётся строгий и чёткий контроль за правильностью отражения рассматриваемых операций в бухгалтерском учёте организации.

Расчёты с подотчётными лицами в ООО «Тепловодоканал» имеют особую актуальность. Эти расчёты способствуют продвижению организации, позволяют заключать выгодные договоры, что приводит к увеличению оборачиваемости денежных средств.

Библиографический список

1. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 г. №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкции по его применению» (с изм. от 08.11.2010 №142н) [Электронный ресурс] . – М. , [2013] . – Режим доступа : информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.

2. Кондраков Н.П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет / Н.П.Кондраков - 2-e изд., перераб. и доп. – М.: НИЦ Инфра-М, 2013. – 352 с.

3. Погорелова М.Я. Бухгалтерский (финансовый) учет: Теория и практика: Учебное пособие / М.Я. Погорелова. - М.: ИЦ РИОР: НИЦ ИНФРА-М, 2013. [Электронный ресурс]. – М., [2013]. – Режим доступа : http://znanium.com/bookread.php?book=376200

4. Федосова Т.В. Бухгалтерский учет: Конспект лекций. / Т.В.Федосова; Таганрог: ТТИ ЮФУ, 2012. [Электронный ресурс]. – [2013]. – Режим доступа : http://znanium.com/bookread.php?book=388731

Код для цитирования: Скопировать