V Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2013

На современном этапе экономического развития большое внимание уделяется связям бюджетного учреждения, возникающим с поставщиками и подрядчиками. Правильная организация расчетных отношений приводит к совершенствованию экономических связей, улучшению договорной и расчетной дисциплины, так как от выполнения обязательств по поставкам товаров, своевременности осуществления расчетов, зависит дальнейшее будущее договорных отношений между участниками.

Комплекс задач учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками, предусматривает обработку информации по значительной группе балансовых счетов, учёт по отдельным из них имеет свои особенности по формам представления первичной информации, способам обработки и форме исходящих информационных массивов[7].

Согласно проведенным исследованиям расчетов с поставщиками и подрядчиками на примере бюджетного учреждения Муниципальное казенное учреждение «Центр поддержки образования» Саргатского района Омской области были выявлены следующие ошибки и нарушения, при осуществлении процедуры внутреннего контроля по участку:

• несвоевременная регистрация оперативного факта на носителе информации;

• регистрация хозяйственных операций в документах неунифицированной формы;

• отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу;

• ошибки при регистрации документа (количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документа в учетные регистры);

• несвоевременная регистрация документа в учетном регистре;

• нарушения сроков хранения документации в архиве;

• нарушения при оформлении дел с первичной учетной документацией (касается кассовых и банковских документов).

Основа деятельности бухгалтерии МКУ «ЦПО» - формирование полной и достоверной информации о деятельности учреждения, его имущественном положении. Она реализуется через контрольные функции бухгалтеров отдела: соблюдение порядка оформления первичных документов, расчетов и платежных обязательств, проведением инвентаризации основных средств, материально-производственных запасов и денежных средств, а также визирование перечня документов.

В организации бухгалтерского учета МКУ «ЦПО» имеются как положительные, так и отрицательные моменты.

Положительным моментом является четкое разграничение обязанностей между работниками бухгалтерии.

Отрицательным моментом является, что не всегда в установленные сроки проводятся инвентаризации кредиторской задолженности; не проводится ревизия остатков депонентов по состоянию на 01.01; не осуществляется сверка остатков ТМЦ на каждое первое число месяца; своевременно не проводится инвентаризация основных фондов. Что отражается на достоверности данных бухгалтерского учета, появлении ошибок, которые нередко приводят к штрафным санкциям.

Рассмотрим ошибки, допускаемые бухгалтером МКУ «ЦПО» при принятии счетов-фактур.

При принятие счетов-фактур, следует учитывать особенности условии заключения договоров поставки, учета и расчетов при отгрузке товаров (оказания услуг) с отдельными отраслями, связанных с непрерывными долгосрочными поставками с одним и тем же поставщиком, такие, как непрерывное приобретение товаров и оказание услуг по транспортировке одним и тем же поставщикам электроэнергии, водоснабжение, оказание услуг электросвязи, банковских услуг, поставку канцелярских товаров, горюче-смазочные материалы.

В этих случаях допускается составление счетов-фактур в соответствии с условиями договора поставки, заключенного между продавцом и покупателем товаров (услуг), актами сверки осуществленных поставок и выставление счетов-фактур покупателям одновременно с платежно-расчетными документами, но не реже одного раза в месяц и не позднее 5-го числа месяца следующего за истекшим месяцем [4]. Например, в МКУ «ЦПО» за 2011 год был заключено договоров на сумму 1059,24 тыс.руб., а счетов – фактур было выставлено на 1276,52 тыс.руб., что превысило сумму договоров на на 217,28 тыс. руб.

Исследовав проблемы в учете нами разработаны и обоснованы мероприятия по совершенствованию учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. В МКУ «ЦПО» заключение и оплата договоров с поставщиками и подрядчиками происходит по следующей схеме:

- директор МКУ «ЦПО» заключает договор с поставщиками;

- ведущий экономист проверяет договор на правильность составления юридически и экономически;

- бухгалтер по расчетам с поставщиками и подрядчиками регистрирует договор, делает платежное поручение;

Директор МКУ «ЦПО» подписывает платежный документ и ставит печать.

Во избежание ошибок в бухгалтерском учете расчетов с поставщиками и подрядчиками МКУ «ЦПО» нужно ужесточить контроль со стороны бухгалтерской службы, чтобы в поступающих товаротранспортных накладных, актах выполненных работ и счетах - фактурах обязательно были заполнены все предусмотренные реквизиты.

Особое внимание необходимо уделить правильному заполнению счетов - фактур в соответствии со ст.169 НК РФ [1] Не все полученные счета - фактуры заполнены правильно. Например:

• в счет - фактуре МУП «ТСК 1» № 00000122 от 25.10.2011г. за отопление в графе наименование товара, работ и услуг не указан месяц, за который была выставлена счет –фактура;

• в счет – фактуре МУП «Саргатский водоканал» № 0000035 от 25.09.2011г. в графе единица измерения указано вместо «М³» «ШТ» ,а также нет подписи руководителя данной организации.

Необходимо уделить особое внимание правильной организации аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, его своевременности, ежедневному поступлению документов, чтобы оперативно приходовать и использовать материальные ценности по назначению и в хронологической последовательности регистрировать в журнале поступающие счета - фактуры. Регулярно контролировать, расчеты с поставщиками и подрядчиками, чтобы сократить просроченную дебиторскую и кредиторскую задолженности, улучшить расчетно-кассовую дисциплину, правильно выбрать форму расчетов и своевременно отразить обороты в журнале - ордере №4. Правильно выбрав форму расчетов, можно достичь более полного и рационального использования денежных ресурсов, увеличить их кругооборот.

В процессе хозяйственной деятельности большое значение имеет юридически правильно оформленные договора, операции по движению денежных средств и расчетов, исполнение условий договоров. На бухгалтерию возложить полный контроль за сроками исполнения договоров, для того, чтобы избежать начисления пеней, штрафов за невыполнение условий договора [5].

Необходимо повышать уровень квалификации управленческого персонала, рационализировать систему управления предприятием, чтобы добиться достоверного и своевременного оформления первичных документов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Руководство МКУ «ЦПО» должно уделять больше внимания работникам учета и контроля, создавать и улучшать им условия труда, обеспечивать необходимой литературой, инструкциями и новыми положениями по ведению бухгалтерского учета в оперативном режиме, канцелярскими принадлежностями, материально заинтересовать.

По результатам проведенного исследования сформулированы мероприятия по устранению выявленных недостатков и некоторые общие рекомендации по рационализации и улучшению качества учета в целом.

Для соблюдения требований законодательства и рационализации организации учета необходимо:

- в связи с современными требованиями, предъявляемыми к организации учета и изменившиеся структурой бухгалтерии. Пересмотреть должностные инструкции и ознакомить с ними персонал, что позволит повысить ответственность и четкое представление своих обязанностей в учетном процессе, исполнителем которых является бухгалтер, директор;

- для выполнения требований ст.12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» необходимо в плане инвентаризации предусмотреть инвентаризацию расчетов с обязательным составлением актов [3];

- для выполнения требований достоверности и сравнимости информации необходимо привести в соответствие данные рабочего плана счетов и данные главной книги.

Для совершенствования договорной дисциплины и соблюдения требований ГК РФ на предприятии необходимо устранить неточности в типовых формах договоров. Так, необходимо добавить абзац, посвященный правам сторон и раскрыть ответственность сторон в типовом договоре на оказание услуг [2].

Помимо мероприятий по устранению выявленных нарушений можно дать еще некоторые общие рекомендации по улучшению качества учета. Так на предприятии следовало бы разработать план по повышению квалификации бухгалтерского персонала, исполнитель – главный бухгалтер.

Выявив нарушение по отсутствию графика документооборота мы предлагаем свой вариант графика документооборота. Документооборот включает в себя равномерность нагрузки учетных работников, своевременность бухгалтерских записей.

Основные этапы документооборота включают в себя:

1. Составление и оформление документов.

По каждому документу в график документооборота следует включить следующие разделы:

- порядок составления документа;

- порядок проверки документа;

- порядок обработки документа

2. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов.

3. Должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет - фактура, платежное поручение).

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Контроль за соблюдением графика документооборота следует осуществлять главному бухгалтеру.

В нем устанавливается: перечень первичных документов, применяемых на предприятии; кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.

С учетом указанных рекомендаций разработан график документооборота на участке расчетов с поставщиками и подрядчиками, который представлен в табл.1

Таблица 1 - Проект графика документооборота МБУ «ЦПО»

Наименование документа

Регулируемая операция

Создание документа

Проверка документа

Утверж- дение докумен- та

Обработка документа

Передача в архив

Ко- ли- чест- во эк- земп- ляров

От- ветст- венные испол- нители

Сроки исполнения

От- ветст- венный за про- верку

Порядок представ- ления

Срок представле- ния

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок испол- нения

Акт накладная) приемки-передачи (внутреннего перемещения) ОС формы ОС-1

Ввод в эксплуатацию ОС

1

бухгалтер

в момент ввода в эксплуатацию

Гл бухгалтер

после оформления операции

в день оформления операции

руководитель

бухгалтер

не позднее дня, следующего за представлением документа

бухгалтерия

По истечении года

Инвентаризационная карточка учета ОС

Ввод в эксплуатацию ОС

1

бухгалтер

в момент ввода в эксплуатацию

Гл бухгалтер

после оформле- ния операции

в день оформления операции

главный бухгал- тер

бухгалтер

не позднее дня, следующего за представлением документа

бухгалтерия

По истечении года

Акт(накладная) приемки-передачи НА (внутреннего перемещения)

Ввод в эксплуатацию НА

1

бухгал- тер

в момент ввода в эксплуатацию

Гл бухгалтер

после оформле- ния операции

в день оформления операции

руково- дитель

бухгалтер

не позднее дня, следующего за представлением документа

бухгалтерия

По истечении года

Внедрение данных рекомендаций учреждением поможет улучшить существующую систему внутреннего контроля как учреждения в целом, так и участка учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также избежать ошибок, которые могут привести к материальным потерям для предприятия и отрицательно отразиться на его положении.

Список использованной литературы

1. Налоговый кодекс Российской Федерации. Ч. I // Российская газета. - 1998. - №146.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части I, II и III // Собрание законодательства РФ. – 2006. - № 230

3. О бухгалтерском учете : федеральный закон от 21.12.96 № 129-ФЗ. [Электронный ресурс]. – [б. м.], [2006]. Режим доступа: информационно-правовая справочная система ГАРАНТ.

4. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях / Н.П. Кондраков. - М., 2008. - 336 с.

5. Балдина С.В. Бюджетный учет в Российской Федерации. / С.В. Балдина - М.:, 2008. - 816 с.

6. Маслова Т.С. Теоретические аспекты организации и методики бухгалтерского учета бюджетных учреждений / Т.С. Маслова// Бухгалтерский учёт в бюджетных и некоммерческих организациях. - 2007. - № 6. - 16 с.

Код для цитирования: Скопировать